DSI (diffusion sélective de l'information) et newsletter

La diffusion sélective de l'information consiste à adresser à intervalle régulier des informations sous forme de emails aux personnes déclarées dans Kentika.

Ces informations peuvent être de trois natures différentes :

un texte intégralement rédigé et mis en forme ;

une sélection de documents (identique pour tous) ;

les nouveautés correspondant aux centres d'intérêts personnels de chacun.

Présentation

Chaque message peut être composé d'un nombre variable d'éléments.

La présentation des messages utilise une maquette (fournie en open source) et peut faire l'objet de personnalisation.

 

Contenu

Un message peut être composé de

• 1 : visuel
• 2 : texte mis en forme
• 3 : les nouveautés de la newsletter : sommaire
• 4 : les centres d'intérêts du destinataire : sommaire
• 5 : liste détaillée
• 6 : le logo du site

Destinataires

Recevront un email tous les utilisateurs ayant des centres d'intérêts pour lesquels des nouveautés ont été enregistrées ainsi que ceux qui sont affectés à la liste de diffusion dont le code est DSI.

Centres d'intérêt et nouveautés

1 Déclaration des centres d'intérêts

Un centre d'intérêt est exprimé sous la forme d'une requête. Toute recherche effectuée et enregistrée par un utilisateur peut être utilisée comme centre d'intérêt ainsi que toutes les requêtes préparées par l'administrateur et ayant l'attribut "DSI" sélectionné.

2 Ajout de documents à la base de données

Le logiciel garde trace des mouvements effectués dans la base de données via la table "Log". Sont consignées dans cette table les ajouts d'enregistrements ainsi que les modifications. Si une modification concerne des rubriques ayant l'attribut "Intégrer aux alertes si modification", l'enregistrement sera considéré, lors du calcul des nouveautés, au même titre qu'un nouvel enregistrement. De même : si une archive est ajoutée à un enregistrement, il sera considéré comme une nouveauté.

Attribut d'alerte au niveau d'une rubrique

Zone Newsletter : 2

Si il existe un document de type "Newsletter" affecté à la diffusion dont le code est "DSI" et saisi après la date de dernier envoi de la DSI, son contenu sera alors automatiquement inclu et la date d'envoi sera renseignée lors de la composition des emails.

Cette fiche sera incluse dans les message et sur l'écran d'envoi de DSI, la mention "+Newsletter" apparaît.

Zone nouveautés pour tous : 3

Cette zone est alimentée par les enregistrements saisis ou modifiés depuis le dernier envoi de la DSI et affectés à la rubrique dont le code est "DSI" (ou "SDI")

Lors du calcul du message d'un utilisateurs, ses autorisations sont appliquées. Il se peut donc que deux personnes reçoivent des informations différentes pour une même rubrique.

Voir les enregistrements pris en compte lors de la prochaine DSI

Pour afficher ces enregistrements dans l'explorateur de données, vous devez avoir mis en place le script suivant :

SDI_Search

et l'avoir affecté à l'explorateur / process.

Import de données

Lors de la création ou la modification d'enregistrements par import de données, le log est généré donc les enregistrements créés de cette manière seront pris en compte dans la détermination de la DSI.

3 Exécution de la DSI

Installation

Un script doit être présent dans la base de données pour que le déclenchement de la DSI puisse s'opérer. Ce script peut être paramétré pour être appelé via l'option de menu "exploitation", soit pour être exécuté en mode batch.

Principe de calcul

Lors du déclenchement de ce traitement, le logiciel effectue les opérations suivantes :

identifie les nouveautés depuis la dernière date / heure de calcul de la DSI en analysant le log des opérations

pour chaque utilisateur : vérifie si, dans ses centres d'intérêts des nouveautés ont été enregistrées

- si oui : prépare un email (si l'utilisateur a une adresse email) ou un courrier papier

met à jour la date / heure de dernier calcul

Syntaxe

ED_DSI : si appelé à partir de l'option de menu "exploitation", affiche le dialogue décrit ci-après avant calcul ; si appelé en batch, effectue le traitement.

NB : cette syntaxe est le cas général, sont décrits ci-dessous les paramètres permettant de modifier le comportement.

ED_DSI ( "paramètres..." ) : effectue le traitement en tenant compte des paramètres décrits ci-après (plusieurs paramètres possibles, séparés par des ; ).

