Thesaurus : gestion

Préambule

Après avoir étudié la notion de Thesaurus et défini votre méthodologie de constitution de celui-ci, vous devez connaître les différents types d'opérations de gestion.

Introduction

Les descripteurs sont accessibles depuis une liste dans l'explorateur. Vous pouvez saisir des fiches descripteur et effectuer des opérations de gestion depuis l'écran de gestion rapide.

Liste des descripteurs

Kentika propose deux accès différents à la liste des descripteurs sur le même modèle que l’accès aux documents, références, etc.

Depuis l’explorateur, vous pouvez consulter la liste des descripteurs en mode hiérarchique ou alphabétique. Par défaut sont présentés les termes de premier niveau. Les fonctions de liens, de déploiement et le menu contextuel sont identiques aux autres listes.

Un clic sur le bouton permet d’ouvrir les descripteurs en mode liste simple.

Saisie de descripteurs : fiche détaillée

La saisie de descripteurs est accessible :

1- Depuis le menu fichier, "Nouvel enregistrement"

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Sélectionner dans la liste thesaurus puis choisir dans le menu déroulant si vous souhaitez créer un ou plusieurs enregistrements puis valider avec la coche verte. Si vous avez plusieurs thesaurus, vous devez choisir dans quel thesaurus sera créé le terme pour accéder au bouton de validation.

2 - A partir de l’explorateur

En cliquant sur 

En multi-thesaurus, choisissez le thesaurus du nouveau mot.

3 - A partir d’une fiche document, auteur, référence, personne ou revue si vous saisissez un terme non connu dans un champ contrôlé par le thesaurus.

La fiche détaillée d’un descripteur se compose de plusieurs parties :

première partie : bandeau d’information.

deuxième partie : le descripteur et sa note d’application.

troisième partie : la traduction multilingue.

quatrième partie : les relations terme générique (rattaché à), synonymes, termes associés puis les termes spécifiques.

Bandeau

1 Le bandeau change de couleur selon la nature du descripteur de manière à distinguer un descripteur maître d’un candidat. S’il s’agit d’un descripteur maître, Kentika reporte la mention Thesaurus ; dans les autres cas, c’est le nom du descripteur qui est reporté.

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Saisie du descripteur et de sa note d’application

Descripteur

2 32000 caractères maximum. Obligatoire. Unique au sein d'un même thesaurus.

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NB : Il est conseillé de ne pas saisir comme descripteur un terme déclaré comme synonyme d'un autre descripteur. Un message vous en avertit et vous précise de quel descripteur il s’agit.

En modification, si vous modifiez l'orthographe d'un descripteur, cette modification sera automatiquement reportée sur l'ensemble des fiches et requêtes où figure ce descripteur.

Descripteur maître

Un descripteur maître est un descripteur qui n’a pas de relation “TG”.

Si votre base est paramétrée en multi-thesaurus, le bouton vous permettra d’indiquer dans quel thesaurus le terme devra être créé.

NB : La saisie de descripteurs maîtres ne peut être réalisée qu’à partir d’une fiche détaillée alors que les autres descripteurs peuvent également être saisis en Gestion du thesaurus (  ).

Si vous avez plusieurs thesaurus, vous pouvez, dans l’écran de gestion, vous positionner directement sur le thesaurus devant contenir le nouveau mot puis le créer normalement.

Note d'application

 

3 Utilisée pour indiquer toute information utile concernant soit le descripteur (une définition par exemple), soit son cadre d'utilisation.

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Compteur d’utilisation

Affichage à gauche de la note d’application du compteur d’utilisation du descripteur pour indexer les fiches documents.

NB : Ce compteur est actualisé lorsque vous lancez la fonction "Mettre à jour les compteurs", en édition du thesaurus.

Traduction

Bouton Traduction

La traduction est accessible en cliquant sur le bouton .

Traduisez alors votre descripteur dans les langues proposées. Lors d'une recherche, Kentika recherchera indifféremment sur le descripteur ou sa traduction. Dans les affichages, éditions ou exportations, le descripteur apparaîtra dans la langue choisie par l'utilisateur.

