Gestion des sites : les grands principes

Plusieurs sites d'une même entité globale peuvent partager la même base de données afin de bénéficier de ressources communes mais de gérer des données différenciées et que chaque site puisse avoir des accès privilégiés sur ce qui lui appartient.

Exemple : On pourra dans une seule base gérer le centre de documentation, la photothèque, la cellule de veille, le service archives, le service courrier et le service communication.

Site principal et sites secondaires

La base de données dans son ensemble correspond à un site dit "site principal". Chaque sous-entité du site principal correspond à des sites secondaires.

Le site principal englobe les sites secondaires.

Exemple  : L’établissement ou l’entreprise = site principal

-> Centre de documentation = site 1

-> Photothèque = site 2

-> Cellule de veille = site 3

-> Service archives = site 4

-> Service courrier = site 5

-> Service communication = site 6

Préférences partagées

Structure des données

La strcucture des données est unique et concerne l'ensemble des sites : répartition des tables par type, dictionnaire de données (rubriques). Si l'on veut réserver certains types de document à certains sites (exemple : les photos à la photothèque), on procédera de la manière suivante :

création d'une requête d'autorisation filtrant sur le (ou les) types de documents réservés à la photothèque ;

création d'un groupe photothèque ;

affectation des droits sur les documents en les limitant à la requête précédemment créée ;

affectation des personnes ayant accès aux ressources de la photothèque au groupe "photothèque".

Groupes et autorisations

Commune à l'ensemble des sites, la gestion des droits d'accès va cependant permettre de distinguer les droits site par site.

Si la valeur "Bibliothèque centrale" est sélectionnée, l'autorisation "Ajouter un document" ne portera que sur ce site.

Requêtes

Si les requêtes sont communes, c'est par elles que l'on va pouvoir affiner les droits de chacun en créant des requêtes d'autorisation.

Si l'outil "requête" est partagé, le résultat d'une recherche ou d'un dossier tient cependant compte des droits de l'utilisateur (et donc des sites pour lesquels l'utilisateur a reçu des autorisations).

Paramètrage

Les paramètres relatifs au comportement de la base de données sont communs (exploitation, archivage, thesaurus, serveur web, synchro, importation), les paramètres relatifs aux règles de gestion (documents, emprunts, revues, commandes, budget) peuvent être définis site par site.

Au niveau des paramètres, il existe une notion d'héritage. En effet, un paramètre a une valeur de référence et éventuellement des valeurs de déclinaison. Tant qu'aucune valeur de déclinaison n'est saisie, c'est la valeur de référence qui est prise en compte. Dans le cas des paramètres indiqués ci-dessus, tant que ces derniers n'ont pas été personnalisés site par site, c'est le paramètre appliqué au site principal qui est pris en compte.

Sélection du site pour lequel fixer des paramètres : la première ligne correspond au site principal.

Attention : pour pouvoir effacer une déclinaison de paramètre, vous devez utiliser l'outil générique de gestion des paramètres.

Ressources et bases externes

Le serveur Web, les scripts, les maquettes, les icônes, les traductions ainsi que l'ensemble des connecteurs à des bases externes sont partagés par l'ensemble des sites.

Cas particulier du serveur web : il est possible de proposer différentes interfaces sur le serveur web et de proposer ainsi un découpage qui s'appuierait sur la répartition par site. Cependant, la gestion du multi-contexte a une vocation plus universelle qui n'est pas en recouvrement direct avec la notion de site.

Les tables de la base de données

Saisie

Les documents , auteurs , références ainsi que les personnes appartiennent à un site : celui pour lequel la fiche a été créée. Dans le cadre des documents, il est possible de déclarer des exemplaires pour un site autre que celui auquel appartient la fiche.

 Mention du site d'appartenance en haut d'un enregistrement

Si une personne a le droit de saisir des enregistrements pour plusieurs sites, à chaque saisie d'une nouvelle fiche, le site est demandé :

Sélection du site pour lequel créer une nouvelle fiche "BD"

Le thesaurus est commun. Si il doit être différencié site par site, il devra être géré en multi-thesaurus et les groupes d'autorisations devront en tenir compte (en utilisant la déclinaison par thesaurus).

Recherche

En recherche multi-critères, le site d'appartenance est proposé comme critère.

Recherche sur le critère "Site"

Modification

Si vous avez besoin de changer une affectation, vous devez pour cela mettre en place un script que vous pourrez appeler en demandant à appliquer une formule.

La bibliothéconomie

La gestion des emprunts, des revues et des commandes peut se différencier site par site. Les autorisations concernant les actions possibles au sein de chacune de ces options peuvent être globales ou limitées à un site.

Conseil important

Avant de décider de mettre en place une gestion en multi-sites, il convient de mener une analyse précise car des outils autres que la gestion en multi-sites permettent de segmenter un fonds documentaire. La mise en oeuvre du multi-sites est à réserver aux cas de sites distincts avec des fonds distincts et des règles propres.