Gestion des indicateurs de performance

Introduction

Kentika propose divers outils de statistiques permettant d'analyser son activité.

Les indicateurs de performance s'inscrivent dans une démarche de contrôle de gestion.

Les étapes pour mettre en place des indicateurs de performances sont :

1 - Identifier quels sont les objectifs de mon service ;

2 - Comment mesurer le niveau de réalisation de ces objectifs ;

3 - Quels comptages effectuer.

 

Identifier ses objectifs

La mise à disposition d'informations est un objectif commun à toute application documentaire.

Ce dernier peut cependant se décliner en :

- faire venir le plus d'internautes sur son site ;

- faire revenir les personnes régulièrement ;

- diffuser à coup sûr des informations importantes ;

- faire participer les utilisateurs ;

- faire découvrir des ressources documentaires.

En réalité, chaque organisation se définit ses propres objectifs. Ainsi, une bibliothèque n'a pas les mêmes objectifs qu'une cellule de veille ; la gestion des connaissances ne poursuit pas le même but que la gestion d'archives ou le suivi de litiges.

 

Mesurer les réalisations

Les objectifs étant définis, l'étape suivante est de déterminer comment se mesurent les réalisations.

OBJECTIF MESURE

faire venir le plus d'internaute sur son site nombre de visiteurs uniques

faire revenir les personnes régulièrement nombre de sessions

diffuser à coup sûr des informations importantes nombre de clics sur les fiches

faire participer les utilisateurs nombre de saisies

faire découvrir des ressources documentaires nombre de consultations par types

 

Comptages à effectuer

Kentika enregistre dans son log des données très détaillées sur les actions (qui, quoi, quand). L'option gestion des logs et statistiques permet de compter les actions par période.

Les indicateurs de performances permettent une ventilation fine de ces actions suivant différents axes.

Les calculs des résultats sont toujours effectués mois par mois (ce qui correspond à la périodicité la plus utilisée en contrôle de gestion pour l'établissement de tableaux de bord).

Les cumuls du mois en cours sont mis à jour au niveau du serveur Kentika à partir de 0 heure, tous les jours.

 

Mettre en place ses indicateurs

Via l'option Préférences > Paramétrage > Indicators, vous accédez à l'écran de définition des indicateurs.

Ecran de définition des indicateurs : réservé aux utilisateurs disposant de l'autorisation "Exploitation".

Composition d'un indicateur

 

Numéro d'ordre : affecté séquentiellement et automatiquement. Si vous supprimez un indicateur, ce numéro est perdu et il ne sera pas réaffecté.

Comme pour beaucoup d'éléments de paramétrage, Kentika permet d'intervenir à tout moment. Cependant, il n'est pas conseillé de supprimer et de recréer trop souvent vos indicateurs, vous risquez de perdre l'antériorité et de ne plus être en mesure de comparer des données en historique.

Intitulé : format libre, aucune contrainte n'est imposée, choisissez des intitulés clairs. A tout moment, ces derniers peuvent être modifiés sans impact sur les résultats calculés.

Autorisation : permet de définir qui aura le droit de consulter les résultats pour chaque indicateur.

Population à l'origine de l'action : lorsque Kentika écrit une opération au log, cette dernière est enregistrée avec l'identifiant de la personne à l'origine de l'action. Les choix proposés permettent d'effectuer un filtrage précis et de retenir que les actions effectuées par des personnes répondant à certains critères.

Ce critère de filtrage est optionnel.

Critère simple : type de personne (tel que défini en structure) ou toute sélection utilisant une valeur sélectionnée parmi les rubriques de type "code".

Critère complexe : toute requête ayant l'attribut dossier ou dossier web peut être utilisée comme moyen de sélection de la population.

Indicateur utilisant un corpus

Corpus d'enregistrements : les actions concernant les enregistrements (saisie, modification, consultation...) peuvent porter sur tous les enregistrements d'une table (les tables proposées sont : documents, références, auteurs et thésaurus) ou sur un sous-ensemble.

Ce critère de filtrage est optionnel.

Critère simple : type d'enregistrement (tel que défini en structure, sauf pour thésaurus) ou toute sélection utilisant une valeur sélectionnée parmi les rubriques de type "code".

Critère complexe : toute requête ayant l'attribut dossier ou dossier web peut être utilisée comme définition de corpus.

Action : si un corpus d'enregistrements est sélectionné (même si c'est une table dans sa globalité), les actions proposées correspondent aux mises à jour et consultations (voire aux emprunts si la bibliothéconomie est exploitée dans la base de données).

Actions proposées si un corpus est sélectionné.

NB : pour qu'une consultation web soit enregistrée, il faut que l'internaute ait cliqué sur le lien permettant d'afficher l'enregistrement. La seule présence d'un enregistrement dans une liste de résultats ne provoque pas une écriture au log. Il faut toujours prendre ce facteur d'incertitude en compte dans l'analyse des cumuls : un résultat fourni en liste n'est pas comptabilisé alors que de l'information est transmise à internaute.

Indicateur sans corpus

Si aucun corpus n'est sélectionné, ce sont les nombres de visiteurs et de sessions qui sont proposés.

Actions proposées si l'indicateur ne porte pas sur un corpus.

Visiteurs uniques : chaque jour, un enregistrement est écrit dans la table log (code action : 12), il comporte une ligne par valeur distincte de : Adresse IP + espace visité + identifiant. Sur la période étudiée (le mois en cours par exemple), ces données de détail sont ensuite redédoublonnées.

Ainsi, une personne ayant pour identifiant "ADMIN" et qui serait venu 12 fois dans le mois, serait considéré comme un visiteur unique. De même, un internaute non identifié qui serait venu 3 fois, si son adresse IP est toujours la même, serait considéré comme un visiteur unique.

