Revues : échéancier des numéros

Introduction

L'onglet "Echéancier des numéros" permet de calculer, mettre à jour ou supprimer l'échéancier des numéros. L'application reprend le titre de la revue (non modifiable), la périodicité et l'information concernant l'échéancier.

Périodicité

1 La périodicité proposée par défaut est celle indiquée dans l'onglet Abonnement.

Le choix de cette option détermine la façon dont seront générés les numéros à recevoir.

Si aucune périodicité ne correspond à vos souhaits, choisissez "Autre périodicité" à la fin du menu.

Si vous ne souhaitez pas indiquer de valeur, choisissez "Non déterminée".

Echéancier prévisionnel

2 Si vous choisissez de gérer un échéancier prévisionnel, vous pouvez calculer l'échéancier ou insérer les numéros un à un.

Cochez cette option si vous souhaitez créer l'échéancier avant la réception des numéros.

Ne cochez pas cette option si vous préférez alimenter l'échéancier au fur et à mesure de la réception des numéros.

Cette option sert à la détection des numéros manquants.

Si la case est cochée, l'application se base uniquement sur les dates prévues de réception pour la détection des numéros manquants.

Si la case est décochée, l'application recherche une rupture entre les numéros reçus.

Tableau des numéros

3 Le tableau contient les numéros de la revue pour l'année en cours, avec les dates prévues de réception et de dernière relance. La dernière colonne intitulée N° doc contient le numéro de la fiche document correspondant au numéro de revue.

Un clic sur l'en-tête d'une colonne classe la liste des numéros par ordre croissant sur la colonne correspondante. Un deuxième clic et l'ordre devient décroissant.

Deux possibilités s'offrent à vous :

vous calculez l'échéancier en début d'année, de manière à lister tous les numéros à paraître et leur date prévue de réception. Ainsi, lorsque vous effectuez la relance des numéros manquants, l'application recherche les numéros en retard, c'est-à-dire ceux dont la date prévue de réception est dépassée. Ce type de gestion est adapté aux revues régulières comprenant un nombre limité de numéros. Il est par exemple déconseillé de calculer sur un an l'échéancier d'un quotidien.

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vous ne calculez pas l'échéancier, qui se remplit alors au fur et à mesure de l'arrivée des numéros. Ce mode de suivi est adapté à la gestion des quotidiens, des revues qui ont une périodicité très irrégulière et des revues qui ne nécessitent pas de suivi particulier (certains abonnements gratuits par exemple). Dans ce cas, lorsque vous effectuez la relance des numéros manquants, l'application recherche les "trous" dans la séquence des numéros, à condition de les avoir saisis sous forme numérique. S’il trouve un trou dans la numérotation, il rajoute dans le tableau des échéanciers le ou les numéros concernés en indiquant en date prévue de réception la date du jour de la relance et 00/00/00 en date de réception.

Exemple : si vous avez reçu les numéros 1, 2 et 4, l'application détecte que le numéro 3 est manquant et le rajoute dans le tableau des échéanciers. Par contre, si vous avez reçu et saisi les numéros 94/1, et 94/3, l'application ne détecte aucun numéro manquant.

Insertion de numéros

4 Cliquez sur ce bouton et indiquez le numéro à insérer.

Vous pouvez insérer le numéro :

en tête de liste ; pour cela, ne sélectionnez aucune ligne et cliquez sur ce bouton ; le nouveau numéro est inséré avant le premier numéro

avant un numéro dans l'échéancier ; pour cela, cliquez sur la ligne contenant le numéro devant lequel vous voulez insérer un nouveau numéro puis cliquez sur ce bouton

Un message vous rappelle de saisir la date prévue de réception de ce nouveau numéro, qui apparaîtra à la fin du tableau. Il est ensuite reclassé selon l'ordre chronologique. Attention, cela provoque le décalage de l'échéancier.

Exemple : Si vous avez sélectionné au préalable un numéro le 23, l'application vous propose d'insérer le numéro 23. L'ancien numéro 23 porte désormais le numéro 24, et ainsi de suite.

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Insertion manuelle

Cliquez dans le tableau et tapez sur la touche Entrée du pavé numérique de votre clavier (Fn + Entrée si vous n'avez pas de pavé numérique). Cela crée une ligne vide placée à la fin du tableau. Saisissez le numéro correspondant et indiquez la date prévue de réception. Les numéros sont reclassés d'après la date prévue de réception dès que l'on quitte cette page écran ou en cliquant sur l'en-tête de la colonne Numéro.

Suppression de numéros

5 Sélectionnez le numéro à supprimer et cliquez sur un des boutons suivants :

Supprimer une ligne

Cela ne provoque pas de décalage des numéros suivants. Cette fonction est utile dans le cas de numéros doubles.

