Fiche signalétique

Préambule

Ce qui est décrit ci-dessous concerne les versions antérieures à 3.5 de Kentika

La saisie des enregistrements est accessible à partir de l'explorateur de données, soit pour créer un nouvel enregistrement, soit pour modifier un enregistrement existant. Dans le cas d'un accès en consultation, la présentation est identique mais les zones sont présentées grisées et leur contenu ne peut être modifié.

Ces fiches sont structurées de la manière suivante :

une zone d'identification en haut de la fiche (titre, icône associée, type, numéro d'enregistrement...) ;

une fiche signalétique, qui contient les champs paramétrés ;

une zone de GED, permettant d'attacher des documents électroniques (images, fichiers...) ;

des informations complémentaires accessibles par l'onglet "données de gestion" (pour les fiches document, référence et personne).

Concerne : document, référence, personne, auteur et revue.

Les fiches commandes, lignes de commandes, emprunts, services et fournisseurs disposent uniquement de l'onglet "données de gestion".

La saisie détaillée des informations est décrite dans : saisie des champs.

Saisie fiche Document

Titre

1 Table et intitulé de l'enregistrement courant.

En haut à gauche, est indiquée la table de la fiche (auteur, personne, document, référence et revue) et son intitulé.

Icône

2 Repère visuel permettant d'identifier rapidement le type d'information.

Un image s'affiche à cet endroit si une icône a été associée au type de document dans la structure.

Types

3 Ce libellé indique le type de document concerné.

Exemples de types pour la famille des documents :

Annuaire ; Article ; Ouvrage ; Rapport ; DVD ; CD ; BD...

​

Numéro d'enregistrement

4 Numéro unique, il est attribué dès la demande de création de la fiche.

Ce numéro indique le recordnum du document concerné. Il est constitué d'un numéro de document suivi du numéro de la table (deux derniers chiffres).

Exemple : 22 350 03 signifie que le document n° 22350 appartient à la table Document (03).

N° Table

1 Personne

3 Document

5 Thesaurus

6 Auteur

19 Référence (Bibliothéconomie)

8 Revues

14 Service

15 Fournisseur

16 Commande

17 Ligne de commande

20 Emprunt

Le prochain numéro de document qui sera pris en compte est indiqué dans l'écran de paramétrage des documents.

Accès aux fonctions de GEIDE

5 Cliquez sur le bouton + situé à droite pour attacher des fichiers ou des images à la fiche.

Ascenseur

6 Pour circuler dans les zones de saisies

L'ascenseur est matérialisé par une zone tramée en milieu de page ; la flèche rouge monte, la flèche bleue descend.

Zones de saisie des informations

7 Les informations à saisir sont propres à chaque type d'enregistrement

Pour connaître les 9 types de rubriques que vous pouvez mettre en place voir Structure / Rubriques.

Bouton fiche signalétique / données de gestion

8 Permet de basculer de l'onglet fiche signalétique à l'onglet données de gestion.

Il concerne les fiches document, personne, et revue (les fiches auteur et référence n'ont pas de données de gestion).

Nom du site propriétaire de la fiche (uniquement en multi-sites)

9 Indique le site propriétaire de la fiche dans un contexte multi-sites

Accès aux fonctions de geide avancées

10 Ouvre la fenêtre de sélection de documents à archiver.

Zone de traitement de texte

11 Accès à la zone traitement de texte.

Cette zone est particulièrement utile dans le cadre d'une application de gestion de contenu.

Depuis la version 1.5.4 de Kentika, cette zone peut être saisie via l'interface web. Cependant, les formats "traitement de texte" de l'application Kentika client et "éditeur html" de Kentika Web ,n'étant pas intégralement compatibles, Kentika ne permet pas de modifier un texte édité via l'interface web dans l'application Kentika client.

Personnaliser le comportement

Le comportement de l'application peut être personnalisé à l'aide d'un certain nombre de paramètres.

Icône

2 La présentation de la zone d'en-tête des fiches (icônes, couleur de texte et couleur de fond) est personnalisée en préférences : structure->types.

Types

3 La couleur du texte ainsi que la couleur de fond peuvent être modifiées dans la structure.

Le type est un élément important d'un enregistrement car il détermine, entre autres, les informations qui le composeront. Par défaut, le type n'est pas modifiable. Cependant, il existe une possibilité de rendre ce dernier modifiable et cette opération ne sera proposée que si les 3 conditions suivantes sont remplies :

• Le paramètre X_CT doit avoir la valeur 1.
• L'utilisateur doit avoir l'autorisation de supprimer l'enregistrement.​
• L'utilisateur doit avoir l'autorisation de créer un nouvel enregistrement.

En cliquant sur l'intitulé du type, un pop-up menu de choix du nouveau type est proposé.​

Scripts

​Des scripts de traitement peuvent être programmés et proposés sur la fiche signalétique. Ils apparaissent alors à gauche du type.​

Numéro d'enregistrement

4 L'affichage de cette zone peut être modifié en créant un script dont le nom doit être : AScript_Record_Num_Lib. Le contenu sera alors le résultat de l'exécution de ce dernier (le résultat devant être transmis dans la variable $0).

Exemple , dans le cas où l'on veut faire apparaître la mention "NOUVEAU" à la place du numéro lorsque l'on est en mode création (eForm_Action=2) et le numéro de document lorsque c'est un enregistrement de la table document qui est affiché (eList_FileNum=3) :

​

Si (eForm_Action=2)

$0:="NOUVEAU"

Sinon

Si (eList_FileNum=3)

$0:="Doc n° : "+Chaine([Document]Num_document)

Fin de si

Fin de si

Accès aux fonctions de GED

5 Pour en savoir plus, consultez les règles d'archivage.

Bouton fiche signalétique / données de gestion

8 Si des modifications ont été apportées à la fiche, il est demandé de les enregistrer avant d'accéder aux données de gestion. Pour éviter ce message de confirmation et enregistrer les modifications systématiquement, il suffit que le paramètre I_CX ait la valeur 1.

Changer le site propriétaire de la fiche

9 Le choix est proposé à la création de la fiche ; vous sélectionnez le site d'appartenance dans le pop-up qui s'affiche. Si toutefois vous souhaiter changer le site, vous pouvez faire appel au script "Changer de site".