Paramètres

Dial:off N'affiche pas le dialogue dans le cas d'un appel via "exploitation"

Select:on La sélection de personne courante, toutes les personnes sinon

Batch:on N'affiche pas le dialogue, ne calcule que pour les personnes ayant un email

Jours:23456... Numéros des jours où le déclenchement batch doit s'exécuter (2=lundi ...)

Days: ... Idem

Site:$n Uniquement pour les personnes attachées au site $n

News:ID Si des périodicités doivent différer d'un utilisateur à l'autre

Template:code Code la maquette à utiliser

email:off Force l'envoi systématique d'un courrier papier

PJ:GEIDE Joindre les archives en pièces jointes du message

Dialogue

Si le script est appelé depuis l'option de menu "exploitation", le dialogue suivant est présenté avant la préparation des courriers.

Dialogue de déclenchement du traitement

Dernière exécution : date et heure de dernière exécution de la DSI.

Nombre de nouveaux enregistrements : nouveaux documents (à l'exclusion des autres tables) qui seront signalés comme nouveautés.

Choix de la maquette : si aucune maquette n'est précisée, c'est un message simple (sans mise en forme) qui sera envoyé.

Email ou lettre VS Lettre : si l'option "Lettre" est sélectionnée, tous les destinataires recevront un courrier papier, sinon, ils recevront un email si une adresse email est renseignée sur leur fiche.

Fichiers liés (GEIDE) : dans le cas d'envoi de email, précise si les fichiers archivés doivent être joints aux messages.

Lettre... Email : visualisation de la maquette

Paramètres d'impression : permet de modifier les règles par défaut avant l'impression des courriers (les réglages définis ici seront appliqués à tous les courriers qui vont être imprimés)

L'historique des envois

- le nombre de destinataires ;

- le nombre de signalements (somme des documents signalés pour chaque destinataire) ;

- le nombre de nouveautés de la période ;

- le nombre de clic sur des liens effectués par les destinataires (un "marqueur" est inséré dans chaque lien) ;

- le nombre de fichiers GEIDE chargés à partir des liens inclus dans le message.

Bouton de validation : lance le traitement en tenant compte des réglages.

Modifier les date et heure de dernière exécution : en cliquant sur le bouton # , un dialogue permet de modifier ces informations. Ceci est à utiliser dans le cas où le traitement ne se serait pas déroulé correctement.

A propos des liens sur lesquels les utilisateurs peuvent cliquer pour visualiser une fiche.

Ils se présentent comme suit :

M_Record.htm?record=508312432659&M_Token=470029470016470030469030470029450525447284432741448470&key=DSI110516

M_Record.htm : redirigera automatiquement vers Record.htm si l'utilisateur est reconnu ;

M_Token : permet d'identifier le destinataire ;

key : traceur permttant de comptabiliser le nombre de clics effectués sur les liens de DSI.

Personnalisation 1

En haut : le nom du site suivi d'une image. Si une image portant le nom "DSI.jpg" existe dans la table "icône", elle est automatiquement incluse.

Dimensions recommandées : 715 x 91

Maquette

Les maquettes proposées sont celles qui sont affectées à "Personne/DSI"

Affectation de la maquette à la DSI

Liaison maquette traitement de texte - ressource email

Il est possible d'envoyer le résultat d'une maquette traitement de texte en email : le logiciel transforme le contenu en html. Cependant, le calcul d'un email à partir d'une ressource permet une présentation beaucoup plus précise.

Sur la maquette : liaison entre la maquette lettre et la ressource email

Fichiers Liés (Geide)

Si vous disposez d'un serveur web accessible depuis les postes des utilisateurs qui recevront les emails, il est conseillé d'insérer un lien dans le corps du email plutôt que de joindre les fichiers aux emails. En effet, cela évite du trafic inutile et évite de créer une faille de sécurité dans le cas où le destinataire transférerait le message à une personne qui n'aurait pas, normalement, accès au fichier lié. En effet, avant que le serveur envoie un fichier archivé, il vérifie que l'utilisateur a bien le droit d'y accéder.

Envoi des emails

Les messages sont préparés puis envoyés en tenant compte de l'heure éventuelle d'envoi fixé en paramétrage. Ceci permet de contrôler ce qui va être envoyé avant le départ effectif.

Réglage de l'heure d'envoi des messages en attente