Revues : édition des numéros manquants (listes, relances)

Préambule

Lors de la réception des numéros des revues, l'échéancier est parfois incomplet et il est nécessaire de connaître la liste des numéros en retard et le cas échéant de relancer les fournisseurs.

Introduction

L'édition des numéros manquants permet d'imprimer la liste des numéros manquants et / ou d'envoyer une lettre de relance aux fournisseurs des revues concernées.

Il est possible de restreindre la relance à une sélection de revues et de choisir le format d'envoi avant d'exécuter la relance.

Ecran d'édition des numéros manquants

Sélection des numéros à relancer

1 Sélection du site, des enregistrements et de la date de relance .

Site

Cette option est active si vous possédez l'option multi-sites.

Vous devez sélectionner le site pour lequel vous souhaitez effectuer votre relance.

Par défaut, le site principal est sélectionné.

Recherche des enregistrements

Vous pouvez choisir de relancer 2 types de sélection :

"Rechercher dans tout le fichier des revues" : parcours la liste de toutes les revues et relance les numéros manquants trouvés.

"Rechercher dans la sélection courante" : vous devez avoir auparavant sélectionné des revues dans l'explorateur si vous souhaitez utiliser cette option. Seules les revues sélectionnées seront prises en compte. Si aucune revue n'est sélectionnée dans l'explorateur, seules les revues affichées seront prises en compte.​

Date de la relance

La date proposée par défaut est la date du jour. Le nombre de revues contenant des numéros en retard est indiqué à droite du champ en rouge :

Si vous déclenchez la relance en laissant cette valeur, Kentika déclenchera une relance pour tous les numéros manquants jusqu'à la date du jour.

Si vous changez cette valeur et sortez du champs, le nombre de revues à relancer sera remis automatiquement à jour.

Traitements à effectuer

2 Les traitements possibles sont l'édition, la mise à jour de la date de relance et l'impression des lettres de relances. Ces traitements peuvent s'exécuter en parallèle.

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Editer la liste

Si vous cochez cette option, lors de la validation :

Une fenêtre d'impression s'ouvre :

Cochez "Aperçu avant impression", ce qui vous permettra d'annuler la relance si les informations affichées ne vous conviennent pas ou cliquez sur OK pour lancer l'impression.

Ecran d'aperçu

Mettre à jour la date de relance

Cette option est cochée par défaut, elle permet de mettre à jour la date de relance dans l'échéancier des numéros de la revue.

Editer les lettres de relance

Cette option permet de lancer l'impression des lettres de relance. Chaque fournisseur recevra une lettre avec le récapitulatif des numéros manquants.

Cette option ne propose pas d'aperçu, nous vous conseillons de lancer d'abord une première visualisation avec l'option "Editer la liste".

Diffusion

3 Vous pouvez choisir la maquette, le format de l'envoi et visualiser l'aperçu avant de déclencher la relance.

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Choix de la maquette

La maquette standard "Traitement des n° manquants" est proposée par défaut.

Pour sélectionner une autre maquette, déroulez le menu.

Pour personnaliser et utiliser vos propres maquettes de relance des numéros manquants, vous devez créer des maquettes traitement de texte et leur affecter la destination "Revue/Relance Revue".

Format de l'envoi

Email ou lettre VS Lettre : si l'option "Lettre" est sélectionnée, tous les fournisseurs recevront un courrier papier, sinon, ils recevront un email si une adresse email est renseignée sur la fiche de la revue (données de gestion/onglet circulation/relance).

Aperçu

Si l'option "Email ou lettre" est cochée, l'aperçu permet de visualiser la lettre à gauche et la ressource web à droite sinon seul l'aperçu de la lettre apparaît.

 

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