Recherches

Kentika propose différents outils pour effectuer :

• des recherches rapides, proposées sur toutes les listes ;
• des recherches dans les index proposées lorsque vous alimentez la base ou effectuez des recherches ;
• des recherches à partir de masques préalablement paramétrés ;
• des recherches libres à partir d'un outil générique ;
• des recherches 4D permettant d’exploiter les données de gestion.

Toutes ces recherches s'appuient sur un certain nombre de règles.

Définitions et règles d'utilisation

Pour une bonne utilisation des outils de recherche, il est indispensable de connaître les règles d'utilisation présentées ci-après.

Opérateurs booléens de recherche

Définition

Une recherche est généralement composée de plusieurs critères, qui seront combinés à l'aide d'opérateurs dits booléens. Ces opérateurs sont au nombre de trois :

Et

Tous les critères combinés avec cet opérateur doivent figurer dans la notice pour que celle-ci apparaisse dans la liste de résultat. L'ordre des éléments n'a pas d'importance.

Exemple : Cinéma & Télévision permet de retrouver les notices parlant à la fois du Cinéma et de la Télévision.

Ou

Au moins l'un des critères combinés avec cet opérateur doit figurer dans la notice pour que celle-ci apparaisse dans la liste de résultat. L'ordre des éléments n'a pas d'importance.

Exemple 1 : Cinéma / Télévision permet de retrouver les notices parlant soit du cinéma, soit de la télévision, soit des deux.

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Exemple 2 : pour retrouver les documents de type Article ou Ouvrage, il faut utiliser l'opérateur OU (Article / Ouvrage), car un document est soit un article, soit un ouvrage, mais en aucun cas les deux à la fois.

Sauf

Permet d'exclure du résultat les notices répondant au critère Sauf. L'ordre des éléments est très important.

Exemple 1 : Cinéma \ Télévision permet de retrouver les notices contenant le terme Cinéma mais ne contenant pas le terme Télévision.

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Exemple 2 : Télévision \ Cinéma permet de retrouver les notices contenant le terme Télévision mais ne contenant pas le terme Cinéma.

Règles d'utilisation

Dans les équations de recherche, les opérateurs sont réglés par défaut aux valeurs suivantes :

• " & " pour l'opérateur ET
• " / " pour l'opérateur OU
• " \ " pour l'opérateur SAUF

Cependant, si vous exploitez la recherche plein texte, il est fortement conseillé d'utiliser les opérateurs suivants :

• AND pour ET
• OR pour OU
• NOT pour SAUF

Cette personnalisation s'effectue dans les paramètres de connexion du serveur web.

Opérateurs de proximité

Définition

Ils permettent de restreindre ou élargir la recherche selon le positionnement des termes recherchés les uns par rapport aux autres.

Règles d'utilisation

Kentika propose dans ses outils de recherche ou de consultation des index les opérateurs de proximité suivants, disponibles dans un menu déroulant :

• Contient un des mots : correspond à l'utilisation de l'opérateur OU entre les valeurs recherchées
• Contient tous les mots : correspond à l'utilisation de l'opérateur ET entre les valeurs recherchées, quel que soit l'ordre des mots.
• Contient tous les mots dans l'ordre : correspond à l'utilisation de l'opérateur ET entre les valeurs recherchées, en tenant compte de l'ordre dans lequel ils apparaissent. D'autres mots peuvent s'intercaler entre eux.
• Contient l'expression : correspond à la recherche d'un groupe de mots contigus à l'intérieur d'un champ.
• Commence par l'expression : correspond à la recherche d'un groupe de mots contigus placé au début d'un champ.
• Est égal à l'expression : correspond à la recherche d'un groupe de mots contigus égal au contenu d'un champ ou d'une valeur dans le cas d'un champ multivalué (exemple : les descripteurs)

Parenthésage

Définition

Lorsque l'on doit combiner plusieurs critères entre eux, on utilise non seulement des opérateurs booléens, mais également des parenthèses qui indiquent dans des recherches complexes les ordres ou priorités de combinaisons.

Exemple : Economie & (Italie / Espagne) n'a pas le même sens que (Economie & Italie) / Espagne. Dans le premier cas, on obtient les documents parlant d'économie en Italie ou en Espagne. Dans le second, on obtient les documents parlant soit d'économie en Italie, soit simplement de l'Espagne.

Règles d'utilisation

Dans le cas où les parenthèses ne seraient pas saisies, Kentika applique un parenthésage dit implicite, qui suit les règles suivantes :

Le parenthésage est implicite autour d'un OU

S'il n'y a qu'un opérateur OU et un autre opérateur, le parenthésage est implicite autour du OU.

