Emprunts : statistiques

Préambule

Kentika garde une trace du nombre d'emprunts et de réservations concernant les documents, les revues et les personnes, grâce à l'alimentation de compteurs et d'un fichier d'historique des emprunts, qui donneront lieu à différentes statistiques. Vous pourrez exploiter ces informations sous diverses formes : des listes récapitulatives, des tableaux synthétiques, des graphes…

Compteurs

A chaque fois qu'un emprunt ou une réservation est effectué, le logiciel met à jour des compteurs.

NB : Cette mise à jour des compteurs se fait en tâche de fond, dans un délai de deux minutes environ après la saisie d'une opération.

Ces compteurs concernent les documents, les revues, et les personnes :

pour les documents ; Kentika comptabilise pour chaque document le nombre de fois où il a été emprunté et réservé

pour les revues ; Kentika comptabilise pour chaque revue le nombre de fois où elle a été empruntée et réservée

pour les personnes ; Kentika comptabilise pour chaque personne le nombre d'objets empruntés et réservés.

Les compteurs sont remis à 0 par les traitements périodiques.

Édition de statistiques

Bouton Action

La relance des emprunts s'effectue dans la table Emprunt de l'explorateur à partir de ce bouton (cf. boutons de l'exporateur).

L’écran comporte trois onglets correspondant aux différents types de statistiques. Par défaut, l'onglet Statistiques simples est actif.

Lorsque vous avez défini vos critères de statistiques, cliquez sur le bouton de validation pour lancer l'édition. Si vous avez un gros fichier de données, cette édition peut être longue.

Statistiques simples

Les statistiques simples permettent d'éditer une liste de personnes ayant effectuées plus de x emprunts et / ou de documents ayant été empruntés plus de x fois.

Kentika propose deux modes de calcul des statistiques :

à partir des compteurs, en cochant "Rechercher sur les compteurs" ( 4 ) ; dans ce cas, les statistiques simples permettent d'éditer pour chaque personne le nombre d'emprunts et de réservations effectués et pour chaque document le nombre de fois où ils ont été empruntés et réservés, ce depuis la dernière remise à zéro des compteurs. La période ( 1 ) n'est pas prise en compte.

- à partir de l'historique des emprunts, en ne cochant pas "Rechercher sur les compteurs" ( 4 ) ; dans ce cas, Kentika recherche les emprunts effectués sur la période indiquée ( 1 ); ces statistiques ne portent pas sur les réservations car celles-ci ne sont pas conservées en historique.

Période

1 Si vous n'avez pas coché "Rechercher sur les compteurs", indiquez la période sur laquelle doivent porter les statistiques.

Site

2 L'option Site est active si vous disposez du module multi-sites. Elle permet de désigner le site pour lequel faire les statistiques.

Personnes

3 Cochez cette case pour éditer des statistiques concernant les personnes, ayant emprunté au moins x documents.

Si "Rechercher sur les compteurs" ( 4 ) est coché, indiquez également le nombre de réservations.

Saisissez dans les rubriques correspondantes vos critères.

Cochez la case Trier pour obtenir en début de liste les plus gros emprunteurs, et en fin de listes les personnes ayant effectué le moins d'emprunts.

Kentika éditera pour chaque personne ses nom, prénom, titre et service, puis le nombre d'emprunts (et de réservations, si les statistiques sont établies à partir des compteurs).

Documents

4 Cochez la sélection de personnes à relancer

Cochez cette case pour éditer des statistiques concernant les documents, ayant été empruntés au moins x fois.

Si "Rechercher sur les compteurs" ( 4 ) est coché, indiquez également le nombre de réservations. Saisissez dans les rubriques correspondantes vos critères.

Cochez la case Trier pour obtenir en début de liste les documents les plus empruntés, et en fin de liste les documents les moins empruntés.

Kentika éditera pour chaque document ses cote et titre, puis le nombre d'emprunts (et de réservations, si les statistiques sont établies à partir des compteurs).

Cette fonction ne permet pas d'éditer des statistiques sur les revues.

Rechercher sur les compteurs

5 Cette option permet d'effectuer des statistiques pour chaque document ou personne depuis la dernière remise à zéro des compteurs. La période ( 1 ) n'est pas prise en compte.

Statistiques avancées

Les statistiques avancées permettent d'effectuer des statistiques à partir du fichier d'historique d'emprunt et de choisir les critères de statistiques sur la période de votre choix.

Période

1 Indiquez la période sur laquelle doivent porter les statistiques. Par défaut, Kentika propose des statistiques sur un an.

Titre

2 Saisissez le titre du tableau statistique.

Kentika mémorise, dans le fichier permettant d'élaborer des statistiques de prêt, la date de saisie et de retour des documents. Cela permet de distinguer, si besoin, les prêts des consultations sur place. En effet, un emprunt est une opération dont la date de saisie est différente de la date de retour. Une consultation sur place est une opération dont la date de saisie est égale à la date de retour.

Par défaut, les statistiques avancées portent sur l'ensemble des opérations effectuées. Pour que les statistiques portent sur :

les emprunts uniquement, saisir au début de la zone Titre le signe # ;

les réservations uniquement, saisir au début de la zone Titre le signe $.

Critères

3 Les statistiques se présentent sous la forme d'un tableau à double entrée. Les informations proposées concernent le nombre d'emprunts total, une périodicité, les personnes et les documents.