Exemple : une revue mensuelle publie 12 fascicules, dont un numéro double (7-8) en été. Supprimez à l'aide de ce bouton le numéro 8, saisissez à la place du numéro 7 le numéro 7-8. Le numéro 9 arrive comme prévu au mois de septembre.

Supprimer avec décalage des lignes

Sélectionnez le numéro à supprimer et cliquez sur ce bouton. Cela provoque le décalage des numéros suivants, sauf s'ils ont été saisis sous forme alphanumérique. Cette fonction est utile dans le cas de numéros qui ne paraissent pas sur une période donnée.

Exemple : une revue mensuelle ne publie pas de numéro en août. Supprimez à l'aide de ce bouton le numéro 8, initialement prévu au mois d'août. Le numéro 8 sera alors le numéro de septembre.

Supprimer avec numéros antérieurs

Ce bouton provoque la suppression du numéro sélectionné et de tous les numéros antérieurs, qu'ils aient été reçus ou non.

Fiche document

6 Le bouton "Fiche document" permet d'accéder à la fiche document pour le numéro de revue sélectionné :

si elle n'existait pas, elle est créée

si la fiche document existait déjà (son numéro apparaît dans l'échéancier), elle est ouverte en modification

si la fiche existait déjà pour un autre abonnement (cas des abonnements multiples), l'application l'ouvre en modification après avoir ajouté un nouvel exemplaire.

Suppression de l'échéancier

7 Le bouton "Supprimer l'échéancier" supprime définitivement, après confirmation, tous les numéros figurant dans l'échéancier.

NB : Un script permet de supprimer en une seule fois les numéros reçus ou tous les échéanciers d'une sélection de revue.

Suppression des numéros reçus

8 Le bouton "Supprimer les N° reçus" supprime définitivement, après confirmation, tous les numéros reçus, c'est-à-dire ayant une date de réception.

Calcul de l'échéancier

9 L’écran suivant s’affiche :

Le calcul de l'échéancier prévisionnel peut s'effectuer si vous avez choisi une périodicité autre que "Indéterminée" ou "Autre périodicité". Vous indiquez les références du premier numéro et une information sur la fin de l'abonnement de manière à délimiter l'échéancier.

Date de réception prévue

Par défaut, l'application affiche la date de début de l'abonnement, saisie sur l'onglet Abonnement. Vous pouvez changer cette date, mais la modification n'est pas reportée sur le champ Date de début d'abonnement. Indiquez la date à laquelle est supposée arriver le premier numéro.

NB : Il est possible de calculer l'échéancier pour une année civile, même si l'abonnement est souscrit en milieu d'année, de manière à suivre le rythme d'archivage.

Numéro correspondant

L'application indique par défaut le dernier numéro enregistré + 1, si des numéros (valeurs numériques uniquement) figurent déjà dans l'échéancier. Si l'échéancier est vide ou composé de numéros alphanumériques, l'application affiche alors ???.

Saisissez un chiffre si les numéros suivent une numérotation simple (12, 13, 14…).

Date de fin d'abonnement

Par défaut, l'application indique la date de fin d'abonnement saisie dans le champ correspondant sur l'onglet Abonnement. Vous pouvez changer cette date, mais la modification n'est pas reportée sur la le champ Date de fin d'abonnement.

Nombre de numéros

Indiquez le nombre de numéros attendus.

NB : Lorsque certains numéros sont regroupés (Ex : 7-8) ou supprimés (Ex : n° 7 de juillet-août), n'indiquez pas le nombre réel de numéros pour ne pas perturber la numérotation. Si vous calculez l'échéancier d'un mensuel sur une base de 11 numéros, vous obtiendrez un numéro pour les onze premiers mois. Prenez plutôt comme base de calcul 12 numéros, puis utilisez l'un des boutons de suppression de numéro pour modifier l'échéancier.

Durée de l'abonnement

Indiquez le nombre de mois couverts par l'abonnement. Si un échéancier existe déjà, l'application calcule par défaut le nombre de mois comme suit :

(date de fin d'abonnement - date prévue de réception du premier numéro).

Ce nombre est modifiable.

Une fois le calcul de l'échéancier réalisé, vous pouvez modifier l'échéancier en insérant ou supprimant des numéros.

Calcul des échéanciers à deux niveaux

Si la revue utilise une numérotation double (Vol 123 n° 1, Vol 123 n° 2, Vol 124 n° 1…) cochez la case Echéancier à 2 niveaux.

Indiquez dans les champs correspondants les informations suivantes :

racine de la mention de volume (Vol, volume… )

numéro du premier volume

racine de la mention du numéro dans le volume (n°, fasc, ",", "/", …)

nombre de numéros par volume

premier numéro dans le volume

Puis cliquez sur le bouton de validation.