Exemple : Cinéma / Télévision & Article est équivalent à (Cinéma / Télévision) & Article

Au-delà, le parenthésage est obligatoire

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Exemple : si on souhaite les documents sur l'économie de la France, l'Italie ou l'Espagne, il faut composer l'équation (France / Italie / Espagne) & Economie ou bien Economie&(France / Italie / Espagne).

Car France / Italie / Espagne & Economie est équivalent à (France / Italie) / Espagne & Economie

L'opérateur Sauf s'applique à tout ce qui précède

Exemple 1 : France / Italie / Espagne \ Economie est équivalent à (France / Italie / Espagne) \ Economie

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Exemple 2 : France / Italie & Espagne \ Economie est équivalent à ((France / Italie) & Espagne) \ Economie ou (France / Italie) & (Espagne \ Economie) ou encore (France / Italie & Espagne) \ Economie

Troncatures

Définition

La troncature permet de remplacer 1 ou plusieurs caractères dans la chaîne de caractères recherchée. La troncature peut être une :

• Troncature à droite : la recherche porte sur tout ce qui commence par les caractères saisis.

Exemple : aliment@ revient à rechercher tout ce qui commence par “aliment” (aliment ou aliments ou alimentation ou alimentaire, etc).

• Troncature à gauche : la recherche porte sur tout ce qui se termine par les caractères saisis

Exemple : @formation revient à rechercher sur tout ce qui se termine par “formation” (formation ou malformation ou désinformation, etc)

• Troncature centrale : la recherche porte sur tout ce qui commence et se termine par les caractères saisis

Exemple : info@tion revient à rechercher sur tout ce qui commence par "info" et se termine par "tion" (information, informatisation, etc).

Règles d'utilisation

La troncature est symbolisée dans Kentika par le signe @ qu'il suffit de saisir là où on souhaite l'appliquer.

Il est possible de demander une troncature implicite à droite, pour rechercher tout ce qui commence par les caractères saisis, en cochant l'option "Commence par". Sinon la recherche se fera sur la valeur exacte ou il faudra saisir le symbole de troncature (@)

NB : cette option est proposée pour les opérateurs de proximité de type Contient. Elle disparaît si vous sélectionnez un opérateur concernant une expression.

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Autopostage

Définition

Cette fonction permet d’exploiter de manière automatique les relations existant entre les termes du thesaurus afin d’étendre la recherche. Il existe trois types d’autopostage :

autopostage ascendant

Consiste à remonter dans l’arborescence pour exploiter les termes génériques d’un descripteur. Cela permet d’obtenir des documents traitant du sujet choisi ou de sujets plus généraux.

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Exemple : On a dans le thesaurus l’arborescence suivante :

• France
  • Ile de France
    • Paris
• En recherchant sur Paris, on obtient uniquement les documents traitant de Paris.
• Avec un autopostage ascendant sur un niveau, on obtiendra les documents traitant de Paris ou d’Ile de France.
• Avec un autopostage ascendant sur deux niveaux, on obtiendra les documents traitant de Paris ou d’Ile de France ou de France.
• Etc

Avec un autopostage ascendant sur tous les niveaux, on remontera jusqu’au plus haut niveau de l’arborescence.

autopostage descendant

Consiste à descendre dans l’arborescence pour exploiter les termes spécifiques d’un descripteur. Cela permet d’obtenir des documents traitant du sujet choisi ou de sujets plus précis.

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Exemple : On a dans le thesaurus l’arborescence suivante :

• France
  • Ile de France
    • Paris
  • Alsace
    • Haut-Rhin
    • Bas-Rhin

En recherchant sur France, on obtient uniquement les documents traitant de la France en général.

Avec un autopostage descendant sur un niveau, on obtiendra les documents traitant de la France ou de l’une de ses régions.

Avec un autopostage descendant sur deux niveaux, on obtiendra les documents traitant de la France ou de l’une de ses régions ou de l’un de ses départements.

Etc

Avec un autopostage descendant sur tous les niveaux, on exploitera toute l’arborescence descendante d’un terme.

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• Autopostage sur les termes associés

Consiste à rechercher sur les termes voisins d’un descripteur pour exploiter ses termes associés.

Règles d'utilisation

L'autopostage se règle avec l'outil suivant, qui n'apparaît que lorsque la recherche concerne au moins un champ de type thesaurus :

Autopostage ascendant

La partie haute de l'ascenseur permet de remonter ou non dans le thesaurus :

• Abaisser au maximum l'ascenseur, de manière à obtenir une croix, pour ne pas. remonter dans le thesaurus ; dans ce cas, la recherche ne porte que sur le descripteur saisi.
• Relever l'ascenseur d'un degré pour remonter sur un niveau hiérarchique (c'est-à-dire rechercher sur le descripteur saisi et sur ses termes génériques) ;
• Relever l'ascenseur de 2 degrés pour remonter sur deux niveaux hiérarchiques (c'est-à-dire rechercher sur le descripteur saisi, ses termes génériques et les termes génériques de ses génériques).
• Relever l'ascenseur au plus haut degré pour balayer tous les niveaux hiérarchiques ascendants (c'est-à-dire rechercher sur le descripteur saisi, ses termes génériques et les termes génériques de ses génériques, etc, jusqu'à arriver au premier niveau du thesaurus).

