Thesaurus : impression et export

Préambule

Lors de la gestion d'un thesaurus, il se peut que vous ayez à éditer une ou plusieurs branches de vos descripteurs.

L'export peut s'avérer utile si vous souhaitez le retravailler ou créer un fichier de travail par exemple.

Introduction

Les fonctions d’édition du thesaurus sont accessibles grâce au bouton ci-dessus depuis la liste des descripteurs. En sélectionnant l'option "Editions de listes", l’écran suivant s’affiche :

Vous pouvez obtenir un résultat conservant la présentation hiérarchique du thesaurus ou bien choisir une présentation alphabétique. Pour cela vous devez préciser une ou plusieurs options de présentation parmi celles qui sont proposées par l'application : en haut de l'écran sont proposées les éditions alphabétiques ; au milieu, les éditions hiérarchiques. Le bas de l’écran est consacré à la maintenance.

Impression par ordre alphabétique

1 Indiquez le choix des données à imprimer, puis le mode de présentation de la liste.

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Choix des données

Fichier en totalité

Sélectionnez cette option pour éditer la liste alphabétique de tous les descripteurs.

Exclure les candidats

Cochez cette option pour éditer la liste de tous les descripteurs à l'exclusion des candidats descripteurs.

La sélection courante

Sélectionnez cette option pour n'éditer que la sélection de descripteurs préalablement définie.

En bas de l'écran vous est indiqué le nombre de descripteurs composant la sélection courante sur le nombre total de descripteurs.

Candidats descripteurs

Sélectionnez cette option pour n'éditer que la liste des candidats descripteurs.

Descripteurs utilisés

Sélectionnez cette option pour n'éditer que la liste des descripteurs utilisés sur des fiches document. Nous vous conseillons de cocher également l'option Mise à jour des compteurs si vous ne l'avez pas réalisé récemment.

Modes d'édition

Liste alphabétique

Imprime la liste des descripteurs, suivis de leurs synonymes, classés par ordre alphabétique.

Cette liste peut être accompagnée des compteurs d'utilisation si vous cochez la case "Recherche sur les compteurs (vs historique)". Cela permet de visualiser pour chaque descripteur le nombre de fiches documents lui étant associées.

Les compteurs doivent être mis à jour avant l'édition en cochant l'option "Mettre à jour les compteurs".

Fiche par descripteur

Imprime la liste des descripteurs et des synonymes classés par ordre alphabétique : les descripteurs sont en gras ; pour chaque descripteur sont indiqués le commentaire, les relations (TG, TS et TA) et les synonymes (EP) ; pour chaque synonyme sont indiqués le ou les descripteur(s) correspondant(s) (EM).

Liste permutée

Imprime la liste des descripteurs et des synonymes (édités en italique et suivi du signe *) sur un axe alphabétique. Chaque descripteur y apparaît pour chaque mot le composant. Par exemple union européenne sera classée à européenne puis à union).

Impression d'une liste hiérarchique

2 Cette option permet d'imprimer ou exporter tout le thesaurus ou une branche du thesaurus.

A partir du descripteur

Cette option permet de limiter l'édition ou l'exportation à une branche du thesaurus, ou à un thesaurus si vous travaillez en multi-thesaurus.

Saisissez dans cette zone le descripteur à partir duquel l'édition doit s'effectuer ou sélectionnez-le à partir de l'écran de consultation en cliquant sur le point d'interrogation.

A l'issue de l'édition, la liste du thesaurus contiendra tous les descripteurs appartenant à la branche demandée.

Si aucun descripteur n'est indiqué, tout le thesaurus sera traité.

Modes d'édition

Édition

Imprime le thesaurus avec une présentation hiérarchique des descripteurs.

NB : Cette liste peut être accompagnée des compteurs d'utilisation si vous cochez la case "Recherche sur les compteurs (vs historique)". Cela permet de visualiser pour chaque descripteur le nombre de fiches documents lui étant associées.

Les compteurs doivent être mis à jour avant l'édition en cochant l'option "Mettre à jour les compteurs".

Fiche par descripteur

Imprime la liste des descripteurs et des synonymes classés par ordre alphabétique : les descripteurs sont en gras ; pour chaque descripteur sont indiqués le commentaire, les relations (TG, TS et TA) et les synonymes (EP) ; pour chaque synonyme sont indiqués le ou les descripteur(s) correspondant(s) (EM).

Liste permutée

Imprime la liste des descripteurs et des synonymes (édités en italique et suivi du signe *) sur un axe alphabétique. Chaque descripteur y apparaît pour chaque mot le composant. Par exemple union européenne sera classée à européenne puis à union).

Modes d'exportation

Fichier ASCII/ANSI

Exporte le thesaurus dans un fichier au format Text qui peut être exploité par de nombreux logiciels. La présentation hiérarchique du thesaurus est conservée à l'aide de tabulations et peut donc être exploitée par l'un des nombreux programmes de présentation capable de générer des organigrammes sous forme graphique.

Export fiche par descripteur

Cochez cette case pour exporter le thesaurus ou une branche du thesaurus, à partir du descripteur indiqué, sous forme de fiches descripteurs.

Les descripteurs et les synonymes sont classés par ordre alphabétique ; pour chaque descripteur sont indiqués le commentaire, les relations (TG, TS et TA) et les synonymes (EP) ; pour chaque synonyme sont indiqués le ou les descripteur(s) correspondant(s) (EM).

Fiches au format interne du logiciel

Exporte le thesaurus dans un fichier au format interne (ie : non exploitable avec un autre logiciel). Cette fonction est utile lorsque l'on veut exporter tout ou partie de son thesaurus. L’import se fait grâce à l’option "Importer un thesaurus".

Maintenance : mettre à jour les compteurs

3 Cochez cette option pour recalculer pour chaque descripteur le nombre de documents le comportant et le nombre de termes spécifiques (TS), car ces compteurs ne sont pas mis à jour en temps réel lors de l'alimentation de la base. ​

Nous vous conseillons de cocher cette option si vous souhaitez éditer une liste (hiérarchique ou alphabétique) avec compteurs. Cette opération sera plus ou moins longue selon l'importance de votre fonds documentaire et de votre thesaurus.
La mise à jour des compteurs doit être réalisée régulièrement si vous diffusez vos données via l'interface web ; le compteur du nombre de TS est exploité par l'affichage du thesaurus hiérarchique.

 

Lancement des traitements

Validez le message indiquant que les traitements peuvent être longs. Si vous avez demandé des exportations, vous obtenez le dialogue standard d'enregistrement de fichier.

NB : Le logiciel signale les descripteurs ayant des relations incorrectes (boucles).