Composer un email

L'écran de composition d'un email vous est proposé lorsque vous activez l'option d'envoi de email à partir de l'explorateur ou l'une des options d'envoi proposées dans Kentika.

Dialogue de composition - consultation d'un email

Lors de la demande de composition d'un nouveau message, le dialogue suivant est proposé.

Ecran de composition d'un message

Ce qui est décrit ci-après suppose que vous ayez intégré dans votre application le kit générique pour bénéficier de la mise en page telle qu'illustrée dans la copie d'écran qui suit. La présentation d'un message avec une liste incluse (maquette 11 ) se présente de la manière suivante (onglet "Preview") :

1 Lors de sa création, le message est au statut "En attente". Si le message a été traité, la dialogue est ouvert directement sur l'onglet preview ( 15 ). Il est alors proposé de renvoyer le message.

Un message est considéré comme "Traité " lorsque Kentika a tenté au moins une fois de l'envoyer. Si l'envoi a échoué, le statut est "Traité" mais les dates et heures ne sont pas renseignées. En général, si les réglages de la messagerie sont corrects, ce type de problème est lié à une adresse email erronée. Il convient dans ce cas de modifier l'adresse du destinataire avant d'effectuer une nouvelle tentative.

2 Les dates de saisie et d'envoi sont renseignées automatiquement par Kentika.

3 Destinataire / copie / copie cachée

NB : dans le cas de la sélection d'une liste de diffusion ( 7 ), il faut sélectionner préalablement cette valeur afin qu'elle soit affectée à tous les destinataires de la liste.

4 Nom des destinataires. En cas de saisie directe, Kentika effectue une recherche sur l'identifiant et / ou le nom des personnes connues de Kentika et, si une personne est trouvée, complète automatiquement son nom et son adresse email.

5 Adresse email. Une seule valeur par ligne, sans les signes < et > qui parfois entourent l'adresse email afin de la séparer du nom.

6 Table d'appartenance du destinataire (exemples : Personne - Fournisseur ...)

7 Sélection d'une liste de diffusion. Toutes les personnes qui figurent sur la liste recevront alors le message.

Les listes de diffusion sont définies au niveau de la structure des données (fiches personnes). Elles sont également utilisées dans le cadre de l'envoi de newsletter.

8 Sélection d'une table sur laquelle figure des adresses emails (exemple : personnes) et affichage de l'écran de recherche.

9 Supprimer la ligne destinataire sélectionnée.

10 Objet : tel qu'il apparaîtra à l'utilisateur dans sa messagerie.

11 Maquette : dans le cas d'un envoi utilisant une maquette ou proposant un choix entre différentes maquettes, une liste est proposée. Les envois avec maquette sont ceux incluant, par exemple, une liste d'enregistrements.

12 Message : peut être saisi et / ou composé à partir de textes types. Les textes sélectionnés à l'aide du pop-up (bouton rouge) sont insérés dans le texte au point d'insertion. Le corps du message peut comporter des balises html sans être du pur html.

Exemple :

N'hésitez pas à nous <a href="mailto:contact@kentika.net">contacter</a>.

13 Signature : intègre si la case est cochée, dans la zone " Foot " la signature de la fiche personne de l'utilisateur connecté.

14 Pour des raisons de compatibilité, le message peut être envoyé en format text (vs html).

Pièces jointes

Cet onglet permet de saisir des pièces jointes au message. Si les fichiers GED ont été ajoutés (cf. : syntaxe de Smtp_Email), il seront indiqués ici. Ces pièces jointes étant attachées à la fiche du message, il est conseillé de ne pas encombrer inutilement la base de données avec des pièces jointes volumineuses (on préférera dans ce cas son logiciel traditionnel de messagerie).

Records

Dans le cas où le message concerne l'envoi d'une liste d'enregistrements, ces derniers sont mentionnés dans cet onglet.

La liste présentée ici peut être différente de celle qui sera reçue par le destinataire. En effet, il se peut que ce dernier n'ait pas le droit de voir certains enregistrements : ils ne figureront alors pas dans le résultat définitif.

A propos des liens vers les enregistrements

Lorsqu'une liste d'enregistrements est adressée à un utilisateur unique (ie : pas dans le cas d'une liste de diffusion), Kentika inclut dans le lien l'identifiant de ce dernier (codé). Si les paramètres de connexion le permettent (option : Token email -> connect), lorsque l'utilisateur cliquera sur le lien, il sera automatiquement identifié sur le serveur.

Preview

Permet d'afficher le message tel qu'il sera présenté dans la messagerie du destinataire. Si le message a déjà été envoyé, un bouton (en haut à gauche) permet de renvoyer le message.

Dans cette fenêtre (Internet explorer en fait), les liens sont actifs. Cependant, il réagit comme un navigateur (avec toutes ses possibilités) et peut présenter des différences de comportement par rapport au logiciel de messagerie du destinataire.

A propos de l'envoi des messages

Un message peut être envoyé depuis un poste client ou depuis le serveur (cas général). Pour savoir si un message est réellement parti, il faut que que le message soit "Traité" et que la date d'envoi soit renseignée.

Précisions sur les liens

Les liens sont définis directement dans les ressources email de votre application.

Le lien suivant permet au destinataire d'activer un lien sur une archive. Si l'utilisateur n'est pas identifié, l'archive lui sera présentée (même si les invités n'ont pas le droit de voir l'archive).

<a href="!4D=insert;u_Geide(8;-1);3!">!4D=insert;u_Geide(1;0;"";64;64);3!!4D=insert;AND;3!

Le lien suivant permet au destinataire d'arriver sur le site en étant directement identifié.

<a href="!4D=insert;u_adripabs("*");3! M_Record.htm?record=!4D=insert;html_code(Chaine(Record_num(3)));3! &M_Token=!4D=insert;http_email_token("ident")!">