Vous devez traduire votre thesaurus descripteur par descripteur, cependant dans le cas d'une base multilingue, la gestion de la traduction peut s'effectuer de manière plus globale.

Relations

Terme générique

4 Pour ajouter un terme générique, cliquez sur le bouton situé à droite de la ligne intitulée "terme générique". Cela fait apparaître une zone de saisie en bas de la fenêtre.

Ajouter

​Ces relations peuvent être saisies de deux manières : en sélectionnant un descripteur à partir de l'écran de consultation du thesaurus (bouton ) ou en le saisissant directement dans la zone de saisie. Dans ce cas, toute valeur inconnue est refusée. Puis faites une tabulation pour valider votre opération et disposer d'une nouvelle ligne de saisie de relation.

Pour modifier un terme générique, sélectionnez-le dans la liste des relations, puis dans la zone de saisie qui apparaît en bas de la fenêtre ; saisissez le nouveau terme générique ou sélectionnez-le en consultant le thesaurus. Puis faites une tabulation pour valider votre opération et disposer d'une nouvelle ligne de saisie de relation.

Pour supprimer un terme générique, sélectionnez-le dans la liste des relations, puis cliquez sur le bouton gomme situé à droite de la zone de saisie des relations.

Si le descripteur n'a plus aucun terme générique, il devient descripteur maître.

Synonymes

5 Pour ajouter, modifier ou supprimer un synonyme, procédez de la même manière que pour les termes génériques, à la seule différence que les synonymes ne doivent pas correspondre à des descripteurs existants. Un message vous en informe. Par contre, un mot peut être le synonyme de plusieurs descripteurs, et Kentika vous signale dans un message les descripteurs ayant ce même synonyme.

Terme associé

6 Pour ajouter, modifier ou supprimer un terme associé, procédez de la même manière que pour les termes génériques.

Terme spécifique

7 Pour ajouter, modifier ou supprimer un terme spécifique, procédez de la même manière que pour les termes génériques, à la seule différence que les termes spécifiques peuvent ne pas exister encore dans le thesaurus. Dans ce cas, Kentika affiche "(*)" à la suite du terme saisi pour indiquer que ce nouveau terme est inconnu du thesaurus et qu'il sera automatiquement créé à la validation de la fiche.

Date de création

En bas à gauche de l'écran figure la date de création ainsi que l'identifiant de la personne qui a créé le descripteur (ces informations sont issues du log, si ce dernier a été purgé, il se peut que ces dernières ne soient plus accessibles).

Gestion rapide du thesaurus

Cette option est accessible depuis la fenêtre base de données, en cliquant sur le bouton .

Elle permet de travailler plus rapidement sur la structure et l’ensemble des relations d’un descripteur. L’écran se divise en deux : la liste des descripteurs à gauche :

A droite trois affichages sont proposés sous forme d’onglet pour le terme choisi à gauche :

 

Liste des descripteurs

La partie gauche de l'écran affiche, par défaut, les descripteurs de premier niveau du thesaurus (descripteurs maîtres si votre base est paramétrée en mono-thesaurus, ou thesaurus si votre base est paramétrée en multi-thesaurus). Ces descripteurs sont précédés du pictogramme suivant .

Si les descripteurs ont des termes spécifiques, ils sont précédés de la flèche de déploiement .

Rechercher un descripteur

Pour accéder à un descripteur, vous pouvez vous déplacer dans la hiérarchie ou le rechercher à l'aide de la zone suivante :

Saisissez le terme recherché puis cliquez sur OK.

Déployer un descripteur

Pour déployer la hiérarchie d’un descripteur, vous devez cliquer sur le bouton de déploiement précédant le terme choisi. La liste des descripteurs regroupés sous ce descripteur apparaît avec un décalage de 5 mm sur la droite.

Contracter

Cliquez sur le bouton

précédant la branche à contracter.

Pour annuler tous les déploiements et revenir aux maîtres ou aux thesauri, il suffit de cliquer sur :