PDF Review : installation et paramétrage

PDF Review permet de créer automatiquement un fichier PDF à partir d'une sélection de documents avec un sommaire, des signets pour la navigation et l'intégralité des fichiers PDF joints aux documents.

Ce module est particulièrement utile pour adresser des informations à des personnes qui n'ont pas la possibilité de se connecter en permanence à la base de données.

Une application de ce module est la création de produits de type "Panorama de presse". D'autres applications sont possibles (exemples : compiler des textes règlementaires sur un sujet précis, créer des nouveaux dossiers documentaires, répondre à une demande précise d'une personne ...). Le process proposé dans le script décrit en fin de chapitre peut être adapté à vos besoins propres.

Les produits documentaires créés grâce à ce module peuvent être conservés dans la base permettant ainsi de les retrouver à tout moment. Pour chaque article (ou autre document) : enregistrement de l'information permettant de savoir dans quel(s) produit(s) documentaire(s) il aurait été cité.

Pré-requis

Ce module est disponible à partir de la version 1.5.4 r4 de Kentika (novembre 2011). Le driver "PDF_Printer 4" doit être installé sur chacun des postes Kentika client à partir desquels un fichier pdf avec sommaire pourra être généré. Seuls les postes Windows peuvent générer un tel fichier pdf (désolé pour les utilisateurs de mac, le module n'est pas exécutable sur client mac). Vous pouvez installer le driver PDF_Printer 4 fourni sur autant de postes que vous le souhaitez. Si ce dernier est déjà installé sur un poste, il n'est pas nécessaire de le réinstaller. Pour en savoir plus sur ce driver : cliquez ici.

Maquette : sommaire

Le sommaire utilise une maquette traitement de texte dont le code par défaut est "PDF_Print". Le nom de la maquette est utilisé comme nom du premier signet du document pdf final.

Pour générer un pdf avec un sommaire correspondant à une maquette ayant un code autre que "PDF_Print", il suffit de passer ce code en quatrième paramètre du script d'appel à la fonction "PDF_Proc".

Watermark

Le sommaire peut recevoir un watermark. Ceci permet, entre autres, de mettre un fond de page personnalisé et ainsi de dépasser les limites du traitement de texte. Le watermark peut être une image de la bibliothèque des icônes ou un fichier pdf. Dans ce dernier cas, on s'assurera qu'il est disponible sur chacun des postes et identifié à l'aide du même chemin d'accès. Le watermark peut être différent entre la première page du sommaire et les suivantes.

Signets

Par défaut, Kentika génère des signets en utilisant le type de document comme premier niveau de la hiérarchie. Via script, il est possible de définir ses propres signets. Un niveau minimum de connaissances de programmation sous Kentika est alors requis.

Automatisation

Par défaut, deux scripts sont proposés : l'un permet de générer un fichier pdf à partir d'une sélection de documents ; l'autre génère le fichier pdf, propose la génération d'un email avec ce pdf en pièce jointe (pour l'adresser, par exemple, à toutes les personnes figurant sur une liste de diffusion) et un rappel des titres dans le corps du message. Si, dans la structure, il existe un type de document commençant par "Panorama", ce script propose de créer un nouveau document ayant pour titre "Panorama du " et suivi de la date du jour. Les articles figurant dans le document pdf sont reportés dans la rubrique "Contient". Réciproquement, pour chaque article, on pourra ainsi savoir dans quel Panorama de presse il aurait été cité.

Les panoramas de presse seront ensuite automatiquement disponibles sur l'interface web, au même titre que n'importe quel autre type de document.

Ces scripts peuvent être adaptés à ses propres besoins.

Paramétrage

Les éléments précédents étant en place, vous pouvez personnaliser la génération du fichier pdf produit à partir du menu "Préférence/Paramétrage/PDF Printer".

Ecran de paramétrage

Ecran de paramétrage

Watermark

Pour la page 1 du sommaire et les suivantes, vous pouvez sélectionner soit un fichier pdf (seule la première page sera utilisée) soit une image de la table des "icônes". L'élément ainsi sélectionné sera ensuite utilisé en fond de page lors de la génération du sommaire.