Autopostage descendant

La partie basse de l'ascenseur permet de descendre ou non dans le thesaurus :

• Remonter au maximum l'ascenseur, de manière à obtenir une croix, pour ne pas descendre dans le thesaurus ; dans ce cas, la recherche ne porte que sur le descripteur saisi ;
• Abaisser l'ascenseur d'1 degré pour descendre d'1 niveau (c'est-à-dire rechercher sur le descripteur saisi et sur ses termes spécifiques) ;
• Abaisser l'ascenseur de 2 degrés pour descendre sur 2 niveaux (c'est-à-dire rechercher sur le descripteur saisi, ses termes spécifiques, les termes spécifiques de ses spécifiques) ;
• Abaisser l'ascenseur de 3 degrés pour descendre sur 3 niveaux ;
• Abaisser au maximum l'ascenseur pour descendre tous les niveaux.

Terme associé

Si la case centrale est cochée, la recherche s’effectuera sur tous les termes associés des descripteurs sélectionnés.

Utilisation des alias

Définition

Les alias sont les :

• équivalents attribués aux auteurs et références (ex : CNRS a pour alias Centre National de la Recherche Scientifique) ;
• les synonymes (aussi désignés par "employés pour") pour les descripteurs.

 

Règles d'utilisation

Kentika propose une option intitulée "Rechercher aussi sur les alias". Si elle est cochée, cela active l'utilisation des alias et permet de saisir indifféremment le nom ou l'un des alias d'un auteur, référence ou descripteur. Si elle ne l'est pas, la recherche ne portera que sur le nom des auteur, référence ou descripteur.

Approximation phonétique

Définition

Cette fonction permet de rechercher sur la forme exacte d’un terme ou sur une forme approximative, de manière à remédier aux éventuelles erreurs d’orthographe.

Règles d'utilisation

L’approximation s’appuie sur la table de correspondances mise en place en Préférences.

Kentika propose une option intitulée "Approximation phonétique".

Si elle est cochée, la recherche portera sur la forme d'écriture saisie, mais également sur les formes approchantes, conformément aux règles définies. Si elle ne l'est pas, la recherche ne portera que sur la forme d'écriture saisie.

Exemple : si la correspondance entre "nn" et "n" est établie et que l’on tape "professionnel", Kentika trouvera "professionnel". A l’inverse, si on tape "pannel", Kentika trouvera "panel".

NB : Cette option est proposée pour les opérateurs de proximité de type Contient. Elle disparaît si vous sélectionnez un opérateur concernant une expression.

Recherches rapides

Sur toutes les listes figure en haut à droite une zone de recherche rapide. Les critères saisissables vont varier selon chaque table. Ces mêmes critères seront utilisés lors de la consultation des index et en recherche par défaut sur des champs de type lien.

• Document : recherche sur le titre ou l'une de ses traductions ou le numéro d'enregistrement ou le numéro de document ;
• Auteur : recherche sur le nom ou l'alias ou le numéro d'enregistrement ;
• Référence : recherche sur le nom ou l'alias ou le numéro d'enregistrement ;
• Thesaurus : recherche sur le nom ou l'alias ou la traduction ou le numéro d'enregistrement ;
• Personne : recherche sur le nom ou l'identifiant ou le numéro d'enregistrement ;
• Emprunt : recherche de type Contient sur l'identifiant de la personne ou l'objet emprunté ;
• Revue : recherche sur le titre ou le numéro d'enregistrement ;
• Commande : recherche sur le numéro ou la référence de la commande ;
• Ligne de commande : recherche sur le titre ou le destinataire ;
• Fournisseur : recherche de type Contient sur le code ou le nom ;
• Service : recherche de type Contient sur le code ou le nom.

Il est possible d'utiliser les opérateurs booléens.

Les règles de recherche appliquées sont : présence de tous les mots avec arobase implicite à droite.

Consultation des index

Tout champs de type lien (vers document, auteur, référence ou personne), de type thesaurus ou de type code dispose, en saisie comme en recherche, d'un accès à son index en cliquant sur le bouton :

NB : En recherche, l'accès à l'index est proposé si la zone de recherche porte uniquement sur des champs contrôlés par cet index.

Cette fenêtre est composée de deux zones :

• en haut, la zone de saisie des critères de recherche ;
• en bas, la zone d'affichage du résultat en mode liste alphabétique, permutée ou hiérarchique pour le thesaurus.

