0

6 La navigation dans le manuel de Kentika est réservée aux utilisateurs identifiés



Saisir et modifier une fiche : la zone de contenu

Métadonnées Fichiers Contenu html Données de gestion Statistiques

 

Saisir et modifier une fiche : la zone de contenu

La zone de contenu attachée à une fiche permet de saisir du texte enrichi, insérer des liens, des images, des tableaux, de manière générale tout code html. L'éditeur intégré donne accès à tous les outils permettant de fixer la mise en page et la présentation.

Organiser ses informations

Avant de définir comment utiliser cette zone, qui offre beaucoup de possibilités, il est important de prendre connaissance des différentes possibilités qui sont offertes pour insérer une information :

 

  Métadonnées Fichiers Contenu Liens externes
Avantages Chaque données est clairement identifiée. Import et exports possible de chaque donnée individuelle. Permet des recherches multi-critères performantes, des affichages multilingues. Contenu multi-médias, taille non limitée, ouverture dans une application tierce (exemple : traitement de texte). Recherche dans le contenu performante (avec "Document Engine"). Composition d'un texte avec une mise en page qualitative. Possibilité de créer des styles assurant une homogénéité. Insertion d'images, de liens URL. Possibilité d'utiliser "Document Engine" pour des recherches performantes. Un contenu html peut être intégré à l'affichage à une notice. Des ajouts fonctionnels peuvent être réalisés. Très simple à mettre en oeuvre. Peut être alimenté automatiquement (exemple : lors de la relève d'un fil RSS ou de l'appel à une couverture. Ne génère pas d'augmentation de volume de la base de données.
Limites A l'intérieur d'un champ, la mise en forme n'est pas conseillée. A réserver à des textes plutôt courts. Ne permet pas de distinguer les différentes parties d'un document. Peuvent être assemblées en un pdf unique si les types sont compatibles. La facilité de mise en oeuvre peut entrainer une utilisation "excessive". Exemple : une image qui ferait 10Mo et qui serait incluse dans cette zone alourdirait la manipulation de la fiche. Elle devrait plutôt être placée en fichier. Le contenu n'est pas analysé par Kentika (ie : pas de recherche), la pérennité n'est jamais assuré. La fusion du contenu avec d'autres éléments de la base de données difficile (sauf pour les liens vers des images).
Conseil Pièces maitresse de toute base documentaire, les méta-données sont indispensable à une bonne gestion et interopérabilité efficace. Le nombre de méta-données à saisir doit être adapté à son projet, ses objectifs. La Gestion électronique de documents, surtout si elle est couplée à "Document Engine" permet de gérer efficacement d'importants volumes de textes. Permet une présentation qualitative et est à réserver à des informations pérennes pour lesquelles une attention importante sera apportée à la mise en forme. Le manuel en ligne de Kentika en est un exemple. Que ce soit en gestion d'articles de presse en ligne, de textes de références (juridique, normatifs...) ou encore de couvertures d'ouvrages, les liens externes apportent de la productivité sans alourdir la base. Penser cependant à vérifier régulièrement que les liens ne sont pas cassés (un batch existe, il suffit de l'activer).

Compatibilité client riche / client léger

Les deux environnements partagent la même solution (CK Editor). S'il existe quelques différences entre les deux (par exemple, sur le client riche, il n'est pas possible de provoquer l'ouverture d'une pop-up donnant accès à certaines fonctions avancées), le code html produit est identique et compatible dans les deux environnements.

Contenu & fichiers (GED)

La zone de contenu peut être utilisé pour mettre en situation un fichier qui se trouve intégré en GED, soit dans la notice courante, soit dans une autre notice. Pour cela : voir les fonctions permettant de copie des URL depuis la section "fichiers" (si le contenu html doit être envoyé par email, utilisez l'option qui intègre l'adresse absolue du serveur http).

Attention : si vous insérez un lien vers un fichier, il est préférable de s'assurer préalablement que les internautes qui visualiseront la fiche et qui tenteront d'activer le lien aient bien le droit de voir le fichier correspondant, sinon, l'accès lui sera refusé.