Document

Ces paramètres concernent principalement les bases exploitées dans un contexte de type "bibliothèque".

Ce chapitre traite de l'alimentation de certains champs des fiches Documents.

En multi-sites, vous pouvez définir les paramètres propres à chaque site.

Voir manuel Multi-Sites

Numéro de document

Chaque fiche document se voit attribuer un numéro unique (par site) et incrémental. La zone "N° de document" contient le compteur, mis à jour à chaque fois qu'un document est créé.

Par défaut, cette numérotation débute à zéro, mais vous pouvez décider de commencer la numérotation à un autre chiffre.

Le bouton "Recalculer le prochain n° de doc" permet d'afficher le numéro venant à la suite du dernier numéro de document attribué.

NB : En multi-sites, vous pouvez choisir une numérotation commune à tous les sites ou propre à chaque site, en cochant la case "Compteur site par site (vs global)".

Voir manuel Multi-Sites

Numéro de document vs numéro d'enregistrement

Le numéro de document est propre à la table des documents et il est réputé être séquentiel (ie pas de "trou" dans la numérotation). Deux documents, appartenant à des sites différents peuvent porter le même numéro (suivant l'option de numérotation choisie).

Affichage

Le numéro de document est visible sur l'écran des données de gestion des documents ; le numéro d'enregistrement est visible dans le bandeau d'identification des fiches situé en haut des écrans de saisie.

Nombre de jours d’emprunt

Pour chaque type de document, vous pouvez déterminer une durée de prêt différente. Cette durée sera reportée sur les fiches Documents, mais elle sera modifiable.

Nombre de jours autorisés en emprunt d'une fiche document

Vous devez définir une durée de prêt par défaut. Cette valeur est définie dans la première ligne du tableau, au-dessus de la liste des types de documents.

La mention "(Défaut)" reportée en face d’un type de document signifie que la durée de prêt autorisée pour ce type dedocument est celle qui a été fixée par défaut dans cette première ligne.

Si vous souhaitez modifier cette durée de prêt pour un type de document, sélectionnez le type de document en question et saisissez le nombre de jours autorisés pour ce type de document dans la zone de texte en bas de l’écran.

En multi-sites, vous pouvez définir les paramètres propres à chaque site.

Voir manuel Multi-Sites

 

Si vous attribuez une durée de prêt différente par type de document, la durée de prêt par défaut doit impérativement correspondre au nombre de jours maximum autorisés.

Registres et numéros d’inventaire

Les numéros d'inventaire des exemplaires suivent un ordre chronologique. Vous pouvez :

• mettre en place une numérotation individualisée par registre, en fixant le départ de la numérotation pour chaque registre ; pour saisir un nom de registre, cliquer sur le bouton + en bas du tableau puis lui attribuer son numéro de départ dans la zone de saisie ;
• fixer le départ de la numérotation pour les numéros d'inventaire sans racine en saisissant directement la valeur dans la zone de saisie en bas du tableau.

Lorsque vous revenez sur cet écran, après avoir saisi des exemplaires, vous visualisez la position du compteur et vous pouvez la modifier si nécessaire. Veillez dans ce cas à ce que cela ne crée pas de conflit avec les numéros déjà attribués.

Affectation des registres et n° d'inventaire sur une fiche document

Affectation des registres et n° d'inventaire sur une fiche document