Module Kentika Veille & Press

Présentation générale

Kentika Veille et Presse est un ensemble de fonctions permettant de créer, au sein d'un Portail Atomic un espace permettant l'acquisition et la diffusion des informations issues de son process de veille ou de suivi de la presse. L'installation consiste à intégrer des ressources et procéder  à un paramétrage général ainsi qu'un paramétrage complémentaire.

Organiser sa veille, adapter sa collecte

Les process mis en œuvre dans la veille que chaque organisation produit vont varier d'un secteur à l'autre. Ainsi, le monde de la recherche sera attentif aux brevets et interventions dans les congrès ; un service commercial s'intéressera à ses clients et à ses concurrents ; une collectivité locale aux textes applicables dans ses services techniques ; un élu à ce que la presse quotidienne rapporte sur son action ; etc.

Cette liste, volontairement caricaturale, illustre bien la multiplicité des process que l'on va mettre œuvre pour atteindre ses objectifs. Kentika apporte des réponses adaptées à chaque situation.

Productivité : le zéro saisie comme objectif

La veille de manière générale est une activité très chronophage. Kentika dispose d'un ensemble d'outils permettant d'automatiser vos process d'acquisition : agrégateur RSS ; bookmarklet ; centrale d'importation…

Créer et diffuser des produits

Kentika permet de créer différents types de produits (newsletters). Certains couvriront tous les thèmes de la base, d'autres non. La présentation peut être plus ou moins compacte. La périodicité peut être réglée entre une fois par heure et une fois par mois.

Présentation soignée et personnalisée

Chaque produit est découpé en thèmes. Chaque utilisateur sélectionne les thèmes qui le concernent. Chaque produit est conçu avec une maquette ; les informations présentes peuvent avoir des représentations différentes suivant leur niveau d'importance.

Tableaux de bord

Indicateurs et statistiques standard ou personnalisés : l'optimisation des coûts qu'engendre une activité de veille se trouve dans le rapprochement entre les efforts consentis pour acquérir l'information et le niveau d'intérêt qu'en représente la lecture.

Optimiser ses achats

Le gestionnaire de tableau de bord permet simplement d'élaborer ses chiffres et de confirmer ou ré-orienter ses choix en terme d'acquisition d'informations.

Kentika Press pour le gestionnaire

L'ergonomie pour la productivité

Le gestionnaire dispose d'un tableau de bord de production lui permettant :

• [1] d'accéder rapidement à l'ensemble des fonctions liées à la production et au suivi de ses produits de veille ou de presse ;
• [2] de visualiser les nouveautés en les classant suivant des corpus pré-définis ;
• [3] de mesurer l'avancement des produits à venir.

Collecter l'information

L'organisation de sa collecte est le point de départ. En effet, c'est en mettant en face de chaque source le moyen optimum de sélectionner et intégrer les informations que l'on obtient les meilleurs gains de productivité.

Agrégateur de flux RSS : mise en place

Pour chaque source identifiée, Kentika va permettre de déclarer les URL des flux ainsi que le thème par défaut pour les documents issus de chacun de ces flux (pré-classement).

Déclarer ses sources

Les sources et leurs flux sont répartis par thème.

La programmation de la relève des nouveautés peut se faire à tout moment. En règle générale les flux sont relevés le matin avant que ne commencent les opérations de sélection.

Programmer des "agents"

Lors de la relève d'un flux RSS, Kentika en analyse le contenu et en extrait les mots clés figurant dans tout ou partie du thesaurus.

NB : en enrichissant son thesaurus, les agents deviennent de plus en plus performants.

Flux RSS : sélectionner des articles

L'affichage de la liste des nouveautés bénéficie d'outils de classements permettant une catégorisation des résultats : par thème, par date de parution, par source ou encore par tag.

Les éléments de cette liste déjà lus par l’utilisateur apparaissent en grisé.

Intégrer un article : un clic. L'affecter à un produit : un clic.

L'intégration d'un article se fait par un simple clic, et sans quitter la liste.

Un article peut être affecté simultanément à plusieurs produits et ce, sans quitter la liste des articles RSS en cours d'analyse.

Tags préférés

Chaque personne en charge de la sélection d'articles peut déclarer des tags qu’elle souhaite suivre plus particulièrement. Les articles correspondants lui seront alors présentés en tête de liste dans son tableau de bord.

Bookmarklet

En naviguant sur le web, lorsque le gestionnaire identifie une page qui mérite de figurer dans la base de données et d'être intégrée dans un produit de veille, il peut cliquer sur un signet particulier et l'URL et ses métadonnées de la page sont transmis à Kentika.

Kentika télécharge alors la page, en analyse le contenu et propose une nouvelle fiche dans laquelle figurent déjà les informations extraites. Ne reste plus alors qu'à, éventuellement, compléter l’indexation et valider.

Production participative

La sélection d'informations pertinentes et importantes à signaler peut être, dans certains cas, une affaire d'expert.

Il est ainsi possible d'affecter à certains utilisateurs autres que les gestionnaires habituels des droits de gestion sur des produits et thèmes.

Interface avec les outils de « crawl »

Kentika dispose d'un ensemble de possibilités de récupération des résultats d'un progiciel de surveillance de site (tel qu’IXXO par exemple).

Agrégateurs de presse

Si des articles sont sélectionnés et adressés par un agrégateur, ils peuvent être intégrés automatiquement dans Kentika : méta données ET article numérisé.

Alimentation par email

La solution la plus simple et la plus rapide pour alimenter la base de données à partir d'un email reçu consiste, tout simplement, à le transférer à une adresse dédiée à Kentika.