Vous devez choisir un critère pour les colonnes et un critère pour les lignes, en utilisant les menus déroulants.

Nombre total  : Choisir l'option "Tous" pour obtenir le nombre total d'emprunts.

Périodes  : les statistiques peuvent être calculées sur une périodicité quotidienne, hebdomadaire, bimensuelle, mensuelle, trimestrielle, semestrielle ou annuelle :

Personnes  : les statistiques peuvent se calculer d'après le type, le genre, la liste de diffusion ou la catégorie d'emprunteurs :

Documents  : les statistiques peuvent se calculer d'après le type de document, la cote et les rubriques paramétrables de type code ou thesaurus :

Pour la cote, il vous est proposé d'utiliser :

toute la cote ;

- le début de la cote (Cote (-)) : on tient compte du début de la cote, jusqu'au dernier tiret.

Cette option est particulièrement adaptée pour les centres dont la cote est composée d'une racine thématique, puis d'un tiret, puis par exemple d'un n° d'ordre ou des lettres de l'auteur (TH-1,TH-2, MAR-1, MAR-2, etc.). Dans ce cas, les calculs se feront sur la première partie de la cote (TH, MAR, etc.).

Il est ainsi possible de croiser des informations concernant les personnes et les documents. Par exemple les types de documents empruntés par services.

Site

4 L'option Site est active si vous disposez du module multi-sites. Elle permet de désigner le site pour lequel faire les statistiques.

Lancement du traitement

Cliquez sur le bouton de validation en bas à droite de la fenêtre : le dialogue standard d'enregistrement de fichier s'affiche.

- Donnez un nom et choisissez le dossier de destination du fichier.

Sous Windows, vous pouvez saisir l'extension de l'application qui servira à rouvrir le tableau de statistiques. Exemple : ".xls" pour Excel.

Pour ouvrir ce fichier, vous pouvez utiliser un tableur (Excel par exemple) ou un logiciel de traitement de texte. Vous pourrez alors modifier la présentation, composer un graphique, etc.

Cette exportation se fait en tâche de fond, ce qui vous permet de continuer à travailler sur Kentika.

Les statistiques s'affichent dans un tableau à double entrée

La première ligne contient le contenu que vous avez saisi dans le champ Titre.

La colonne vide concerne les revues.

La colonne intitulée "Non précisé " concerne les fiches pour lesquelles la rubrique n'est pas renseignée.

La colonne intitulée "Autres " concerne les emprunts d'objets inconnus.

La colonne Autres (statistiques par type de document uniquement) regroupe les revues et divers.

Quand les statistiques portent sur un champs multivalué (code ou thesaurus), on retrouve le nombre d'emprunts du document pour chaque valeur (le total général est alors supérieur au nombre réel d'emprunts).

Emprunts / Personnes

Les statistiques "Emprunts / Personnes", permettent d'élaborer des statistiques présentant le nombre de prêts et le nombre d'emprunteurs correspondants, par type de document et éventuellement par service.

Période

1 Indiquez la période à couvrir. Pour chaque type de document sont affichés les nombres de prêts et d'emprunteurs. Dans le tableau service, Kentika liste les services des personnes.

Calcul des valeurs

2 Cliquez sur le bouton calculatrice pour que Kentika effectue les calculs. Ce sont ces valeurs qui seront prises en compte lors de l'impression ou de l'export.

Affichage des résultats par type de document

3 Le tableau affiche tous les types de documents de la base.

Pour visualiser les statistiques, cliquez sur le bouton calculatrice ( 2 ).

Le nombre d'emprunt total de chaque type de document pour la période définie est affiché dans la colonne Emprunts.

Le nombre d'emprunteur de chaque type de document pour la période définie est affiché dans la colonne Personnes.

Lorsqu'un type de document n'a jamais été emprunté, la ligne ne contient aucune valeur.

Site

4 L'option Site est active si vous disposez du module multi-sites. Elle permet de désigner le site pour lequel faire les statistiques.

Restriction par service

5 Il est possible de limiter les statistiques à un service de personnes. Pour cela sélectionnez le service et réactualisez les calculs en cliquant sur le bouton calculatrice ( 2 ).

Si aucun service n'est sélectionné (ligne vide sélectionnée), les statistiques s'effectuent sur la totalité des services.

Imprimer l'état affiché

6 Il est possible d'imprimer l'état statistique affiché au lieu de sauvegarder le résultat.

Pour cela, cliquez sur le bouton Imprimante ( 5 ).

Lancement du traitement

Cliquez sur le bouton de validation en bas à droite de la fenêtre : le dialogue standard d'enregistrement de fichier s'affiche.

- Donnez un nom et choisissez le dossier de destination du fichier.

Sous Windows, vous pouvez saisir l'extension de l'application qui servira à rouvrir le tableau de statistiques. Exemple : ".xls" pour Excel.

Pour ouvrir ce fichier, vous pouvez utiliser un tableur (Excel par exemple) ou un logiciel de traitement de texte. Vous pourrez alors modifier la présentation, composer un graphique, etc.

Cette exportation se fait en tâche de fond, ce qui vous permet de continuer à travailler sur Kentika.

Le fichier d'export ainsi créé, ou obtenu avec le bouton Imprimante ( 5 ), contient le nombre total de prêts et d'emprunteurs.