Paramétrage - budget

Préambule

Kentika gère des données financières au niveau des abonnements et des acquisitions . Grâce à cette option, vous pouvez optimiser la gestion de votre budget (dépenses vs budget).

Introduction

Cette option est accessible depuis le paramétrage dans l'écran des préférences.

Saisie des budgets

Format d'affichage (monnaie)

1 Selon le pays dans lequel vous travaillez, et le système de votre ordinateur, les prix se présentent différemment. Dans ce champ, vous pouvez indiquer la manière dont vous souhaitez les afficher et les éditer.

Si certains prix apparaissent sous la forme suivante : >>>>>>>>>, ajouter des signes # en début du format d'affichage. Par exemple, le format "##0,00" ne permettrait pas d'afficher des montants supérieurs à 999,99 et tout montant supérieur serait affiché sous la forme >>>>>. Ajouter "###" en début de format permettrait d'afficher jusqu'à 999 999,99.

Exemple : pour que les prix en euros soient toujours affichés avec des centimes et le symbole € après, tapez ### ##0,00 €. Ce format prévoit un chiffre maximal de 999 999,99 €.

Le séparateur entre les euros et les centimes d’euros doit correspondre à celui qui est indiqué dans le système de l'ordinateur. Il s'agit généralement d'une virgule dans les systèmes français, d'un point dans les systèmes américains.

Taux de TVA

2 Cette zone permet d'indiquer les différents taux de TVA rencontrés lors de la gestion des commandes et des abonnements.

Pour les saisir, procédez de la manière suivante :

cliquer dans la zone ;

taper les taux en les séparant par un retour à la ligne.

Saisie d'un taux de TVA sur une ligne de commande

Lors de la saisie d'une ligne de commande ou d'une revue il sera cependant possible de saisir un taux qui ne figurerait pas dans la liste (un beep prévient l'utilisateur).

Dans certains pays, il existe deux taux de taxes qui s'appliquent en cascades.

Date de début d'exercice

3 Ce champ permet d'indiquer la date du début de l'exercice budgétaire. Cela n'a aucune incidence sur les imputations budgétaires. Elle est proposée par défaut lors des éditions de situations ou récapitulatifs budgétaires.

Dépense : HT ou TTC

Cette case permet d'indiquer si vous gérez un budget en HT ou en TTC. Cocher la case pour une gestion en HT. La décocher pour une gestion en TTC.

Mode d'application des taux de TVA

Il existe trois cas de figure au niveaux des taux de TVA

Cas 1 : un seul taux appliqué sur le montant hors taxe, c'est la cas le plus courant.

Cas 2 : deux taux, ceci correspond au cas où l'on a, par exemple, une taxe provinciale et une taxe fédérale qui s'appliquent sur le montant augmenté de la première taxe.

Cas 3 : cas où un taux s'applique sur une partie du montant et un autre taux sur une autre partie (exemple : abonnements sous forme de fiches incluant à la fois des nouvelles fiches et des mises à jour de fiches existantes).

Règles d'application des taux de TVA possibles

Budgets

4 Informations concernant le budget global pour le site principal et, éventuellement, les sites secondaires. Ce budget qui pourra ensuite être réparti entre différents services payeurs.

Saisir le budget global pour les abonnements aux revues et pour les commandes. Les dépenses et le solde seront mis à jour lors du recalcul de la situation budgétaire. Le solde restant disponible est égal au budget initial - les dépenses réelles.

NB : l'application n'effectue pas de contrôle entre la valeur saisie ici et les valeurs saisies par service payeur et c'est volontaire car toutes les dépenses ne sont pas forcément ventilées par service.

Fiche service : saisie des données propres à chaque service payeur