Lignes dans la table log Explication

192.168.0.53 Internaute non identifié, espace principal

192.168.0.53 (ADMIN) Personne dont l'ID est "ADMIN", espace principal

192.168.0.53 [1] (ADMIN) Personne dont l'ID est "ADMIN", espace 1

192.168.0.53 [2] (ADMIN) Personne dont l'ID est "ADMIN", espace 2

La précision "Espace" permet de ne retenir que les visiteurs s'étant rendu sur un espace précis. Ceci permet d'apprécier la "popularité" d'un espace donné.

L'interprétation des visiteurs uniques est toujours à prendre avec précaution si les utilisateurs ne s'identifient pas sur le site. Ainsi, une personne venant tous les jours, si son abonnement internet est tel que son adresse IP change tous les jours, elle sera comptabilisée comme une personne différente chaque jour. Réciproquement, si plusieurs personnes situées derrière un même routeur se connectent, elles ne seront vu que comme une personne unique.

Sessions : cette notion est comparable à "visiteurs uniques" mais le dédoublonnage est effectué jour par jour alors que les visiteurs uniques sont mois par mois.

Ainsi, une personne ayant pour identifiant "ADMIN" et qui serait venu 12 fois dans le mois, à des jours différents, le nombre de sessions sera comptabilisé pour 12.

Le nombre de visiteurs permet de mesurer l'audience globale ; le nombre de sessions permet de mesurer le niveau d'importance du site dans les habitudes de travail au quotidien.

Action spéciale : vous pouvez également mettre en place un suivi spécial de certains évènements.

La mise en place de ces actions spéciales suppose que vous maîtrisez bien le fonctionnement du web de Kentika. En cas de doute, il est conseillé de faire appel à un spécialiste Kentika.

Pour créer / modifier une action spéciale : cliquez sur le + figurant à droite de "Action".

NB : les actions sont séparées les unes des autres par un retour à la ligne, le code (numérique) et suivi de : et du libellé. Attention : la saisie s'effectue sans contrôle, il vous appartient de bien respecter cette syntaxe.

Placez ensuite la création du log concernant cette action spéciale à l'endroit correspondant.

Appel de la génération d'un log dans la ressource "MainTeam.htm".

La fonction Log_Special nécessite les paramètres décrits ci-après.

Log_Special (Code action;Record_Num;Identifiant;Commentaire)

Code action : numérique, obligatoire (doit correspondre à un code déclaré, cf. ci-dessus)

Record_Num : numérique, optionnel

Identifiant : alphanumérique ou code d'agrégation (cf. ci-dessous)

Commentaire

Identifiants possibles

Pour que cette valeur corresponde à celle de l'utilisateur connecté, utilisez la variable AIdent ou bien n'utilisez pas ce paramètre

Exemples : Log_Special(412;0;AIdent) ou encore Log_Special(412)

Pour que le champ "commentaire" de la fiche log contiennent les identifiants uniques sur une journée, utilisez la valeur "UID" ; les identifiants uniques sur le mois, utilisez "UIDm"

Exemple : Log_Special(412;0;"UID")

Pour qu'une et une seule fiche log soit générée par jour et par utilisateur, utilisez le code "*"

Exemple : Log_Special(411;0;"*")

Pour qu'une et une seule fiche log soit générée par mois et par utilisateur, utilisez le code "*m"

Exemple : Log_Special(411;0;"*m")

Les résultats sont ensuite consultables sur les tableaux de bord.

 

Les axes d'analyse

Les valeurs calculées peuvent ensuite être ventilées suivant de un à trois axes.

 

Premier axe : la période est toujours égale au mois.

Les cumuls sont toujours effectués mois par mois. Lors de l'analyse des résultat, cet axe sera proposé par défaut. Il est important car il permet de suivre l'évolution dans le temps.

 

Deuxième axe : les personnes

Les personnes à l'origine de l'action (que ce soit une saisie, un chargement d'archive ou l'ouverture d'une session) peuvent être ventilées suivant le type de personne, les valeurs des rubriques de type code ou les valeurs des rubriques de type lien.

Choix du critère de ventilation des résultats : les personnes

Si une rubrique est multi-valuée, le cumul sera effectué sur chacune des valeurs. Une rubrique est non renseignée pour une personne, la valeur apparaît alors sous la mention (none).

 

Troisième axe : un critère portant sur le corpus

Si l'indicateur concerne un corpus, le corpus peut ensuite être analysé suivant un critère de la table correspondante.

Choix d'une rubrique de la table document (de type code ou lien)

 

Valeur comptée

Par défaut la valeur comptée est le nombre (exemple : nombre de documents consultés par service de la personne et par type de document). Si la répartition porte sur un critère du corpus (cf ci-dessus), la valeur comptée peut être n'importe quelle rubrique (réelle ou calculée)

Sélection d'une rubrique numérique qui sera cumulée pour le calcul des résultats.

Initialiser / calculer les indicateurs

Afin de calculer l'antériorité d'un indicateur lors de sa création (ou de sa modification), cliquez sur le bouton situé en bas à droite. Le nombre de mois pour lesquels Kentika dispose de résultats figure à gauche du bouton, en rouge.

Provoquer le calcul ou le recalcul d'un résultat.

Tous les jours à minuit, les évènements de la veille sont automatiquement cumulés sur le mois en cours. Les résultats sont stockés dans le table log avec un code action égal à 1000 + le numéro de l'indicateur.

Exploiter les résultats

Les "tableaux de bord" permettent d'avoir une représentation graphique, de copier les résultats, de les assembler sur des tableaux de bord récapitulatifs.