La Gestion Electronique de Documents

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Présentation

La gestion électronique regroupe l'ensemble des traitements informatiques de gestion des documents électroniques tels que l'acquisition, le traitement, la reconnaissance optique de caractères, la recherche en texte intégral, la conservation et l'accès à ces documents.

La Gestion Electronique de Documents couramment appelée GED est également appelée GEIDE (Gestion Electronique de l'Information et des Documents Existants).

En anglais, on utilise également les appellations suivantes : ECM (Electronic Content Management) et EDM (Electronic Document Management).

Objectifs

L'objectif de la GED est de référencer l'ensemble des documents d'une entreprise qu'ils soient structurés ou non afin de rationaliser et automatiser leur cycle de vie. La mise en place d'une GED s'effectue en plusieurs étapes.

Mise en place d'une Gestion électronique de documents

Kentika vous accompagne dans toutes les étapes nécessaires à la mise en place de votre GED :

Acquisition

L'acquisition est une opération permettant d'obtenir une information en vue d'alimenter le contenu d'un document.

Cette information peut être saisie ou numérisée.

Stockage

La mémorisation a pour but de pérenniser l'information.

Les documents sont d'abord indexés puis archivés.

Cette étape garantie la facilité d'accès aux documents lors de la consultation.

Consultation

La consultation permet d'accéder aux documents par desrecherches.

Ces recherches peuvent porter sur le descriptif du document ou sur le contenu lui-même (recherche en texte intégral).

La recherche en texte intégral n'est possible que si le document numérisé a été "océrisé".

L'OCR terme anglais signifiant "Optical Character Recognition" permet la Reconnaissance Optique de Caractères (ROC), c'est à dire la reconnaissance de caractères à travers une image (cas des documents pdf par exemple).

Production

La production peut être sur papier ou électronique.

Kentika dispose d'un certain nombre de ressources pour cela.

Cette étape peut être effectuée en parallèle avec la diffusion.

Diffusion

La mise en place et le paramétrage d'un serveur web permettent aux utilisateurs d'accéder à l'information depuis un intranet ou un extranet.

La mise en place d'une DSI permet d'adapter la diffusion en fonction du profil de l'utilisateur.