Emprunts : relances

Préambule

Après avoir défini le paramétrage et saisi des emprunts, certaines personnes ont parfois un délai de retard lors du retour de leurs emprunts.

Cette option permet de relancer, par lettre ou messagerie, les personnes ayant des objets empruntés sur une période donnée.

Sélection des personnes et de la date

 Bouton Action

La relance des emprunts s'effectue dans la table Emprunt de l'explorateur.

L'écran suivant s'affiche :

 

 

Ecran de relance des emprunts

Sélection des personnes

1 Critère de date : la sélection d'une fourchette de date permet de moduler le "ton" en utilisant des formules de plus en plus fermes (en utilisant différentes maquettes 4 ).

La fourchette de date(s) peut être saisie ou calculée grâce à des périodes pré-définies.

 

 

Sélection d'une fourchette de dates

Nombre de relances : permet de sélectionner les personnes ayant des emprunts et ayant déjà fait l'objet de relances.

Seront sélectionnés ici les emprunts ayant déjà fait l'objet de plus de 2 relances et strictement moins de 5 (soit : 2 ; 3 ou 4)

Toutes les personnes

Cliquez sur ce bouton radio pour relancer toutes les personnes qui ont des emprunts en retard.

La sélection courante

Cliquez sur ce bouton radio pour relancer une sélection de personnes.

Vous devez avoir effectué préalablement la sélection à partir de l'explorateur de données.

Sites

2 Cette option est active si vous disposez de la configuration multi-sites. Elle permet de désigner les sites pour lesquels vous souhaitez effectuer des relances.

 

 

Cochez les sites concernés dans la marge à gauche : une croix apparaît devant les sites pour lesquels la relance sera effectuée.

Nombre de personnes et d’emprunts

3 Kentika affiche dans ce tableau les personnes concernées par l’édition et le nombre d’emprunts en retard que cela représente.

 

 

Sélection manuelle des personnes

1 En cliquant sur la boîte à cocher située au dessus de la première colonne : sélectionne / désélectionne toutes les personnes de la liste. En cliquant dans la première colonne : sélectionne / désélectionne la personne.

Information : situation des emprunts (dans la fourchette de dates)

2 Nombre d'emprunts en retard, nombre cumulé de relances pour ces emprunts, nombre de jours cumulé de retard, plus grand nombre de jours de retard des emprunts sélectionnés.

NB : un double clic sur le nom de la personne ouvre sa fiche

Information sur la personne sélectionnée, envoi direct d'un email

3 Ponctuellement, un message peut être adressé à une personne de la liste (exemple : demande spéciale de retour ...)

Mise en alerte sur l'adresse email

4 Si la personne sélectionnée a une adresse erronée : les messages ne partent pas correctement et restent donc en attente.

 

 

Pour modifier l'adresse de la personne : double clic sur son nom, les messages seront ensuite ré-expédiés.

Date de dernière relance

5 Affichée pour information

Liste des emprunts en retard

6 Un double clic sur une colonne autre que le titre : ouvre la fiche emprunt, sur le titre du document : ouvre la fiche du document.

Commentaire sur l'emprunt

7 Afin d'éviter de relancer inutilement certaines personnes, un commentaire (un "mémo") peut être indiqué sur la fiche de l'emprunt.

Choix du mode de communication

4 Zone de sélection du mode de communication

Choix de la maquette

Sélectionnez dans la liste déroulante la lettre type (maquette traitement de texte) à envoyer.

E-Mail ou lettre

Cette option, cochée par défaut, permet de relancer l'emprunteur par messagerie si il possède un E-Mail, sinon une lettre lui sera adressée. Le texte du message est celui de la lettre choisie dans le menu déroulant.

Si tous les emprunteurs à relancer ne possèdent pas d'adresse mail, certains recevront la relance par courrier électronique et les autres la recevront par lettre.

Email de relance tel que fourni dans le kit bibliothéconomie.

 

 

Lettre

Cette option permet de relancer tous les emprunteurs par courrier papier (peut avoir, parfois, plus d'impact qu'un email).

Si vous souhaitez visualiser un aperçu du modèle de la lettre sélectionnée en format texte et / ou en format html., cliquez sur le deuxième onglet ( 5 )

 

Log : historique des relances

5 Chaque opération de relance est enregistrée au log. Le troisième onglet donne accès à des fonctions de recherche / visualisation de l'historique des relances.

 

Pour chaque date de relance, une situation complète est fournie : personnes relancées, maquette utilisée, emprunts en retard et date limite des emprunts ayant fait l'objet d'une relance.