Watermark PDF

En utilisant le fichier pdf de gauche lors de la génération du fichier pdf du sommaire, le document produit se présentera comme illustré à droite.

Pour créer un fichier pdf à utiliser en watermark, vous pouvez utiliser un logiciel proposant un export direct en pdf, exemple : OpenOffice Drawing

Créer un pdf à partir d'OpenOffice

Watermark image

Dans le cas d'une image, vous pouvez spécifier la position, l'éventuellement redimensionnement ainsi que les dimensions (si la taille de l'image ne correspond pas exactement à la taille de la zone imprimée.

L'image sélectionnée apparaît en fond

PDF options

Sélectionnez les options qui seront alors appliquées au fichier pdf produit.

Le facteur de compression JPEG s'appliquera aux images lors de l'impression du sommaire.

PDF Infos

Les informations saisies ici seront ensuite reportées directement dans le fichier pdf.

Mot de passe créateur

Cette option doit être réservée au cas où vous souhaitez créer un fichier pdf sans assemblage (ie : sans pdf inclus)

Mot de passe utilisateur

Si vous indiquez un mot de passe ici, ce dernier sera demandé lors de l'ouverture d'un fichier pdf. Ceci peut être utile pour protéger un contenu.

Vous pouvez joindre le mot de passe dans le message d'envoi. Ainsi, seul le destinataire pourra en avoir connaissance et lire le contenu.

Bookmark/document

Lors de la génération du fichier, Kentika génère des signets (ou bookmark) permettant une navigation aisée. Il est possible, pour un article donné, de le faire figurer sous plusieurs signets différents.

Dans l'exemple illustré ici, chaque article sera classé par source (rubrique 31 avec pour intitulé "Paru dans") et par "Thème" (rubrique : 1251).

Classement de l'article sous deux "Rubriques"

Script affectant les signets

$0:="Paru dans"

$0:=$0+Valeur_rubrique("=31/(Documents)Référence";"title=|")

TCom22:=Sous chaine(Valeur_rubrique("=21/(Documents)Titre";"title=|");1;80)

TCom22:=Remplacer chaine(TCom22;Caractere(13);" - ")

$0:=$0+TCom22

​

TCom23:=Valeur_rubrique("=1251/(Documents)Thème";"sep=^s")

xdecoupe(TCom23;";")

Boucle (Ce21;1;Taille tableau(TTxLI))

$0:=$0+Caractere(13)+"Thème"+"|"+TTxLI{Ce21}+TCom22

Fin de boucle

Le résultat est passé dans la variable $0, les niveaux sont séparés par des | et les rubriques par des retours à la ligne.

Scripts permettant de créer un fichier pdf

Le kit comporte deux scripts qui peuvent être utilisés tel quel ou modifiés pour adapter la fonction à vos besoins.

Script : "Créer un panorama de presse"

A partir de la sélection des documents affichés dans l'explorateur (bouton : "exporter") : déclenche la génération du sommaire en pdf et joint les fichiers pdf attachés aux notices, affiche à la fin du traitement le répertoire dans lequel le fichier a été créé.

Tx:=PDF_Proc("init")

Si (Tx#"")

BEEP

ALERTE(Tx)

Sinon

Tx:=PDF_Proc("print";"*")

Si (Tester chemin acces(Tx)=est un document)

MONTRER SUR DISQUE(Tx)

Sinon

BEEP

ALERTE(Tx)

Fin de si

Fin de si

Fin de si

Script "Envoyer le panorama de presse en PDF"

A partir de la sélection des documents affichés dans l'explorateur (bouton : "email") : déclenche la création du fichier pdf avec pour nom "Panorama" suivi de la date, attache ce fichier à un email prêt à être envoyé (ne reste plus qu'à désigner les destinataires et / ou une liste de diffusion) et, si un type de document dont l'intitulé commence par panorama existe, propose la création de la fiche document "Panorama". En acceptant cette création, une nouvelle notice est créée, les articles cités sont ajoutés en "contient" (réciproquement : on peut ensuite connaître dans quel panorama un article aurait été cité).

