Constitution d'une fiche

Préambule

Ce qui est décrit ci-dessous concerne les versions antérieures à 3.5 de Kentika

Une fiche peut être composée de plusieurs parties (de une à quatre) suivant la table à laquelle elle appartient.

 

Fiche signalétique

La fiche signalétique (aussi appelée métadonnées) contient les données descriptives.

Exemples

Livre : titre, auteur, date de parution...

Courrier : émetteur, destinataire, statut...

Personnes : nom, adresse, email, n° de tél...

Société : raison sociale, adresse, secteur d'activité...

Ce sont ces données qui sont affichées prioritairement dans l'explorateur de données, qui permettent d'effectuer des recherches précises, d'élaborer des documents à imprimer.

Les tables faisant l'objet d'une fiche signalétique dont le contenu est défini en paramétrage de la structure sont : documents, références, auteurs, personnes ainsi que revues (suivant la licence utilisée).

Données de gestion

Les données de gestion concernent les fiches pour lesquelles il peut y avoir application de règles de gestion.

Tables concernées

Documents : exemplaires...

Personnes : autorisations d'accès...

Suivant la version utilisée, les tables de la gestion de bibliothèque : emprunts, revues, commandes, lignes de commande, fournisseurs et services.

Gestion électronique de documents

La gestion électronique de documents consiste à confier à l'application la gestion de documents informatiques (archivage), la fiche signalétique permettant de décrire son contenu.

Exemples

Livre : couverture, sommaire...

Photo : photo en jpeg

Rapport : document pdf, traitement de texte...

Article de presse : article numérisé...

Personnes : portrait, CV...

Société : plaquette, bilan...

Si un document est archivé et qu'une technologie de recherche en texte intégral est utilisée, une recherche pourra alors porter tant sur les données de description que sur le contenu.

La gestion électronique de documents est proposée pour les enregistrements faisant l'objet d'une fiche signalétique (cf. ci-dessus).

Traitement de texte

La zone de traitement de texte permet de saisir un texte avec toutes les possibilités de mise en forme qu'offrent le traitement de texte intégré.

La transformation automatique du traitement de texte en code html (y compris, l'ensemble des liens et des images qu'il contient) permet de constituer très facilement un site web. Le présent site (avec toutes les fiches du manuel d'utilisation) utilise exclusivement cette zone de traitement de texte.

La zone traitement de texte est proposée pour les enregistrements faisant l'objet d'une fiche signalétique (cf. ci-dessus).

Navigation

A partir de la fiche signalétique, les boutons proposés en bas de fenêtre permettent d'accéder aux différentes parties.

Ce bouton permet de basculer de la fiche signalétique aux données de gestion. Son action provoque l'affichage de confirmation d'enregistrement de la saisie en cours si des données ont été modifiées.

NB : si le paramètre "I_CX" a pour valeur "1", le dialogue de confirmation n'est pas proposé et l'enregistrement est effectué.

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Ce bouton ​ permet, à partir des données de gestion, de revenir à la fiche signalétique.

NB : en maintenant la touche "alt" sur windows, "option" sur mac, enfoncée lors du double clic sur une ligne de la liste de l'explorateur de données, ce sont les données de gestion qui sont proposées avant la fiche signalétique.

Le bouton permet d'afficher une fenêtre avec un navigateur incorporé afin de visualiser les fichiers attachés (gestion électronique de documents) ainsi que les URL contenues dans les rubriques de type URL.

Si la fiche ne comporte ni fichier attaché ni URL, la fenêtre de sélection de document à archiver est proposée (si la fiche est ouverte en saisie ou modification).

Afin d'optimiser l'utilisation de la place disponible, lors d'un clic sur ce bouton, la fenêtre est déplacée sur le bord gauche et la nouvelle fenêtre est ouverte sur la droite.

 Si la fenêtre indiquée ci-dessus est ouverte, le bouton change d'allure. Un clic sur ce bouton provoque la fermeture de la fenêtre (équivalent à un clic sur la case de fermeture de la fenêtre).

La fenêtre appelante reprend alors sa position d'origine.

 Les fichiers sélectionnés pour être attachés à la fiche en cours de saisie ne sont archivés que lorsque la fiche est validée.

NB : lorsque la fenêtre appelante est fermée, la fenêtre contenant l'explorateur est automatiquement refermée. Elle fonctionne en mode "esclave" par rapport à la première fenêtre.​

 Permet d'afficher le dialogue de saisie de la zone de traitement de texte. Les modifications apportées à cette zone ne sont enregistrées que lorsque la fiche est validée.