Emprunts : paramétrage général

Emprunt

La saisie des emprunts et réservations avec toutes les règles qui s'y rapportent constitue un ensemble riche en possibilités. Il convient de bien ajuster les possibilités offertes aux règles de gestion de sa bibliothèque.

Autoriser personne non connue

Cocher cette option afin de pouvoir saisir des emprunts au nom de personnes non connues c'est à dire ne figurant pas dans la table des personnes.

Autoriser objet divers

Cocher cette option pour permettre le prêt d'objets non connus de la base de données, c'est à dire ne figurant ni dans la table des documents ni dans la table des revues.

+ beep : option permettant de prévenir par un beep si l'objet n'est pas connu.

Emprunt d'un document reservé

Cocher cette case pour autoriser l'emprunt d'un document réservé par une autre personne.

Alerte sur les emprunts en retard

Cocher cette option permet d'obtenir :

lors de la saisie de l'emprunteur, un message qui affiche la liste de tous les objets en retard de l'emprunteur, ainsi que le nombre cumulé des jours de retard ;

lors du retour d'un objet un message signale le nombre de jours de retard.

Edition de l'activité

Cocher cette case si vous souhaitez que vous soit proposé d'éditer l'activité, c'est à dire la liste de toutes les opérations effectuées lors de la session de travail, dès que vous quittez l'écran de saisie des emprunts.

Impression de l'activité de saisie des opérations

Éditer un bordereau de prêt

Cochez la case Éditer un bordereau de prêt pour chaque nouvel emprunt, pour obtenir une édition systématique des bordereaux.

Bordereau de prêt tel qu'imprimé

Pour plus de rapidité, le dialogue d'impression n'apparaît pas. Est pris par défaut le choix fait lors de la dernière impression : si la dernière impression s'est faite à l'écran, le bordereau s'affiche à l'écran. Cliquez alors sur le bouton Imprimer pour l'éditer. Sinon, le bordereau est directement édité.

Un bordereau peut être réédité à partir de la fiche emprunt détaillée, en cliquant sur le bouton Bordereau de prêt.

Le bordereau standard reprend les informations suivantes : nom de l'emprunteur, date de sortie et date de retour prévue, référence de l'objet emprunté :

pour un document : le premier auteur, le numéro du document, la cote, le titre, et en bas, le numéro d'exemplaire ;

pour une revue : numéro et nom de revue.

Vous pouvez composer un modèle personnalisé de bordereau de prêt, à l'aide du traitement de texte, intégré dans la liste des maquettes.

Affectation d’une personne à une catégorie site par site

Si vous utilisez l'application en mono site, cette option n'est pas proposée.

Cochez cette case pour effectuer le calcul des autorisations site par site. Cela vous permet de rattacher une personne à une catégorie d’emprunteur pour chacun des sites existants. Si aucune catégorie n’est associée à un site, la personne ne sera pas autorisée à emprunter sur ce site.

Si cette case n’est pas cochée, le calcul des autorisations d’emprunts d’une personne est soit global (tous sites confondus), soit limité à son site. Sur la fiche personne, il ne sera possible d’affecter qu’une seule catégorie : soit sur le site principal, soit sur son site. Dans le premier cas, la personne sera autorisée à emprunter sur tous les sites, dans le second elle pourra emprunter uniquement sur son site.

Forçage des opérations d'emprunt et de réservation

Dans l'écran de saisie des opérations : si une personne ne peut, théoriquement emprunter ou réserver un document, l'option correspondante n'est pas proposée. Grâce au forçage, il est possible d'enregistrer malgré tout l'opération.

NB : les personnes ayant l'autorisation étendue sur les emprunts (0401 : Administrer les emprunts) peuvent forcer les opérations même si cette case n'est pas cochée.

Réservations

Date de début de réservation : indiquez le nombre de jours après la date de saisie de la réservation au bout duquel la réservation prendra effet. Si vous mettez 0, la réservation sera effective immédiatement.

NB : ceci n'est utile que dans le cas précis de réservation de type "vidéo club" où les réservations sont en général faites pour le jour d'après.

Date de fin de réservation : indiquez le nombre de jours après la date de saisie de la réservation au bout duquel la réservation arrivera à échéance. Une réservation dont la date arrive à échéance ne permet pas l’automatisation de l’envoi d’un mail pour prévenir la personne de la disponibilité d’un document.

Une réservation échue n’est pas supprimée automatiquement. Vous pourrez supprimer en une seule opération toutes les réservations terminées à l’aide des traitements périodiques.

Numéro d'exemplaire : cochez cette case si une réservation doit concerner un numéro d'exemplaire précis (en général, ceci correspond au cas où la bibliothèque est répartie sur plusieurs sites).

Emprunt de revues

Ce paramètre n’est exploité que si vous disposez des fonctions de bibliothéconomie.

Dans le cadre d'une circulation en marguerite :

Cochez la première case pour enregistrer automatiquement en emprunt les numéros de revues réceptionnés. Ces emprunts sont au nom de la personne figurant en tête de la liste de circulation.

Vous pouvez enregistrer une réservation pour les autres personnes figurant sur la liste de circulation. Pour cela, cochez la case correspondante.

NB : une criculation en marguerite correspond au cas où le numéro d'une revue va à la première personne de la liste puis revient à la bibliothèque. Lors de l'enregistrement du retour, la réservation enregistrée pour la deuxième personne de la liste de circulation est détectée et Kentika propose de transformer cette réservation en emprunt.

Cochez la dernière option pour interdire l'emprunt du dernier numéro reçu d'une revue. Ceci permet de conserver systématiquement le dernier numéro dans les rayons pour une consultation sur place immédiate.