Revues : fiche descriptive

Préambule

La fiche d'une revue permet de stocker des informations sur un abonnement.

Ces informations peuvent être alimentées au fur et à mesure, notamment dans le cas de la réception des numéros.

Si plusieurs abonnements à une même revue sont nécessaires, il faudra créer autant de fiches revues que d'abonnements.

Le coût d'un abonnement peut également être réparti sur plusieurs services.

Introduction

La fiche Revue est utilisée pour gérer un abonnement.

Lorsqu'un abonnement est créé, une fiche référence est alors automatiquement générée par Kentika (le choix du type de référence vous est demandé avant la création de celle-ci).

Un abonnement est créé sur une période donnée alors qu'une référence peut être utilisée de manière générique depuis les fiches des autres tables.

NB : Une référence peut également être créée à partir de fiches document sans lien avec les abonnements. La table Références permet de créer plusieurs types de références (exemples : Editeur, Association...).

La suppression d'une fiche revue n'entraîne pas la suppression automatique de la fiche référence associée.

La suppression d'une fiche référence doit s'effectuer manuellement en allant dans la table Références.

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La fiche référence peut avoir été utilisée pour effectuer des liens à partir de fiches documents (Ex : lors de la création d'une fiche document lors du bulletinage) ou d'autres tables et vous devez vous assurer que les liens vers cette fiche ne sont plus utiles avant de la supprimer (le contenu des rubriques sera alors automatiquement vidé dans les rubriques concernées des autres fiches).

La fiche revue est composée deux onglets : Fiche signalétique et données de gestion.

Fiche signalétique

La fiche signalétique contient les informations générales sur la revue. La grille de saisie est paramétrable.

Rubriques

Les trois rubriques qui suivent sont les plus importantes, leurs spécificités sont décrites ci-dessous :

Nom

Saisissez le nom de la revue. Ce champ est obligatoire.

Afin d'harmoniser vos éditions papier (listes…) nous vous conseillons d'adopter un protocole de saisie (tout en majuscule ou tout en minuscule par exemple).

Il s'agit d'un champ contrôlé par la table des Références.

Si vous souhaitez modifier le nom de la revue, vous devez effectuer la modification du nom sur la fiche référence associée (la fiche revue se mettra à jour automatiquement ainsi que les liens des documents vers cette référence).

En création de fiche revue, lorsque vous avez saisi une valeur dans cette rubrique, Kentika vous propose de créer une référence :

Sélectionnez le type de référence (en l'occurence Revue est choisi ici pour les abonnements) puis validez

En consultation de fiche revue, la fiche référence est accessible en cliquant sur le libellé de la rubrique Nom :

Un clic sur le libellé de la rubrique Nom ouvre la fiche Référence de la revue

Cote

La cote doit contenir au maximum 20 caractères alphanumériques.

Cette rubrique n'est pas proposée en clé de dédoublonnage par défaut, cela signifie que plusieurs revues peuvent comporter la même cote.

ISSN

Cette rubrique est limitée à 13 caractères alphanumériques.

La fiche signalétique propose certaines rubriques par défaut, si vous souhaitez ne pas toutes les utiliser, vous pouvez les désactiver dans la structure afin qu'elles n'apparaissent pas sur les fiches.

Abonnements multiples

Dans le cas d'abonnements multiples à une même revue, vous pouvez dupliquer la première fiche revue en autant de fiches que souhaité.

L’option "Dupliquer la revue" proposée depuis le bouton Action de la liste des revues vous permet de demander une duplication de la fiche (ou des fiches) revue de votre liste afin de vous éviter de ressaisir les informations de celle-ci.

En cliquant sur cette option, l'application vous demande le nombre d’exemplaires que vous souhaitez et génère ainsi autant de fiches identiques à la fiche saisie et présentes dans la liste que d’exemplaires demandés.

Données de gestion

Cette fenêtre comprend cinq onglets (l'onglet circulation est ouvert par défaut). Découvrez l'utilisation de ces onglets en allant consulter les fiches de chacun :

• circulation
• abonnement
• échéancier des numéros
• échéancier des hors-séries
• état de la collection

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Les données de gestion contiennent les informations sur l'abonnement.

Cette page permet de configurer vos options de gestion des revues.

Il existe deux moyens d'accès :

• Double-cliquez sur la revue désirée puis sélectionnez dans la fenêtre apparue en bas à gauche de la page "données de gestion" ;
• Tout en maintenant la touche "alt" de votre clavier, double-cliquez sur la revue désirée pour automatiquement ouvrir l'onglet "données de gestion" dans la fenêtre.

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