Revues : circulation

Introduction

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Les listes de circulations permettent de définir la liste des personnes qui doivent recevoir les numéros d'une revue.

Ces personnes peuvent faire l'objet d'un emprunt ou d'une réservation si nécessaire. Dans ce cas, un emprunt ou une réservation sera enregistré pour le numéro reçu au nom des personnes concernées.

Vous pouvez également imprimer la liste de circulation à partir de cet écran.

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Onglet Circulation

 

Listes de circulation

1 Le tableau permet d'organiser la liste de circulation de la revue entre les personnes souhaitant la consulter. Ces personnes peuvent être connues (c'est à dire saisies dans le fichier des personnes) ou non de l'application.

La liste de circulation est automatiquement éditée à l'issue du bulletinage. Vous pouvez également éditer la liste des revues par destinataire.

Le tableau de circulation est composé de 5 colonnes : n° de liste (de 1 à n, en fonction de ce qui a été saisi en paramétrage des revues. Ce numéro est modifiable), nom de liste, n° d'ordre dans la liste de circulation, identifiant, nom de personne.

 Types de listes

La liste déroulante : contient les différentes listes de circulation ; en sélectionner une avant d'ajouter une personne ; celle-ci sera automatiquement placée dans la liste choisie.

Ajout d'une personne

Pour saisir une personne, cliquez à l'intérieur de la zone de circulation puis sur ce bouton ou utilisez la touche Entrée du pavé numérique du clavier.

Si la personne est connue de l'application, il vous suffit de saisir son nom ou son identifiant dans la colonne Identifiant.

Si plusieurs valeurs commencent par les caractères saisis, la liste des personnes concernées s'affiche. L'application reporte automatiquement l'identifiant, le nom, le prénom et le genre de la personne sélectionnée dans la liste.

Si la personne n'est pas saisie dans le fichier des Personnes, saisissez directement dans la colonne Nom personne son nom complet, tel qu'il devra figurer sur la liste de circulation. L'application l'ajoute dans la liste de circulation mais ne propose pas de créer une fiche personne.

 Enlever une personne

Ce bouton permet de supprimer de la liste de circulation la personne préalablement sélectionnée. Ceci ne provoque pas la suppression de la personne dans le fichier Personne.

 Imprimer les listes

Affiche les dialogues standard d'impression permettant d'éditer la liste de circulation. Un message vous demande au préalable d'enregistrer ou non les modifications effectuées sur la circulation.

NB : Cette édition vous est proposée après la réception des numéros de cette revue.

Trier

En cliquant sur l'en-tête d'une colonne, les données sont triées sur les valeurs de cette colonne :

 le tri permet de trier les personnes par n° de liste, et par ordre à l'intérieur de chaque liste ;

 le tri recalcule en même temps les numéros d’ordre des personnes de 1 à n.

 Nombre de jours par personne

Indiquez ici le nombre de jours attribués par personne lorsque la revue part en circulation (sur la liste n°1 uniquement) ; cette information est exploitée si vous enregistrez en tant qu'emprunt le départ de la revue en circulation.

Circulation en semi-marguerite

Certaines circulations de revues combinent un circuit en continu et en marguerite : la revue circule auprès de plusieurs personnes puis revient à la documentation avant de repartir en circulation auprès d'un autre groupe de personnes.

Pour mettre en place ce type de circulation, il faut insérer dans la liste n° 1 une personne dont le nom commence par Retour (sans identifiant), de manière à marquer une rupture dans le circuit.

A l'issue du bulletinage, l'application crée un emprunt au nom de la première personne de la liste, et des réservations au nom des personnes placées juste après chaque rupture symbolisée par la personne dont le nom commence par Retour.

Exemple : vous constituez la liste de circulation n° 1 suivante :

Dupont Jean, Doucelin Catherine, Monge Isabelle, Retour à la documentation, Durandal Eric, Martin Alain, Durant Anne, Retour à la documentation, Marin Paul, Legrand Eric.

Suite au bulletinage, le prêt sera enregistré au nom de Dupont Jean et les réservations aux noms de Durandal Eric et Marin Paul.

Sur l'édition des listes de circulation au format A5, la date limite de retour à la documentation s'affiche, en tenant compte du délai de circulation auprès de chaque personne.

Création de fiches documents lors du bulletinage

2 Sur la fiche de la revue pour laquelle on souhaite la création automatique de fiche document à l'issue du bulletinage, cocher la case "Créer une fiche document par n° reçu".

 Liste des documents

Ce bouton affiche, dans un nouvel explorateur, la liste de tous les documents créés à l'issue du bulletinage.

Emprunts

3 Cochez la case Emprunt autorisé pour autoriser l'emprunt de la revue et indiquez à côté la durée maximale de l'emprunt. Par défaut, apparaît le nombre de jours saisi en paramétrage.

Si l'option "Créer une fiche document par n° reçu" n'a pas été cochée, un emprunt sera créé avec le numéro de la revue sans lien avec la table documents.

NB : Dans le paramétrage, vous pouvez interdire l'emprunt du dernier numéro reçu d'une revue.

Compteurs d'emprunts

Les compteurs d'emprunts et de réservations de la revue apparaissent à droite de la case à cocher Emprunt autorisé :

 

Ils sont automatiquement mis à jour par l'application lors de la saisie d'un nouvel emprunt ou d'une nouvelle réservation.

La remise à zéro de ces compteurs, une fois vos statistiques effectués, se fait en déclenchant les Traitements périodiques qui s’exécutent à partir du bouton Action de la liste des emprunts. Cette opération remet à zéro les compteurs d'emprunts et réservations.

Relance

4 Cette option permet de choisir le mode de communication avec la revue pour le traitement des numéros manquants et les ré-abonnements :

• Défaut : courrier standard (onglet texte de la lettre-type)
• Traitement de texte : si vous cochez cette option, la liste des maquettes de lettres de relance des revues est affichée, il faut choisir la maquette à associer à la revue
• Email : si vous cochez cette option, la liste des maquettes de lettres de relance des revues est affichée, il faut choisir la maquette à associer à la revue ; vous ne pouvez cocher cette option que si l'email de la revue est saisi dans la zone Adresse Email à droite.

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