Gestion en multi-sites et bibliothéconomie

Affectation d'autorisations

Schéma de fonctionnement

Une autorisation appliquée au niveau du site principal implique qu’elle sera valable sur l’ensemble des sites. Pour restreindre une autorisation sur 2 sites mais pas sur l’ensemble, il faudra attribuer deux fois l’autorisation au groupe et la restreindre avec les deux sites différents.

L’autorisation restreinte au site de l’utilisateur s’adaptera à la mention de site figurant sur la notice descriptive de la personne.

Voir Groupes – Listes des autorisations

Règles à respecter

Pour garder une cohérence dans les autorisations, il faut respecter certaines règles.

Administrer des emprunts 

L’autorisation "Administrer des emprunts" ne donne pas accès à la gestion des personnes. Il faut donc donner accès aux personnes (en consultation au minimum) pour pouvoir enregistrer des emprunts. Si l’autorisation mentionne une restriction au site de l’utilisateur, le gestionnaire des prêts ne pourra prêter qu’à des utilisateurs de son site.

Document

Un document est rattaché à un site. Il peut contenir des exemplaires présents sur plusieurs sites. La création des exemplaires dépend des règles associées à la personne connectée. Pour qu’une personne puisse déclarer des exemplaires sur un document, il faut que le document lui soit accessible au moins en consultation.

Un exemplaire appartient à un site. Il peut être mis à disposition pour un autre site. C’est le site de disponibilité qui détermine le site auquel sera rattaché l’emprunt. Par défaut, à la création d’un exemplaire, le site de disponibilité est le site auquel l’exemplaire appartient. La mise à disposition des exemplaires d’un site à un autre sera réalisé par une procédure particulière (PEB à revoir – Faire figurer ou pas ?)

Emprunt

Règles concernant les gestionnaires

Un document est rattaché à un site et peut posséder des exemplaires sur d’autres sites. Pour que le gestionnaire des emprunts puisse enregistrer un emprunt, il faut qu’il soit au minimum autorisé à consulter le document sur son site de rattachement.

Exemple : un document rattaché au site C, avec des exemplaires sur les sites A, B et C. Si le gestionnaire des emprunts n’est autorisé qu’à consulter les documents des sites A et B, il ne pourra pas enregistrer d’emprunt sur ce document.

Règles concernant les emprunteurs

Ces règles sont liées à la mise en place des catégories d’emprunteurs :

Si les catégories ne sont pas gérées, les règles d’emprunts s’appliquent tous sites confondus. Pour introduire des règles par site, il faut mettre en place des catégories.

Si les catégories sont gérées globalement, une personne peut être associée à une catégorie du site principal ou à une catégorie de son site. Dans le premier cas, elle est autorisée à emprunter sur tous les sites et le calcul de ses droits de prêts s’effectuent sur la globalité de ses emprunts en cours. Dans le deuxième cas, elle ne peut emprunter que sur son site.

Si les catégories sont gérées site par site, une personne ne pourra emprunter que sur les sites sur lesquels elle aura été associée à une catégorie. Le calcul des droits s’effectue site par site.

Le nombre total d’emprunts autorisés est prioritaire par rapport au cumul du nombre par type au sein d’une catégorie.

Exemple : une catégorie permet d’emprunter 5 ouvrages et 3 vidéos. Une personne rattachée à cette catégorie mais limitée à 6 emprunts pourra au maximum emprunter 5 ouvrages et 1 vidéo ou 3 ouvrages et 3 vidéos.

Si les catégories sont créées :

une personne non rattachée à une catégorie ne peut pas emprunter ;

un document associé à un type non inclus dans une catégorie ne peut pas être emprunté, même si le document lui-même est empruntable.

Rattachement de l’emprunt au site

A la saisie, un emprunt est rattaché à un site. Différentes règles peuvent s’appliquer :

L’emprunt est rattaché au site de disponibilité pour les documents avec exemplaire.

L’emprunt est rattaché au site de rattachement pour les documents sans exemplaire.

L’emprunt est rattaché au site de rattachement pour les revues

L’emprunt est rattaché au site de la personne enregistrant l’emprunt pour les objets divers.

Les contrôles et le calcul des dates limites de retour s’appliquent en fonction du site auquel l’emprunt est associé.

Relances et statistiques

La gestion des relances se fera par site de rattachement des emprunts. Les statistiques sont également calculées par site. Si dans le lot des emprunts à relancer sur un site, certains sont associés à des personnes ou des documents non accessibles à l’utilisateur identifié, ils seront quand même pris en compte et les lettres éditées.

Revue

Services

Les services créés dans l'application sont attachés à un site. Selon le ou les sites autorisés de la personne, elle pourra répartir le prix d'un abonnement entre les services attachés à son ou ses sites autorisés.

Fournisseur

Les fournisseurs sont communs à l’ensemble des sites.

Revue

Chaque abonnement est affecté à un site lors de sa création. Cela permettra selon le(s) site(s) autorisé(s) de l’utilisateur connecté de proposer le bulletinage des revues de son ou de ses sites.

Commande

Services

Les services créés dans l'application sont attachés à un site. Selon le ou les sites autorisés de la personne, elle pourra répartir sur une même ligne de commande les services attachés à son ou ses sites.

Fournisseur

Les fournisseurs sont communs à l’ensemble des sites.

Ligne de commande

Chaque ligne de commande est attachée à un site lors de sa création. Lors du regroupement en commande, l'application propose les lignes à regrouper par site. Pour pouvoir les regrouper, les lignes doivent être rattachées au même site.

Budget

Les règles de fonctionnement du budget en multi-sites sont donc les suivantes : les services sont rattachés à un site. L’ensemble des sites est rattaché au site global. Les dépenses du service 1 seront donc imputées au site 1 puis au site global.

Saisie du budget et suivi des dépenses