Paramétrage - commandes

Site

Sélectionnez le site pour lequel vous souhaitez définir le paramétrage (cas d'une application gérée en multi-sites). Si vous ne souhaitez pas personnaliser ces informations par site, effectuez le réglage au niveau du site principal et n'effectuez aucun réglage au niveau des sites secondaires.

Numérotation des commandes

1 Le numéro de commande est affecté automatiquement et est composé de l'année suivi d'un numéro séquentiel.

Année en cours

Si vous souhaitez préfixer la numérotation des commandes par l'année en cours, ou par toute autre valeur, saisissez-la ici. Si vous saisissez une valeur dans cette zone, les commandes seront numérotées ainsi : Année en cours / numéro séquentiel (sur 4 chiffres).

Dernier numéro de commande

L'application numérote automatiquement les commandes à partir du numéro indiqué ici. Ce numéro est mis à jour à chaque saisie de commande. Le numéro peut être composé de quatre chiffres maximum.

Si vous souhaitez repartir à 1 pour chaque nouvelle année (ou exercice), vous pouvez remettre à 0 le compteur en début de chaque année :

si vous utilisez un préfixe, n'oubliez pas de le mettre à jour également ;

si vous n'utilisez pas de préfixe, assurez-vous que les commandes de l'année écoulée ont bien été supprimées avant de remettre à 0 ce compteur (le numéro de commande doit être unique).

Suppression de commande non livrée

2 Lorsque vous supprimez une commande non livrée, vous pouvez choisir de supprimer ou non les lignes de commandes rattachées.

Cochez la boîte "Supprimer également les lignes de commandes" pour les supprimer automatiquement. Si vous ne cochez pas cette case, les lignes de commandes seront conservées dans la base sous la forme de demandes d'achat.

Personnalisation du bon de commande

3 Vous pouvez choisir, au niveau de chaque fournisseur, d'utiliser le bon de commande par défaut ou bien de créer votre propre maquette en traitement de texte. Ce qui suit concerne les bons de commande qui seront adressés aux fournisseurs dont l'option "Bon de commande" a pour valeur "Défaut".

Information "Bon de commande" sur une fiche fournisseur

Le bon de commande par défaut a des zones pré-définies et non personnalisables et des zones que vous pouvez personnaliser.

Exemple de bon de commande "défaut" imprimé

Une maquette permet de déterminer les éléments constitutifs du bon de commande standard.

Pour insérer des informations provenant de la commande, respecter la syntaxe suivante :

-<Nom du champ ou de la variable;format> pour les champs de type date ou nombre ;

-<nom du champ ou de la variable> pour les champs au format libre.

Exemples :

<[Commande]Date_cde;3> pour éditer la date de la commande, en mettant le jour et le mois sur 2 chiffres, et l'année sur 4 chiffres.

<[Commande]Numéro; ”####/#### ”> pour éditer le numéro de la commande, les quatre chiffres correspondant à l'année, séparés des suivants par le signe / . Les # sont remplacés par des chiffres s'il y en a, sinon par rien. Ex : 2001/1, 2001/150.

<A_titre> pour reporter le type d'édition (Demande de proforma, Demande de commande ou Bon de commande).

<[Commande]Ref_commande> pour éditer la référence de la commande.

Exemple de syntaxe :

<A_titre> N° <[Commande]Ref_commande> du <[Commande]Date_cde;3>

Il est également possible d'insérer dans n'importe quelle zone composant le bon de commande :

des rubriques de la commande

des formules conditionnelles

Exemple :

En fonction du service payeur, vous souhaitez indiquer une adresse de livraison différente. La formule peut être :

<Num([commande]service="code du service1")*("adresse du service1")>

<Num([commande]service="code du service2")*("adresse du service2")>

- des informations issues de la fiche de la personne figurant comme destinataire de la première ligne de commande de la commande.

Exemple :

<[personne]service> permettra d'indiquer le service du destinataire de la première ligne de commande.

En-tête gauche

A Cliquer sur le pavé correspondant et saisir les informations à reporter en haut à gauche de la commande, sur 9 lignes au plus. L'adresse du centre de documentation par exemple.

En-tête droit

B Cliquer sur le pavé correspondant et saisir les informations à reporter en haut à droite de la commande, sur 9 lignes maximum. L'adresse de livraison par exemple.

Référence de la commande

C Elle est imprimée en dessous de l'adresse du fournisseur.

Informations reportées sous la référence de la commande

D Cette zone de texte est imprimée en italique, sous la référence de la commande.

Pied de la commande

E Cette zone de texte, sur 7 lignes au maximum, permet d'indiquer des informations qui seront reportées au bas de la commande.

Lors de l'impression du bon de commande, l'application tient compte de tous les éléments paramétrés. Les lignes de commandes sont classées par Editeur, avec les informations suivantes : éditeur, auteur, titre, ISBN, collection, mention d'édition, date de parution, quantité commandée, taux de TVA, prix unitaire H.T.

Les montants totaux H.T., TVA et T.T.C. sont indiqués à la fin de la commande.

Catégories

4 Les catégories sont utilisées sur les lignes de commande. Vous pouvez associer chaque objet commandé à une catégorie pour effectuer par la suite des statistiques d'achat par catégorie. Les catégories sont indépendantes des types de documents. Il s'agit d'une classification en vue d'exploitation statistique.

Les catégories peuvent également être utilisées pour ne pas indexer les documents livrés, ne pas les imputer au budget, ou indiquer qu'il s'agit d'une commande concernant un abonnement à une revue.

• Pour qu'une ligne de commande ne soit pas comptabilisée dans les dépenses, il suffit que la catégorie contienne le signe * (exemple : Echange*).
• ​Pour passer commande d'un abonnement ou d'un réabonnement à une revue, la catégorie doit être Revue ou Revue*. Dans le premier cas, le montant de la commande sera pris en compte dans les situations budgétaires des commandes ; dans le second, il sera ignoré. Lors de la livraison, les revues ne seront pas indexées dans le fichier Document.
• ​Pour ne pas indexer une ligne de commande lors de la livraison, c'est-à-dire ne pas la basculer dans le fichier des documents, il suffit que la catégorie contienne le signe #, ou soit Revue ou Revue* (exemple : Fournitures#).
• ​Pour ajouter une nouvelle valeur appuyez sur la touche Entrée, puis saisissez la valeur.
• ​Pour supprimer une valeur sélectionnez la ligne à supprimer et appuyez sur la touche Suppr.

NB : La modification ou la suppression d'une valeur dans la table ne met pas à jour le fichier des lignes de commande.