Emprunts : paramétrage des catégories

Les nombres d'emprunts simultanés et de jours autorisés peuvent être saisis au niveau d'une fiche personne.

Données de gestion d'une fiche personne

Ces nombres sont globaux (ie : tout emprunt confondu), or il arrive que dans certains cas on veuille limiter les nombres d'emprunts de manière plus fine (par catégorie).

Exemple : un utilisateur ne doit pas pouvoir emprunter simultanément plus de 2 documents de la catégorie "Audio-visuel" et 5 documents de la catégorie des "Livres". Sont considérés comme "livre", les BD, les ouvrages et les romans. De plus, un livre peut être emprunté pendant 5 jours alors qu'un document audio-visuel est limité à 2 jours.

Si tel est votre cas, vous devez créer des catégories de documents (regroupement de types de documents), des catégories de personnes et définir les règles pour chaque couple catégorie de personnes / catégorie de documents.

Définition des catégories

Catégories de personnes

Cliquez sur le bouton + pour créer une nouvelle catégorie de personnes, et en saisir l'intitulé dans la zone située à gauche.

Pour supprimer une catégorie, la sélectionner dans la liste et cliquer sur la gomme.

NB : si vous mettez en place des catégories de personnes, et qu'une personne n'est rattachée à aucune catégorie, c'est le nombre général qui est pris en compte (cf. ci-dessus).

Affectation d'une catégorie d'emprunteur via les données de gestion de la personne

Cas particulier de la gestion en multi-sites

Si votre base de données correspond à la gestion de plusieurs sites simultanément, vous pouvez décider de gérer l'affectation aux catégories soit en global, soit site par site.

Si vous gérez en global, les totaux seront effectués sur l'ensemble des emprunts en cours de la personne (sans tenir compte de la ventilation par site).

 

 

Gestion en global (ie sans distinction de site)

Si vous gérez site par site, les vérifications lors la tentative d'emprunt d'un document par une personne seront effectuées site par site et donc prendront en compte ce que la personne a emprunté sur le site auquel appartient l'exemplaire que l'on s'apprête à prêter.

Option sélectionnée en amont, via Fichier / Préférences / Paramétrage / Emprunts

 

Gestion des affectations d'une personne aux catégories site par site, via la fiche "Personne"

Catégories de documents

Les types de documents sont en général plus détaillés que les catégories de documents utilisées pour les limitations d'emprunt. C'est pourquoi il est proposé ce niveau de regroupement permettant de donner des autorisations sur un ensemble de types de documents.

Cliquer sur le bouton + pour créer un nouveau groupe, et en saisir le nom dans la zone située à gauche. Une fois la catégorie créée, la sélectionner et choisir par un simple clic les types de documents concernés par ce groupe qui se trouvent à droite de l’écran. Le tiret présent à gauche d’un type de document signale que le type de document appartient déjà à une catégorie (et un type ne peut appartenir à deux catégories simultanément).

Pour chacune des catégories de documents, vous allez pouvoir définir le nombre d’emprunts autorisés et le nombre de jours autorisés en fonction de la catégorie des personnes, en saisissant ces informations dans les zones correspondantes :

Pour supprimer une catégorie, sélectionnez-la dans la liste et cliquez sur la gomme.

Si les catégories sont créées :

• un document associé à un type non inclus dans une catégorie ne peut pas être emprunté, même si le document lui-même est empruntable.
• pour autoriser le prêt d’objets divers (non référencés dans l'application), il faut créer la catégorie *Divers.
• pour autoriser le prêt de revue, il faut créer la catégorie *Revue.

Conseil de prise en main

Si vous avez un doute sur la manière dont doivent être gérés vos emprunts, nous vous invitons à procéder à des simulations sur une copie de votre base de données jusqu'à ce que vous trouviez le bon réglage.