Grâce à la centrale d'importation de Kentika, la relève automatique de la boîte aux lettres peut être programmée et les notices créées en appliquant des règles prédéfinies, via un filtre d'importation.

Profils de conservation

Chaque information (un article RSS, un article de presse, un produit presse…) peut se voir affecter un profil de conservation. Ainsi, une information dont la date de saisie est antérieure à la date du jour moins le délai de conservation est automatiquement sortie de la base et conservée dans un répertoire temporaire sur le disque.

Paramétrer les produits

Un produit presse ou de veille est adressé aux personnes abonnées par email à périodicité pré-définie ou à la demande du gestionnaire. Il est personnalisé pour chaque destinataire et composé des articles correspondant aux thèmes auxquels l’utilisateur est abonné.

Un produit se définit en paramétrage par :

• un nom
• une périodicité pouvant aller d’une heure à un mois
• une maquette email
• un profil de conservation
• éventuellement : les thèmes concernés.

NB : si aucune périodicité n'est indiquée, le produit sera envoyé à la demande. Ceci est particulièrement utile pour envoyer des alertes à la demande signalant un événement urgent.

Cette palette de possibilités permet à chaque lecteur de choisir ses abonnements en fonction de la fréquence d'envoi. En effet, un article peut tout à fait figurer sur le panorama de presse du jour et également sur un récapitulatif hebdomadaire.

Maquette

Différentes maquettes sont proposées. Chacune d'elles peut être utilisée pour n'importe quel produit.

   

Dans l'illustration ci-dessus, la première maquette est aérée, dispose d'un fond soutenu qui retient l'attention, a un bandeau personnalisé. A noter les trois niveaux de priorité : haute (fond plus foncé, image plus grande) / moyenne / basse (deux articles cote à cote).

Standard ou personnalisées

En standard, un choix de six maquettes est proposé et il est possible de créer ses propres maquettes.

Préparer les produits

Les articles nouveaux ayant été intégrés dans la base de données : reste à les affecter aux produits si ce n'est pas fait par défaut.

Affecter des articles

Depuis une liste ou la fiche de l’article sur le portail :

• [1] en survolant l'intitulé Produit Presse : la liste des produits est proposée.
• [2] un clic sur la boîte à cocher : l'information est transmise au serveur.
• [3] : un point vert apparaît une seconde en haut à droite confirmant que la mise à jour a été effectuée.

Tableau d'avancement

La tableau d'avancement s'alimente automatiquement lors de l'affectation des articles aux produits.

Il permet de constater l'état de remplissage de chacun des futurs produits, thème par thème et pour chacun des niveaux de priorité.

Veille : rédiger une synthèse, un éditorial

 

Chaque produit et chaque thème de chaque produit peut faire l'objet d'un éditorial. Dans une application de veille, cela permet aux experts de rédiger une synthèse. Dans une application orientée communication interne cela permet de diffuser une information qui n'aurait pas pour origine un article de presse (exemple : « Inscrivez-vous dès maintenant au congrès... »).

Cette zone, qui sera présentée en première place du produit, est rédigée via les outils de gestion de contenu de Kentika.

Envoyer les produits

Les produits à fréquence pré déterminée sont automatiquement générés. Pour les envois à la demande, il suffit de cliquer sur le bouton « Envoyer » situé juste au-dessus de chaque produit.

Kentika Presse pour le lecteur

Chacun peut recevoir les produits dans sa boîte aux lettres et/ou les consulter directement sur le portail.

S'informer sur le portail

En cliquant sur un thème : tous les articles s'y rapportant sont affichés. En cliquant sur un des derniers produits : il s'affiche en mode visionneuse et permet de retrouver toutes les parutions de tous les produits (même ceux auxquels l'utilisateur ne serait pas abonné, dans la limite du délai de conservation, bien entendu).

Abonnement aux produits et aux thèmes proposés

Chaque lecteur peut sélectionner simplement les produits auxquels il veut s'abonner. Il sélectionne également les thèmes qui le concernent : il reçoit alors un produit personnalisé tenant compte à la fois de ses autorisations d'accès et des thèmes choisis.

NB : si un document confidentiel est affecté à un produit et que le lecteur n'y a pas droit, il ne figurera pas dans son produit personnalisé.

Recevoir un email

Les produits personnalisés sont envoyés par email dans la boîte aux lettres de chaque destinataire. Pour lire un article, un simple clic et il s'affiche dans son navigateur.

NB : tous les produits sont également conservés sur le serveur, il n'est donc pas nécessaire que chacun les conserve également dans sa messagerie.

Lire l'article dans la visionneuse

L'article, qu'il soit un lien vers une page web ou un fichier pdf intégré dans la GED de Kentika, s'affiche dans la visionneuse dans le même ordre que dans le produit dont il est issu.

L'utilisateur est déjà sur le portail Atomic. Il bénéficie de tout ce que Kentika lui permet :

• mettre un article en favori
• exprimer un niveau d'intérêt
• envoyer l'article par email
• passer à l'article suivant/précédent sans avoir à repasser par l’email
• rebondir vers l'ensemble du contenu de la base de données
• visualiser n'importe quelle parution de n'importe quel produit

Tableaux de bord

Grâce aux indicateurs permettant d'analyser son activité de manière fine, Kentika permet de construire des tableaux de bord à destination des gestionnaires et des décideurs.

Mesurer l'audience des produits

Produit par produit, numéro par numéro, Kentika indique les nombres de destinataires, de documents signalés, de nouveautés ainsi que le nombre de clics qui ont été générés.