Saisie du critère recherché

Saisissez dans la zone de saisie intitulée "Rechercher", la ou les valeurs à rechercher dans l’index que vous consultez (possibilité d'utiliser les opérateurs booléens).

Selon la table, vous pouvez taper les informations suivantes :

• nom de l'auteur pour un champ de type Lien vers auteur
• nom de la référence pour un champ de type Lien vers Référence
• nom de la personne ou identifiant pour un champ de type Lien vers Personne
• nom d'un descripteur ou d'une de ses traductions pour un champ de type Thesaurus
• titre d'un document pour un champ de type Lien vers Document

Pour l’index d'un champ de type code, la recherche n’est pas nécessaire car toutes les valeurs paramétrées sont affichées par défaut.

Pour visualiser la totalité de l'index, tapez le signe "@".

NB : En saisie de notice, si vous avez appelé l'index à partir d'une zone qui contenait déjà une valeur, l'index affiche automatiquement cette valeur.

Règles de recherche

Opérateur de proximité

Choisissez dans le menu déroulant l'opérateur de proximité à utiliser :

• Contient un des mots
• Contient tous les mots
• Contient tous les mots dans l'ordre
• Contient l'expression
• Commence par l'expression
• Est égal à l'expression

NB : Si vous choisissez " Est égal à l'expression", Kentika recherchera sur l'expression saisie, sans détecter d'opérateurs booléens.

Approximation phonétique

Cochez cette option pour effectuer une recherche en bénéficiant des règles d'approximations phonétiques mises en place. Sinon, la recherche s'effectuera sur les valeurs réellement saisies dans la base.

NB Cette option n'est pas proposée avec les recherches sur expression.

Mot commence par

Cochez cette option pour disposer d'une troncature implicite à droite (recherche sur tout ce qui commence par les caractères saisis). Sinon la recherche se fera sur la valeur exacte.

NB : Possibilité d'utiliser le signe arobase (@) comme troncature manuelle, qu'elle soit centrale, à gauche ou à droite.

Cette option n'est pas proposée avec les recherches sur expression.

Rechercher aussi sur les alias

Cochez cette case, utile pour les Auteurs, Références ou Descripteurs, pour étendre la recherche aux alias ou synonymes.

Restrictions

En haut à gauche de la fenêtre apparaît la liste des types affectés à la table consultée (document, auteur, référence ou personne) ou pour les descripteurs la liste des descripteurs de premier niveau (thesaurus si vous travaillez en multi-thesaurus, descripteurs maîtres si vous travaillez en mono thesaurus, ou termes spécifiques d'un descripteur qui limite la saisie d'un champ aux seuls éléments de sa branche).

Sélectionnez un ou plusieurs types pour limiter la recherche aux valeurs de ce type, ou pour les descripteurs, sélectionnez un ou plusieurs termes pour limiter la recherche aux descripteurs appartenant à ces branches.

Lancement de la recherche

Une fois tous les éléments précédents indiqués, cliquez sur le bouton Rechercher.

Liste de résultat

Kentika affiche les valeurs de l'index trouvées. Deux modes d'affichage (trois pour le thesaurus) sont proposés. Choisissez l'un des modes en cliquant sur l'onglet correspondant.

Mode Liste

Ce mode, proposé par défaut, propose le résultat sous forme de liste alphabétique.

Sélectionnez l'une des valeurs proposées pour visualiser en bas de la fenêtre des informations complémentaires. Le modèle de présentation est basé sur la même maquette que celle utilisée sur l'explorateur.

Mode Liste permutée

Ce mode d'affichage permet de visualiser les valeurs classées alphabétiquement à chaque mot contenu.

Exemple : Gestion documentaire va se trouver classée à la lettre "D" pour le mot documentaire, et la lettre "G" pour le mot gestion

Mode Hiérarchique

Ce mode, réservé au thesaurus, permet d'effectuer une consultation en mode hiérarchique. Cliquez sur les triangles pour déployer ou refermer l'arborescence du terme sélectionné.

Sélection de valeurs

Si vous êtes en saisie de notice, vous ne pouvez sélectionner qu'une valeur, qui se reportera dans le champ à partir duquel vous avez consulté l'index.

Si vous êtes en recherche, vous pouvez sélectionner plusieurs valeurs, qui se reporteront dans la zone de saisie des critères, séparés par l'opérateur " / " (Ou).

Le choix d'une valeur à partir de listes d'index implique de rechercher sur la valeur exacte, quelles que soient les règles de recherche choisies. La valeur choisie est reportée entre doubles crochets.

Pour sélectionner une valeur, double-cliquez dessus ou cliquez sur le bouton "OK".

Pour refermer la fenêtre sans sélectionner de valeur, cliquez sur le bouton "Annuler".