Gestion des alias en GED

Un des points forts d'un système de GED (Gestion Lectronique de Documents) par rapport à l'arborescence d'un support de stockage (exemple : un disque dur) est que l'on réalise une indexation des informations décrivant un fichier permettant de le retrouver en suivant différents chemins, différentes logiques.

Il arrive cependant qu'un même fichier concerne différents "documents" (au sens documentaire du terme). Dans une organisation classique : soit on duplique le fichier en question (avec l'augmentation inutile de volume et les risques de divergences entre les versions que cela représente), soit on créé une fiche document pour le décrire et on établit un lien (des droits devront alors être accordés sur cette fiche à toutes les personnes ayant des droit sur les fiches auxquelles elle serait rattaché, ce qui peut s'avérer complexe à mettre en oeuvre).

Grâce à la gestion des alias proposée par Kentika, les problèmes décrits ci-dessus sont résolus.

Principes

Un fichier est archivé dans une fiche document. Si ce fichier doit concerner d'autres notices, on créé un alias que l'on place ensuite dans ces autres notices. Le fichier n'existe qu'une et une seule fois, lors d'une recherche : Kentika fournit comme résultat tant la fiche document auquel le fichier est rattaché que les fiches où des alias ont été placées.

Un alias doit être considéré comme un pointeur (fonctionnement identique aux raccourcis du bureau), il donne un droit en consultation et en téléchargement mais les droits en modification restent liés à la fiche à laquelle est rattaché le fichier original.

Fonctionnement

Créer un alias

Depuis une fiche document, cliquer sur la prévisualisation d'un fichier : la toolbox apparaît. Cliquer sur "Créer un alias" : le fichier est alors ajouté à son panier d'alias en attente (chaque utilisateur dispose d'un tel panier et ce dernier lui est personnel).

Créer un alias / voir les documents auxquel des alias du fichier ont été affectés

Affecter un alias à une fiche document

Ouvrir la fiche document de destination et, via le menu à onglets, sélectionner "zone de transfert" (1) puis "Mes alias" (2).

Identifier l'alias

Si vous avez un nombre important d'alias dans votre panier d'alias, une fonction de recherche dans le nom permt de le retrouver rapidement (3).

Cliquer sur l'alias pour faire appaître les informations sur le fichier (4)

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Placer l'alias dans la fiche

L'affectation s'effectue par un simple glisser / déposer.

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Déposer l'alias dans la fiche. Le fichier peut ensuite être déplacé comme s'il s'agissait d'un fichier original.

Reconnaître un alias

Il se distingue des autres fichiers par le style italique (1) et par la présente d'un symbole après le nom (2).

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Alias et recherche plein texte

Lors d'une recherche utilisant KDE (module optionnel : Kentika Document Engine), le fichier original et ses alias permettront d'identifier les fiches de rattachement.

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Reconnaître un alias

Les propriétés des alias

Lors de l'affection d'un alias à une fiche document, ses propriétés sont copiées à l'identique. Elles peuvent ensuite être personnalisées pour chaque rattachement. Une modification des propriétés sur le fichier orginal n'est pas reportée sur les alias.

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Modifications et suppressions

La modification du fichier n'est possible que pour l'orignal. La suppression d'un alias n'a qu'une portée au niveau de la fiche de rattachement. La suppression d'un fichier orginal entraîne la suppression des alias.

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