Organisation et attributs des archives

A une fiche descriptive peuvent correspondre une ou plusieurs archives (ou pièces jointes). Ces dernières peuvent être de nature distincte et avoir des règles de diffusion différentes.

Quelques cas de figure fréquemment rencontrés :

Ouvrage : une photo de la couverture (au format jpeg), le sommaire (au format pdf) ;

Article : l'article numérisé et océrisé, certains proposés en libre consultation, d'autres soumis à paiement de redevances ;

Reportage photo : une photo représentative de l'évènement, des photos complémentaires, des photos non diffusables (exemple : cas de droit à l'image non obtenu) ;

Rapport : la version définitive diffusable et non modifiable au format pdf, le fichier source au format traitement de texte, les éléments constitutifs (photo, tableaux, graphiques...) ;

Texte règlementaire : la version en cours, un brouillon en cours d'élaboration, les versions antérieures.

L'organisation des archives proposée dans Kentika permet de mettre en place un paramétrage propre à chaun de ces cas de figure.

Notion de plan de classement

Kentika permet de mettre en place son plan de classement et de définir des règles propres à chacun des item. Cette fonction est accessible via le menu "Préférences / Paramétrage / Archivage", dans la section à droite du dialogue.

Vous pouvez choisir de travailler avec ou sans plan de classement que ce soit au niveau global, au niveau d'un type de document, au niveau d'un document. L'affectation d'une archive à une branche du plan de classement n'est pas obligatoire.

Un plan de classement est composé de branches qui peuvent concerner :

• tous les types de document ;
• certains types de document ;
• un seul type de document.

Kentika distingue :

• le plan de classement proposé lors de la saisie ou la modification d'une fiche document : composé des branches possibles pour le type de document de la fiche ;
• le plan de classement affiché : composé des branches pour lesquels des archives ont été affectées pour un document donné.

 

Attributs

Pour chaque niveau de plan de classement sont affectés :

• un code (information qui sera stockée dans chaque fiche image) ;
• un libellé (et ses traductions) ;
• un commentaire (utilisé seulement sur cet écran pour commenter le paramétrage, facultatif) ;
• une icône (présentée en face du libellé, facultatif) ;
• le type ou extension (mention none si pas le niveau ne sert que pour l'affichage, facultatif) ;
• les règles de consultation.

Code

Cette zone peut recevoir deux types d'information :

• si l'arborescence définie dessous doit être réservée à certains types d'enregistrements (document, personne, référence, auteur ou revue), le code doit être exprimé sous la forme : TYPE: suivi du type d'enregistrement. Pour qu'une arborescence soit proposée pour plusieurs type, il suffit de séparer les types par des ;. Dans l'exemple ci-dessus, "Basse résolution" et "Haute résolution" ne sont proposés que pour les documents de type "Photo" alors que "Confidentiel" et "Ne pas diffuser" sont proposés pour les documents de type "Classeur" et les documents de type "Reportage".
• le code qui sera enregistrée avec chaque archive lorsque cette dernière aura été affectée à ce niveau de classement.

Les classements : "Principale" et "Secondaire" ne seront proposés que pour les documents de type "Photo"

 

 

Les classements : "Couverture" et "Sommaire" ne seront proposés que pour les documents de type "Ouvrage" et les documents de type "Règlementation"

Recherches multi-critères

Pour rechercher tous les documents ayant au moins un fichier enregistré dans un classeur donné :

 

Libellé

Il n'y a pas de règle imposée pour la graphie du libellé ; chaque libellé peut être traduit.

Icône

Cette option est maintenue pour des raisons de compatbilités avec les version antérieures à Atomic mais n'est plus utilisée.

Type ou extension

Par défaut, un niveau de classement peut recevoir tout type de fichier. Pour restreindre à un type, il sugffit de la préciser ici. Pour ne pas permettre d'affecter un fichier à un niveau (qui devient alors un niveau de regroupement, indiquer "none" dans le type.

 

Aucun rattachement de fichier pour le niveau "Publication

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L'option est affichée mais non sélectionnable dans l'application Kentika client

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De même, dans la saisie web, "Publication" ne peut être sélectionnée.

A propos des types : le filtrage n'est pas proposé par les navigateurs, le type est donc mentionné "pour information" dans le menu déroulant (voir copie d'écran ci-dessus).

Cas particulier des images (type : jpg)

Si vous souhaitez proposer une image mais que le lien généré sur l'image pointe sur un fichier autre que l'image elle-même, indiquer le type "jpg" pour le niveau de classement correspondant à l'image à afficher et demandez à ce que le lien généré corresponde à soit un autre niveau, soit une URL de la fiche.

 

Grâce à ce paramétrage, si une couverture et un sommaire sont attachés à un document de type "Ouvrage", si l'internaute clique sur la couverture, c'est le sommaire qui sera ouvert.

Arborescence et ordre

 

Utiliser les flèches "haut" / "bas" et "identer" / "désindenter" pour régler l'ordre des niveaux

Proposé en consultation

La confidentialité des archives est sensible. Avant de proposer un fichier à un internaute, Kentika effectue une série de vérifications.

1 - L'internaute doit avoir accès à la fiche descriptive en consultation ;

2 - L'internaute doit appartenir à un groupe ayant l'autorisation "Consulter une archive" ;

3 - Si un script "Ascript_Archive_Aut" existe, son exécution doit retourner un niveau 5 ;

4 - Si l'internaute a l'autorisation "Consulter une archive" mais pas "Modifier une archive", le commentaire de l'archive ne doit pas commencer par * (cette fonction est maintenue pour des raisons de compatibilité mais peut être remplacée par la création de niveaux de classement appropriés) ;

5 - Si le fichier appartient à un niveau de classement, ce dernier doit être proposé en consultation ;

6 - Si une autorisation a été définie sur le niveau de classement, l'internaute doit disposer de cette autorisation.

Pour info : lorsqu'une fiche est ouverte en modification, toutes les archives sont proposées, quelles que soient les règles qui ont été définies pour la consultation.

 

Un fichier rattaché à un niveau ayant ce paramétrage sera visible dès la liste à condition que l'internaute dispose de l'autorisation "Membre groupe de travail".

NB : le symbole (*) signifie que c'est une autorisation propre à la base.

Visible en liste / sur la page

Lors de l'affichage d'une liste d'enregistrements sur le web, Kentika propose un fichier et indique s'il existe d'autres fichiers attachés à la notice consultables par l'internaute (ie : non confidentiels).

Pour cette fiche : il existe 3 fichiers en plus de celui qui est proposé (pdf)

S'il existe plusieurs fichiers affectés à un niveau ayant l'attribut "Visible en liste", Kentika propose le premier trouvé.

GED et recherche full text

Lors de l'affichage d'une fiche, si un des fichiers a été trouvé suite à une recherche dans son contenu, ce dernier est affiché avec son nom en rouge :

 

Ici : les deux derniers fichiers contiennent l'expression cherchée.

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