Emprunts : fiche détaillée

Préambule

Lors de la gestion des emprunts et des réservations, lorsque vous validez un emprunt ou une réservation, Kentika crée automatiquement une fiche dans la table des emprunts.

Les fiches emprunts sont accessibles à partir de la table emprunts de l'explorateur ou à partir de l'écran de saisie des emprunts (dans l'onglet modification).

La fiche d'un emprunt est automatiquement supprimée dès que le retour du document est

enregistré.

Introduction

Une fiche emprunt contient les informations sur l'emprunt qui ont été remplies automatiquement lors de la validation de l'emprunt. Vous pouvez cependant modifier la date limite et le commentaire.

Une fiche de la table Emprunt se décompose en plusieurs parties :

Fiche emprunt

Type d'opération

1 Le type d'opération est indiqué en haut de la fiche .

S'il s'agit d'un emprunt, une main emportant un ouvrage et le titre "Emprunt" apparaissent à gauche.

Lorsque le document a déjà été relancé, le nombre de relances apparaît à droite. Si l'emprunteur a une adresse email, un clic sur le bouton permet d'afficher la fenêtre de composition de email.

 

S'il s'agit d'une réservation, un panier et le titre "Réservation" apparaissent au milieu.

Emprunteur

2 L'identifiant de l'emprunteur apparaît dans le champ Personne .

Son nom complet apparaît en grisé à côté.

Pour consulter sa fiche et éventuellement modifier ses autorisations d'emprunt, cliquez sur ce bouton à droite du champ Personne.

Objet emprunté

3 L'affichage de l'objet s'effectue sous la forme suivante :

Auteur, numéro de document - cote / Titre du document.

Le type d'objet est indiqué à droite en vert :

: si l'objet emprunté fait partie de la table Documents

: si l'objet emprunté fait partie de la table Revues

: si l'objet emprunté ne figure dans aucune table (objet divers)

Pour consulter la fiche détaillée du document, cliquez sur ce bouton à droite du champ Objet emprunté.

La fiche du document est présentée dessous, ainsi que les données relatives à l'exemplaire emprunté.

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Dates

4 La date de saisie est la date à laquelle la fiche de l'emprunt a été créée.

La date limite est la date de retour prévue par le logiciel. Cette date peut être modifiée manuellement dans cette fiche ou en passant par le bouton "Reporter" de la saisie des emprunts (onglet modification).

Durée de prêt par défaut

La durée de prêt par défaut est définie automatiquement en fonction du paramétrage des documents.

 

Durée de réservation par défaut

La durée de réservation par défaut est définie automatiquement en fonction du paramétrage des emprunts.

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Commentaire

4 Cette zone de texte permet d'indiquer des précisions sur l'emprunt ou la réservation. Cette information n'apparaît ni sur la fiche du document ni sur la fiche de l'emprunteur, elle est présentée dans la liste des emprunts à relancer et permet ainsi de saisir une information permettant d'exclure ponctuellement des emprunts des relances (exemple : prêt permanent).

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Bordereau de prêt

6 Vous pouvez imprimer un bordereau de prêt à partir de ce bouton.

Si vous souhaitez imprimer automatiquement un bordereau pour chaque prêt, vous devez utiliser l'option "Editer un bordereau de prêt pour chaque nouvel emprunt" du paramétrage des emprunts.

L'utilisation du bordereau de prêt par défaut propose un aperçu avant impression (ce qui n'est pas le cas pour les bordereaux personnalisés).

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Bordereau de prêt proposé par défaut par Kentika

Création d'un bordereau de prêt personnalisé

Pour utiliser un bordereau personnalisé, vous devez créer une maquette Traitement de texte.

Celle-ci doit avoir pour destination : Emprunt/Bordereau de prêt.

Vous pourrez ensuite saisir les informations de l'emprunt avec le bouton champ dans le corps de la maquette.

Dans le cas où plusieurs maquettes sont affectées avec la destination Emprunt/Bordereau de prêt, Kentika utilisera celle dont le code arrive en premier dans la liste par ordre alphabétique.

Exemple1 : si vous avez créé les maquettes avec les codes suivants : BP1, BP2.

BP1 sera utilisé lors de l'impression.

Exemple2 : si vous avez créé les maquettes avec les codes suivants : BP1, BP2, Bordereau3, Bordereau4.

Bordereau3 sera utilisé lors de l'impression.

Si vous souhaitez qu'un bordereau ne soit pas pris en compte lors de l'impression, vous pouvez affecter la destination "Divers" à la maquette concernée.

L'impression d'un bordereau personnalisé ne déclenche pas d'aperçu avant impression.

Utilisation de fiches fantômes

Dans certains cas, il peut être utile d'utiliser des fiches fantômes pour indiquer qu'un document existe bien à un emplacement déterminé mais que celui-ci a été emprunté.

Le fonctionnement peut être le suivant :

• Lors de l'emprunt : remplissez la fiche fantôme. Placez-la, basculée horizontalement, à la place du livre emprunté.
• Lors du retour : indiquez la date de restitution sur la fiche fantôme. Placez cette fiche à l'intérieur du livre. Rangez le livre à sa place exacte.
• Vous pouvez donc imprimer la fiche fantôme en même temps que le bordereau de prêt personnalisé.

Vous devez pour cela, séparer votre maquette en deux : une partie pour le bordereau de prêt et une partie pour la fiche fantôme. Les deux fiches sortiront donc en même temps lors de l'impression du bordereau.