Structure : s'assurer que la rubrique "Contient / Contenu dans" est bien affectée au type correspondant aux articles et au type correspondant à panorama.

Le email proposé comporte une liste synthétique des articles (titre et source) contenus dans le fichier pdf joint et propose de retrouver les panorama déjà produits.

email accompagnant le fichier PDF

La ressource email utilisée a pour nom "email_ListRecord+pdf ". Elle ne comporte aucun lien vers le serveur web (particulièrement adaptée aux destinataires n'ayant pas accès au serveur web). Elle peut être adaptée à vos besoins e t/ ou votre charte graphique.

Tx:=PDF_Proc ("init")

Si (Tx#"")

BEEP

ALERTE(Tx)

Sinon

Tx:="#Panorama_"+Remplacer chaine(Chaine(Date du jour);"/";"-")

ANOMDOC:=PDF_Proc("print";Tx)

​

Si (Tester chemin acces(ANOMDOC)=est un document)

Tx:="Records:select/list;PJ:"+ANOMDOC

Tx:=Tx+";Objet:Panorama de presse du "+Chaine(Date du jour)

Tx:=Tx+";Template:email_ListRecord+pdf;"

Tx:=Tx+"Signature:on;"

Tx:=Tx+"Mode:A"+Caractere(13)

Tx:=Tx+"Nous avons sélectionné pour vous cette semaine les articles suivants."+Caractere(13)

Tx:=Tx+"Le contenu en texte intégral est disponible dans le document pdf joint."

SMTP_eMail (Tx)

​

AForm_Record_Type:="Panorama@"

CHERCHER([Type_Objet];[Type_Objet]Intitule="03"+AForm_Record_Type)

​

Si (Enregistrements trouves([Type_Objet])>0)

DEBUT SELECTION([Type_Objet])

AForm_Record_Type:=Sous chaine([Type_Objet]Intitule;3)

BEEP

CONFIRMER("Créer la fiche "+AForm_Record_Type)

Si (OK=1)

Record_Load(3;2)

LForm_Record_num:=x_GetRecordNum(3)

Field_Set("=21";"Panorama du "+Chaine(Date du jour))

Field_Set("=41";"";Chaine(Date du jour))

Boucle (Ce21;1;Taille tableau(LTNumRecList))

Field_Set("=601";Chaine(LTNumRecList{Ce21});"content")

Fin de boucle

Record_Save (LForm_Record_num)

AR_Archive_File (LForm_Record_num;0;ANOMDOC;"Panorama")

LIBERER ENREGISTREMENT([Document])

Record_Display (LForm_Record_num;"*")

Fin de si

Fin de si

Sinon

BEEP

ALERTE("Erreur lors de la génération du fichier pdf")

Fin de si

Fin de si

Maquette du sommaire

Par défaut, c'est la maquette dont le code est "PDF_Print" qui sera utilisée pour générer le sommaire.

Pour spécifier une autre maquette, il suffit de modifier le script d'appel en passant le code correspondant en quatrième paramètre dans l'appel à "PDF_Proc".

Procédure "PDF_Proc"

Elle accepte de un à quatre paramètres de type alphanumérique

PDF_Proc ("code action";"fichier de destination";"attributs";"maquette")

Code action :

- "init" : initialise le plugin

- "print" : effectue la génération si l'initialisation a réussi

Fichier de destination :

- "*" : créé le fichier dans le répertoire ALTemp/(signature)/TempPDF avec pour nom "export_" suivi du nombre de notices et d'un numéro d'ordre

- "" : idem, remplace le fichier précédemment créé s'il existe

- "#nom" : donne au fichier le nom qui suit le signe #

- nom de fichier complet (s'assurer au préalable qu'il n'existe pas déjà)

Attributs :

- "" : attributs définis en paramétrage (cf. : ci-dessus), autres attributs en xml sinon

Maquette :

- "" : maquette courante ou "maquette dont le nom est "PDF_Print"

- "code" : code d'une maquette qui doit exister dans la base