Les fonctions de bibliothéconomie

Préambule

Dans le cadre d'une utilisation en centre de documentation ou en bibliothèque, une partie de l'activité consiste à gérer les flux physiques. L'application, grâce à ces fonctions de bibliothéconomie, devient alors aussi un outil de productivité prenant en charge trois grands domaines : la gestion des emprunts et réservations, la gestion des revues et abonnements, la gestion des commandes (ou acquisitions).

L'intégration avec la base de données d'information permet d'avoir, d'un coté des utilisateurs gérant leurs besoins en terme de contenu, d'un autre coté la gestion des flux physiques : les deux domaines mettant en fait en jeu les même entités.

Les règles de gestion et le paramétrage correspondant sont le fruit de 20 ans d'expérience dans la gestion de centres de documentation et de bibliothèques. Simples en apparence, ces fonctions doivent en fait recéler un nombre très élevé de possibilités afin de prendre en charge les particularités de chaque organisation.

NB : le schéma ci-dessus présente de manière synthétique les entités et relations mises en jeu. D'autres relations existent mais n'ont pas été représentées afin de faciliter la lecture du modèle de données.

Gestion des emprunts et réservations

Cette fonction recouvre la saisie des emprunts et des réservations, l'enregistrement des retours, la génération de lettres de relances. Des statistiques sur l'activité peuvent être élaborées. Les utilisateurs peuvent avoir un certain niveau d'autonomie dans la gestion de leurs réservations.

Afin de faciliter les tâches d'enregistrement des opérations courantes, l'application permet d'imprimer des étiquettes avec code à barres et d'utiliser ensuite une douchette (ou autre type de lecteur) pour améliorer la productivité du poste de travail.

Gestion des revues et abonnements

Les abonnements aux revues font régulièrement l'objet "d'oublis" de la part des diffuseurs. Aussi afin de les identifier, il convient de faire un suivi précis de chaque abonnement afin de relancer les diffuseurs les moins disciplinés. Les revues font souvent l'objet d'une mise en circulation afin que les utilisateurs intéressés puissent prendre connaissance de leur contenu.

L'enregistrement de l'arrivée de numéros peut être effectué par lecture du code à barres figurant sur la revue. La gestion des commandes peut être utilisée pour commander de nouveaux abonnements ou bien renouveller des abonnements existants. Le suivi budgétaire permet de savoir en permanence quelle est la situation des dépenses vs le budget.

Gestion des commandes

La prise en charge des commandes commence par l'expression de demandes d'achats qui peuvent émaner des gestionnaires ou bien des utilisateurs auxquels le droit correspondant aurait été affecté. Ces demandes d'achats peuvent, après sélection, être regroupées en commandes et envoyées à des fournisseurs.

Le suivi des livraisons entraîne une alerte auprès des utilisateurs qui en avaient exprimé la demande initiale ; les commandes en attente peuvent faire l'objet de relances. La répartition des dépenses par service permet de savoir, à tout moment, l'état des dépenses (refacturées ou simplement engagées) et de les comparer au budget afin d'en déduire le montant encore disponible.

Suivi budgétaire

L'enregistrement du budget, en global et réparti par service, et le suivi des dépenses en abonnements ou en autres commandes, permettent d'établir une situation service par service.

Un modèle ouvert

Du plus simple au plus sophistiqué, les règles de gestion proposées sont très riches en possibilités. Elle peuvent en plus être complétées par l'adjonction de scripts qui viennent compléter les besoins de traitement (exemple : calculer des pénalités de retard pour les emprunts).