Saisie des emprunts : zone personne

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La zone "Personne" de l'écran de saisie des emprunts permet de visualiser la situation complète de la personne et d'effectuer un certain nombre d'opérations.

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Effacer la personne

1 ​

Un clic sur cette icône efface la personne saisie ( 2 ), équivalent clavier : "Ctrl" + flèche gauche

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Saisie de la personne

2 ​

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A partir de ce que vous aurez saisi dans cette zone (ou lu avec une douchette), Kentika identifie qui est la personne concernée. Pour cela, sont utilisés en séquence les moyens d'identification définis en paramètres d’identification des emprunts.

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Paramétrage par défaut

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Kentika effectue des recherches en partant du premier de la liste et s'arrête dès qu'il a trouvé une personne correspondant.

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Exemple : vous indiquez "ADM" qui ne correspond à aucun identifiant et s'il existe une personne ayant "ADMIN" comme identifiant, avec la règle numéro 3 (identifiant+@), Kentika considérera que c'est la bonne personne et s'arrête (même s'il peut exister par ailleurs une personne dont le nom serait "Admins")

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Si vous avez besoin de pouvoir réaliser une identification sur un champ autre, vous pouvez écrire (ou faire écrire) un script spécifique.

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NB : Dans le cas d'un retour, cette mention n'est pas obligatoire. Vous pouvez saisir directement l'objet emprunté.

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Si plusieurs personnes sont trouvées, la liste est proposée :

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Cliquez sur la personne souhaitée et validez votre sélection

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Code à barres

Si vous disposez d'un lecteur optique et si vous avez édité des cartes d'emprunteur, lisez le code à barres de la personne en ayant préalablement positionné le curseur dans le champ "personne".

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Valeur inconnue

Si vous saisissez une valeur inconnue, vous avez un message d’alerte vous informant que l’identifiant est inconnu :

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- si vous avez autorisé le prêt aux personnes non connues du fichier des personnes, Kentika reporte en dessous de la valeur saisie

la mention : "Personne non connue" :

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- si vous n’avez pas autorisé le prêt aux personnes non connues du fichier des personnes, Kentika refuse la saisie et indique en rouge que la personne n’est pas connue :

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Pour créer une fiche personne, cliquez sur le bouton "+" situé en haut de l’écran (si vous disposez des autorisations nécessaires).

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Création d'une nouvelle fiche personne

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Si la personne a des emprunts en retard et si vous avez demandé à être alerté, un dialogue s'affiche.

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Alerte sur les emprunts en retard : plus grand nombre de jours de retard, nombre cumulé de jours et détails des retards

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Emprunts pour la même personne : maintenir cette information

3 ​

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Dès que vous validez l'emprunt ou le retour d'un document, le nom de l'emprunteur s'efface.

Si vous devez enregistrer plusieurs opérations pour une même personne, vous pouvez maintenir son nom en cliquant sur le bouton ou en cochant l'option via la boîte à cocher "Maintenir cette information" :

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Bouton information inactif

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Bouton information actif

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Afficher la fiche de la personne

4 ​

Un clic sur le bouton affiche la fiche de la personne. En cliquant sur ce bouton et en maintenant la touche alt enfoncée, vous arrivez directement sur les données de gestion (là où se règlent les autorisations).

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Rechercher une personne

5 ​

Un clic sur le bouton permet d'afficher l'écran de recherche. Valeur recherchée : à saisir en haut à droite, cliquez ensuite sur OK pour reporter la valeur sélectionnée.

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Identité de la personne

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Les nom et prénom de la personne s'affichent ici.

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Message d'alerte

7 ​

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Lorsque vous quittez la zone de saisie de la personne, Kentika effectue divers contrôles et affiche des messages d'alerte si la personne n'est pas autorisée à emprunter le document.

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Ici : un commentaire a été saisi, la limite d'emprunt est atteinte et l'utilisateur ne peut emprunter aucun document.

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Information sur la situation

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Les informations saisies en données de gestion de la personne sont affichées. Si la personne approche de la date limite (date du jour plus nombre de jours autorisés supérieur à la date limite), cette date est affichée sur fond orange. Si la date limite est dépassée, cette date est sur fond rouge.

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Envoyer un email

9

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En cliquant sur le bouton "email", la fenêtre de composition de message est affichée.

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Reporter dans la zone "document"

10 ​

Si l'utilisateur a des emprunts ou réservations en cours, un clic sur le bouton permet de reporter le document dans la zone "document" du présent dialogue.

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Afficher l'emprunt

11 - 13 ​

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Un double clic sur la ligne affiche la fiche de l'emprunt sélectionné.

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Reporter l'emprunt

12 ​

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Un double clic sur une date affiche un calendrier permettant de sélectionner une date.

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En bleu : la date courante ; en vert : la date proposée de report

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Afficher le document

14 ​

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Un double clic sur la ligne affiche l'enregistrement document emprunté. Maintenir la touche "Alt" enfoncée pour accéder directement aux données de gestion du document.

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Reporter

15 ​

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Ce bouton permet de reporter soit une ligne (idem 12 ci-dessus) soit tous les emprunts en cours pour la personne (si aucune ligne n'est sélectionnée).

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Transformation Emprunt >> Retour

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Si le document est réservé, Kentika avertit l'opérateur, une fenêtre présentant l'ensemble des personnes ayant fait une réservation du document est affichée. En sélectionnant une personne, sa situation complète est affichée. Les options proposées sont :

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- transformer la réservation en emprunt. Ainsi, si une autre personne se présente avant que la personne ne venu chercher le document, Kentika considérera le document comme emprunté et ne pourra donc pas être emprunté ;

- envoyer un email afin de prévenir la personne que le document est disponible.

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Retour d'un document réservé

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Transformation Réservation >> Emprunt

16 ​

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Kentika effectue les vérifications et propose de transformer la réservation en emprunt.

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