La centrale d'importation : "Dossier"

Préambule

Lors du paramétrage de la centrale d'importation, une des options est de mettre en surveillance un dossier et d'importer dans la base de données tout nouveau document trouvé dans le dossier ou les sous-dossiers. Vous devez prélablement vous assurer qu'un filtre d'import a bien été réalisé.

Importation des fichiers contenus dans un dossier

Structuration du dossier

La mise en surveillance du contenu d'un dossier peut analyser les fichiers qui le composent jusqu'à trois niveaux.

Dans l'exemple ci-dessous, le dossier "Photo" est mis en surveillance. Le premier niveau de sous-dossiers correspond aux mois et année de prise de vue, le deuxième niveau correspond au lieu et le troisième à un commentaire.

A l'intérieur de chaque sous-dossier peuvent se trouver des fichiers

Mise en correspondance

Chaque niveau de sous-dossier correspondant à une information de la base de données, la mise en concordance s'effectue en sélectionnant les rubriques dans les pop-up menus proposés en face de chaque niveau de profondeur de dossier.

NB : ceci est optionnel et le programme peut se contenter du premier niveau.

Correspondance "Nom du sous-dossier" et "rubrique à alimenter

Résultat

A l'issue de l'exécution du programme d'importation, les fiches suivantes sont créées avec les rubriques alimentées à partir des noms de dossiers.

Fiches créées dans l'application

Notion de reportage

Un reportage correspond au cas où une fiche doit être créée pour regrouper plusieurs images. Pour cela, il faut créer un dossier portant le nom de l'image principale et mettre les images devant appartenir à la même fiche dans le dossier.

Structuration dans le disque dur

Lors de l'import, une seule fiche est créée à partir de l'image principale et les autres images sont regroupées au sein de cette fiche :

Création d'un reportage

Dédoublonner sur le nom

Le nom est le chemin d'accès au fichier. Si cette option est cochée, Kentika recherche dans la table des archives un fichier ayant le même chemin d'accès. Si une telle fiche existe, soit elle est remplacée si "conserver les versions en archive" n'est pas cochée, soit une nouvelle archive est créée et attachée à la même fiche document, son nom est alors suffixé par "_v" suivi du numéro de version.

Filtrer le contenu

Dans le cas où un dossier comporterait plusieurs types de fichiers, on sera amené à créer plusieurs programmes d'import, un par type de fichier, et dans ce cas, chaque programme ne traitera qu'un nombre limité de type que l'on indiquera en saisissant dans la zone correspondant les extensions.

Dans le dossiers de photos, seuls les fichier .JPG sont à intégrer

Surveiller un dossier sur le serveur de données

Cas particulier : dans le cas d'un dossier à surveiller sur le serveur de données, après sélection d'un dossier sur le poste client, il est demandé une confirmation du chemin d'accès du dossier. Il est alors possible de modifier le nom du dossier afin de tenir compte de son chemin d'accès sur le poste serveur.

Confirmation et / ou modification du chemin d'accès au dossier.

Règles d'importation

Lors de l'import d'un fichier d'un dossier, ce dernier ne peut correspondre à un export d'enregistrements, donc seule l'option "Filtre d'import" est proposée.

Si l'option "Archiver le fichier" n'est pas sélectionnée et que l'on traite un fichier image, le fichier original n'est pas transféré dans le dossier ALGEDIM, par contre, une imagette et une image basse résolution sont calculées.

Si le nom du dossier comporte "ISO2709", les fichiers qu'il contient sont considérés comme étant au format ISO 2709 et seront préalablement convertis en format texte avant import.