Dédoublonner des enregistrements

Maintenir une base de données dans un bon état de fiabilité passe, entre autres, par le fait de s'assurer que chaque information concernant une même "entité" ne figure qu'une et une seule fois. En effet, il arrive, même si des contrôles de doublons sont effectués lors de la saisie, que la même notice soit saisie deux fois (exemple "Victor HUGO" et "HUGO, Victor". C'est encore plus fréquent si une partie de la base de données est alimentée par des imports de données.

Lorsque vous détectez des doublons, pour éliminer un des enregistrements, vous pouvez procéder de la manière suivante :

dans l'écran de l'explorateur, sélectionnez les deux enregistrements correspondant à la même entité ;

dans le menu contextuel (clic droit) qui vous est proposé, sélectionnez l'option "Fusionner".

L'option "Fusionner" est proposée car deux enregistrements de la même table sont sélectionnés

Identifier l'enregistrement à effacer

Les deux enregistrements sont alors proposés, il suffit alors de cliquer sur le bouton de suppression pour indiquer quel enregistrement doit être supprimé de la base de données :

Enregistrements à effacer

L'enregistrement qui va être conservé vous est alors indiqué, vous n'avez plus qu'à confirmer votre choix :

Dans ce cas, c'est l'enregistrement placé à droite qui sera conservé.

Lorsque vous cliquez sur le bouton de validation, vous déclenchez les opérations décrites ci-après.

Pour tous les enregistrements

Quelle que soit leur table d'appartenance, les informations suivantes sont reportées :

les liens entre enregistrements (rubriques de type lien ou hiérarchie dans le cas du thesaurus)

log (ie : les opérations de saisie / modification / consultation)

les archives

les liens avec les requêtes

... puis l'enregistrement est définitivement supprimé de la base de données.

Fusion de deux enregistrements de la table "Document"

​

Les informations suivantes sont reportées de la fiche supprimée sur la fiche conservée :

emprunts en cours

statistiques d'emprunt

les liens avec les numéros de documents créés lors de la réception de n° de revue

les liens avec les lignes de commande

les exemplaires (si un n° d'exemplaire existe déjà, il est incrémenté de 1000).

Fusion de deux enregistrements de la table "Personne"

​

Les informations suivantes sont reportées de la fiche supprimée sur la fiche conservée :

emprunts en cours

statistiques d'emprunt

les identifiants sur les listes de circulation et sur les lignes de commande

les sélections

les requêtes

les log des actions lancées par l'utilisateur.

Attention

Les données elles-mêmes ne sont pas reportées. Si vous voulez reporter des informations, vous devez le faire en modifiant la notice.

Identifier des doublons

Les doublons peuvent se classer en deux grandes catégories : ceux que l'informatique peut détecter et ceux que seule l'expertise humaine peut identifier.

Exemples :

"Pierre Richard" (acteur) et "Pierre Richard" (homme d'affaire) : ne sont pas des doublons

"HUGO, Victor" et "Victor HUGO" : sont des doublons

"Friedrich Nietzsche" et "Friedrich Nietzche" : sont des doublons

"Mario Girotti" et "Terence Hill" : correspondent à la même personne

"Honoré de Balzac" et "Honoré de Balzac" : sont des doublons

L'informatique ne se déclare compétente que dans le dernier cas cité ci-dessus mais ne peut le distinguer du premier cas.

Cependant, afin de bénéficier de l'aide que Kentika apporte dans la détection de doublons, il est possible de créer un script affecté à "Explorateur/Process" et comportant une ligne :

Select_Duplicate

Par défaut, la comparaison s'effectue sur les rubriques suivantes :

• Document : Titre
• Auteur : Nom
• Référence : Nom
• Thesaurus : Descripteur
• Personne : Nom et Prénom

Pour les versions bibliothèque :

• Revue, service et fournisseur : le nom
• Ligne de commande : le titre
• Emprunt : la personne et l'objet emprunté

Cette fonction peut recevoir un paramètre permettant d'en modifier le comportement, ce paramètre peut être composé de trois éléments optionnels :

Pour faire une recherche de doublons dans la table document sur le titre et sur la date de parution

Select_Duplicate ("Fields:=21,=41")

Dans le cas d'une utilisation de cette fonction dans un script indépendant de l'explorateur, on doit préciser la table et on peut préciser une série de types.

Exemple :

Select_Duplicate ("Table:3;Type:Article,Roman;Fields:=21,=41")

Le résultat est l'alimentation d'un tableau : LTNumRecList, contenant les Record_Num des enregistrements identifiés comme doublons potentiels.