Métadonnées	Fichiers	Contenu html	Données de gestion	Statistiques

 

Saisir et modifier une fiche : les fichiers attachés (ou GEIDE)

 

Les fichiers attachés à une notice peuvent être en nombre illimités, organisés sous forme de dossiers / sous-dossiers, de n'importe quel type (image, bureautique, email, pdf...). Lors de l'affichage d'une liste sur le portail, une imagette, pré-calculée depuis un fichier .pjg, .png ou .pdf, permet un affichage rapide. Dans le cas où l'option "Document Engine" est installée, un fichier bureautique (traitement de texte, tableur, présentation...) est disponible sous sa forme native et/ou sous forme de fichier pdf. Une imagette peut alors être proposée en pré-visualisation.

Ajouter un / des fichiers

Clic droit le dossier dans lequel vous voulez ajouter des fichiers : les options d'ajout sont proposées.

Ajouter des fichiers

En les sélectionnant depuis les volumes attachés à votre ordinateur.

Numérisation

Si un scanner disposant d'un driver twain est accessible depuis votre ordinateur, celui-ci peut être piloté par Kentika. Le résultat de la numérisation de la page est alors directement intégré (au format .jpg) dans les fichiers attachés à la notice.

Presse papier

Lorsqu'une image est insérée depuis le presse papier, une option de "crop" (redimensionnement) est automatiquement proposée.

NB : grâce aux deux coins situés en haut à gauche et en bas à droite, il est possible d'effectuer une première opération rapide puis d'affiner en saisissant des valeurs numériques.

PDF Composer

Cette option permet d'acquérir, découper et générer des fichiers pdf.

 

Option disponibles pour un fichier

 

Nom du fichier

Donner un nom apparent "standardisé" permettant d'effectuer une recherche (exemple : tous les ouvrages ayant une "couverture" numérisée).

Les noms génériques sont définis en paramétrage de l'archivage.

 

Le nom du fichier peut être également librement fixé soit via le champ "libellé" figurant en bas de liste, soit dans la liste elle-même.

Copier un lien vers le fichier

 

Dans le cas où le lien doit être transmis, par email par exemple, préférer le options incluant l'adresse absolue du serveur http. Par contre, pour intégrer dans une zone de contenu par exemple, il est fortement recommandé de sélectionner une option sans l'adresse absolue du serveur.

Les options proposées dépendent du type de fichier. Dans l'exemple ci-dessus, pour une image, trois tailles différentes sont proposées.

Pour un fichier bureautique, si l'option "Document Engine" équipe votre installation, il est proposé également de générer un lien vers le fichiers pdf correspondant.

NB : la copie de lien vers le fichier nécessite que le fichier soit déjà archivé. Si tel n'est pas le cas, il est nécessaire d'enregistrer la fiche en cours de mise à jour puis de la réafficher.

Supprimer le fichier

 

Cette option enregistre une demande de suppression : une icône de poubelle apparaît alors à gauche de son nom. La suppression ne sera effective que lors de la validation de la fiche. Si vous quittez la fiche sans enregistrer, le fichier ne sera pas supprimé.

Organiser les fichiers

Lorsqu'il y a un nombre important de fichiers attachés à une notice ou bien que des restrictions d'accès doivent être apportées à certains fichiers d'une notice, une organisation en dossiers peut être mise en place. On distingue deux types de dossiers / sous dossiers : ceux définis en paramétrage et proposés pour toutes les notices d'un même type et ceux définis au cas par cas.

Règles applicables aux dossiers définis en paramétrage

- ils sont systématiquement présents ;

- ils ne peuvent être renommés, supprimés ou déplacés ;

- des autorisations peuvent y être affectées.

Règles applicables aux dossiers créés pour une notice

- ils sont créés à la demande ;

- ils peuvent être renommés, supprimés ou déplacés ;

- il est possible de créer autant de niveaux que nécessaire ;

- lors de la suppression, le contenu (les fichiers) sont placés au niveau supérieur dans la hiérarchie ;

- ils ne peuvent être placés au dessus d'un dossier défini en paramétrage

Les fichier et les dossiers créés pour la notice peuvent être déplacés (drag & drop).

Visualiser un fichier

Lors d'un simple clic sur un fichier, son contenu est affiché dans la zone de droite, si son type lui permet d'être pris en charge par le navigateur intégré (ex : jpg ; png ; pdf ; html ou fichiers bureautiques dans le cas où l'option "Document Engine" est installé et si le fichier a déjà été archivé : c'est alors le pdf qui est affiché). Lors d'un double clic : le fichier est ouvert dans son application d'origine.