Gestion des commandes

Préambule

La gestion des commandes (ou acquisitions) est l'un des trois domaines proposés en bibliothéconomie par le logiciel. Pour y accéder, vous devez disposer d'une licence Pro avec le Pack Biblio.

Les principaux objectifs de la gestion des commandes sont :

• collecter, au fil des découvertes, des références d'ouvrages de DVD, de CD... qu'il serait intéressant d'acquérir et de les enregistrer sous forme de demande d'achat
• regrouper les demandes d'achats qui ont été retenues au sein de commandes
• effectuer un suivi complet des commandes jusqu'à leur livraison finale
• effectuer un suivi budgétaire

Paramétrage

La gestion des commandes ne nécessite que peu de paramétrage et il concerne principalement la construction des bons de commandes standards ainsi que les données budgétaires (taux de TVA, dates de début d'exercice...).

La saisie de demande d'achat fait l'objet d'une autorisation particulière : si certaines personnes doivent pouvoir émettre des demandes d'achat, il faut qu'elles appartiennent à un groupe le permettant.

Les grandes étapes

Les étapes décrites ci-après correspondent à ce que le logiciel permet en terme de procédures de travail. En réalité, il convient de sélectionner les étapes en fonction de vos propres méthodes de travail.

Demande d'achat : enregistrement, au fil de l'eau, de documents intéressants

Sélection et regroupement : parmi les demandes d'achat, sélection de celles à retenir et regroupement au sein d'une commande à adresser à un fournisseur

Demande de pro-forma : permet d'obtenir un prix précis de la part du fournisseur avant de valider la commande

Demande de commande : dans le cas où la commande nécessite une autorisation préalable de la part du service payeur, ce document permet de procéder à cette demande interne

Bon de commande : document officiel adressé au fournisseur, la commande passe alors en attente de livraison

Livraison : elle peut être partielle, avec solde attendu, ou totale

Soldée : tout a été livré et la commande est bouclée

Payée : le logiciel permet d'indiquer une date de règlement

Rares sont les sites qui mettent en oeuvre toutes ces étapes systématiquement : à vous de sélectionner les vôtres.

Demande d'achat

Saisie d'une demande d'achat

L'enregistrement d'une demande d'achat peut être effectuée soit dans l'application soit dans l'interface web (si l'option correspondante est installée dans un des menus proposés à l'internaute).

Regroupement

Régulièrement, ces demandes d'achat doivent être analysées. Certaines sont transformées en commandes, d'autres sont conservées en l'état jusqu'à ce qu'elles soient regroupées en commande ou supprimées.

Suivi des demandes personnelles

Chaque personne exprimant des demandes d'achat peut ensuite les suivre dans l'application ou dans l'interface web.

Bon de commande

Une commande contient une ou plusieurs lignes et est adressée à un fournisseur. L'affectation du coût de la commande s'effectue soit globalement à un service, soit fait l'objet d'une répartition ligne par ligne.

Une commande peut être le fruit d'une saisie directe ou du regroupement de demandes d'achat.

Les impressions de bons de commande peuvent soit utiliser le modèle standard, soit faire appel à une maquette en traitement de texte pour une complète personnalisation.

Livraison

Après envoi de la commande au fournisseur et réception de la livraison, cette dernière doit être enregistrée. Elle provoque alors différents traitements :

- mise à jour de la commande

- envoi d'un message aux personnes ayant saisi l'éventuelle demande d'achat

- indexation des nouveaux titres dans la table des documents

Dans le cas d'une livraison partielle, il sera nécessaire d'indiquer que le solde est attendu.

NB : il est important d'indiquer le bon de livraison afin de pouvoir modifier éventuellement la livraison en cas d'erreur.

Relance des fournisseurs

Il arrive que des fournisseurs soient en retard dans les livraisons. Il convient de les relancer régulièrement.

Suivi budgétaire

Le budget peut être saisi service par service. Ensuite, au fur à mesure des dépenses, celui-ci va être décrémenté et une situation précise pourra ainsi être établie à tout moment. Un récapitulatif budgétaire permet de comparer le budget, les dépenses constatées ainsi que les dépenses prévues ou engagées.