Présentation du logiciel

Organisation et de diffusion d'informations

Par information s'entend aussi bien la donnée elle même (exemple : le manuel que vous êtes en train de découvrir, une photo, un fichier Son) que des méta-données (exemple : pour un ouvrage, son titre, son auteur... mais pas tout le texte qui le compose). Les outils de diffusion proposés couvrent tout ce que les technologies de l'information ont élaboré depuis vingt ans.

Domaines couverts

Les outils proposés permettent de répondre aux grandes étapes dans le partage de l'information :

modélisation

acquisition, stockage et indexation

outils de recherches, de mise en forme et de diffusion de l'information

Sa philosophie : "le légo démontable". Lorsque vous sortez le logiciel de son "carton" (ie après l'avoir installé sur votre disque dur) vous avez une application prête à l'emploi avec un paramètrage générique. En fait, c'est une boîte à outils que vous venez d'installer et vous allez pouvoir, si votre besoin vous y conduit, l'enrichir, voire le recomposer, à votre guise.

Gestion des données

Les données se divisent en trois grandes catégories :

les données de description de l'information (exemple : pour un DVD, son titre, un résumé, le réalisateur...)

les données de gestion (exemple : pour une revue, la date de début d'abonnement, la date de fin...)

les données d'exploitation (exemple : qui a modifié quel enregistrement de la base et quand)

C'est la première catégorie qui requiert toute l'attention. En effet, une bonne maintenabilité de l'application découle de la qualité de l'analyse des données qui aura été effectuée lors du démarrage.

Les données de gestion permettent des traitements en vue d'un gain de productivité et concernent principalement les fonctions de gestion de bibliothèque (ou bibliothéconomie).

Les données d'exploitation sont à considérer avec attention lorsque la base de données a un peu "vécu". En effet, c'est par une analyse fine de ce que les utilisateurs consultent que l'on identifie les grandes tendances, les manques, les centres d'intérêts récurrents.

Votre application n'est jamais figée et à tout moment vous pouvez en élargir le champ d'application.

Saisie au clavier ou importation automatisée : de nombreuses possibilités vous sont offertes. Il est ainsi possible de constituer une base de données de plusieurs dizaines de milliers d'enregistrements sans en avoir saisi aucun.

Recherche et diffusion de l'information

Les outils de recherche d'informations sont issus du savoir-faire documentaire qui fait appel tant à la rigueur, à la technique qu'au bon sens. "Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place" : les technologies de l'information ne dérogent pas à cette règle.

L'utilisation d'un thesaurus donne une pertinence incomparable aux recherches. Fort de ses vingt ans d'expérience, le logiciel s'est affiné au fils des ans dans la mise au point d'outils de recherche multi-critères et propose une palette de possibilités permettant de répondre à chaque contexte d'utilisation.

La diffusion des données repose sur (presque) tout ce que les technologies de l'information ont produit :

serveur web

diffusion sur profil

fils RSS

serveur OAI

web services (ou Soap)

serveur SRW / SRU.

De plus, l'approche "légo démontable" trouve ici toute sa justification. En effet, un fonctionnement type est proposé sans qu'aucune ligne de programmation ne soit nécessaire. Cependant, tous ces outils peuvent être manipulés par programmation et offrir ainsi une architecture de distribution d'informations sur mesure s'intégrant parfaitement dans l'environnement dans lequel votre application est amenée à opérer.

Interrogation de bases externes

Une recherche d'information passe aujourd'hui par :

une recherche dans les données dont on dispose déjà : c'est le rôle de votre application

une recherche sur des bases de données accessibles via le web mais dont le contenu est non indexé par les moteurs généralistes et qui constitue le web invisible.

Les possibilités d'interrogation de bases externes visent à "syndiquer" ces sources d'informations et à proposer, à travers une recherche unique, les résultats de toutes ces sources sur une liste unique et dédoublonnée.

Outil de développement

Un langage de script vous est proposé. Bâti sur la plate-forme 4D, c'est en fait une très grande richesse de programmation qui est disponible. De plus, les fonctions du logiciel ont été écrites de manière à pouvoir être utilisées en mode direct (via l'interface de l'application), en mode batch (via un script) ou encore via l'interface web.

Dans ce manuel, vous découvrirez une partie de ce qui est réalisable avec le logiciel. Par contre si vous ne découvrez pas immédiatement la réponse à une question, n'en concluez pas que ce n'est pas prévu sans nous avoir consulté. En effet, les outils de développement de 4D rendent l'enrichissement fonctionnel de votre application quasiment sans limite.

Architectures

Le logiciel est multi plate-forme, tant au niveau matériel (PC / Windows et Macintosh) qu'au niveau du client (Client 4D ou client Web). Ce qui offre une grande souplesse dans les architectures que l'on met en place.

Avec 4D server : le zéro administration est une réalité. En effet, contrairement à d'autres SGBD (ou Systèmes de Gestion de Bases de Données), l'ensemble des données est regroupé dans un fichier unique. La solution intégrée de backup permet de sauvegarder à intervalle régulier ce fichier de données.

A apprendre tout de suite

Votre application est composée d'une partie programme et d'une partie données. Si vous pouvez à tout moment ré-installer le programme, vos données sont uniques . Ecraser un fichier de données est un accident qui peut subvenir si l'on n'y prend pas garde (comme avec n'importe quel logiciel).

Il convient d'en prendre le plus grand soin et de savoir en permanence :

où est mon fichier de données ?

suis-je sûr d'avoir ouvert le bon fichier de données ?

mes sauvegardes sont-elles faites regulièrement ?

ai-je mis mes sauvegardes en lieu sûr ?

Ne commencez votre travail que lorsque vous êtes en mesure de répondre par l'affirmative à ces quatre questions.

Plate-forme

Le logiciel est proposé en version Macintosh ou Windows et peut fonctionner en environnement hétérogène (exemple : un serveur Windows et des clients Macintosh et Windows se connectant simultanément à ce serveur). Cependant, les technologies externes interfacées avec le logiciel peuvent ne pas être disponibles dans l'un ou l'autre des environnements.

Mono poste ; Client / Serveur ; client web

En version monoposte, l'application est installée sur une machine. Seul un utilisateur peut y avoir accès. En version client / serveur, l'application serveur ainsi que le fichier de données sont installés sur un serveur, les postes de travail utilisent le logiciel en version client et accèdent au même fichier de données simultanément.

Le serveur Web intégré ne recquiert aucun complément en amont ou en aval pour fonctionner. Avec un client web, il est possible d'accéder à l'ensemble des données courantes de l'application, de faire des recherches, générer un état ou mettre à jour les informations.

Serveur web in situ ou déporté

Intranet, Extranet, Internet, diverses possibilités d'installation vous ont offertes. Si le serveur web n'est pas localisé sur votre réseau local, vous pouvez mettre en oeuvre une synchronisation entre votre base locale et un serveur web déporté.

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Ergonomie

L'ensemble des fonctions de l'application est regroupé autour de trois outils majeurs :

L'explorateur de données : accès à toutes les tables courantes de l'application, lancement des recherches ou réalisation des impressions

Préférences : accès à l'ensemble des paramètres et ressources utilisés pour exploiter la base de données

Exploitation : déclenchement d'opérations particulières