Créer un fichier à partir d'un modèle

La création d'un nouveau document bureautique, quelle que soit sa destination, s'effectue généralement à partir d'un modèle dans lequel pourront avoir été pré-définis : l'entête, le pied, voir le plan ou encore une grille d'options.

Afin de s'assurer de toujours démarrer un document avec la bonne version du modèle, Kentika propose de créer une base de modèles puis d'en réaliser une copie conforme qui sera alors ouverte en modification.

Base de modèles

Un fichier "modèle" est rattaché à une fiche document Kentika comparable à toute les autres (ie : avec la même richesse potentielle d'indexation). Ces fiches sont repérées par leur type (fixé en paramétrage). Elles bénéficient des même règles d'autorisation que les autres fiches.

Les fichiers mis à disposition comme modèle peuvent être accompagnés d'une notice descriptive / explicative.

Créer depuis une fiche document

Afficher le document et cliquer sur le classeur dans lequel le document sera ajouté. Cliquer sur l'icône du document pour l'ajouter au premier niveau.

Le fichier sera créé dans le classeur "Comptes rendus"

Choisir le modèle

Cliquer sur un ou plusieurs éléments dans la colonne de droite : les fichiers sélectionnés sont affichés à gauche.

Certains logiciels bureautiques permettent d'enregistrer des modèles. Cette option n'est pas à utiliser car lorsque l'on ouvre un modèle, c'est en fait un nouveau document qui est proposé. Dans le cas de Kentika, la copie du modèle est réalisée lors de la copie.

Exploitation

Les fichiers créés à partir de modèles bénéficient ensuite des même fonctions pour leur élaboration que n'importe quel autre fichier.

Modèle versus alias

Les deux fonctions n'ont pas la même vocation. Un alias permet de faire, virtuellement, figurer un même fichier dans plusieurs fiches document alors qu'un modèle permet de créer en nouveau fichier en partant toujours de la dernière version.